Asistente virtual: qué es y qué beneficios tiene para tu negocio

¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual es un profesional que se encarga de proporcionar asistencia y dar soporte tanto a empresas como a trabajadores autónomos. Se encarga tanto de servicios administrativos como técnicos, en función de lo que la empresa o individuo requiera. Eso sí, es virtual porque realiza sus actividades de manera remota, es decir, o teletrabajando desde su casa o desde una oficina, pero no está trabajando en el mismo punto que quién lo contrata.

¿Cuáles son las funciones de un asistente virtual?

Las funciones de un asistente virtual son muy variadas y dependerá de la empresa o del particular que requiera sus servicios. No obstante, las más habituales son las siguientes:

1. Atención y respuesta del e-mail o correo electrónico.
2. Atención y respuesta a las líneas telefónicas.
3. Atención y respuesta a consultas en redes sociales y chat.
4. Soporte técnico y ayuda a clientes.
5. Control de agendas y gestión de citas.
6. Organización de eventos.
7. Seguimiento a prospectos de ventas.
8. Solicitud de cotizaciones y búsqueda de proveedores.
9. Búsqueda de nuevos clientes y oportunidades de negocio.
10. Email marketing.
11. Facturación y cobros telefónicos o a través de internet.
12. Gestión administrativa.
13. Creación y gestión de bases de datos.
14. Traducción y transcripción.
15. Revisión y edición de textos.
16. Asistencia ejecutiva.
17. Funciones de recepcionista.
18. Realización de presentaciones multimedia.
19. Gestión de proyectos.

Las tareas más habituales que realizan los asistentes virtuales son las de asistencia y atención al cliente, tanto para resolver dudas relacionadas con la compra de un producto, con el proceso de compra dando asistencia al cliente y resolviendo dudas, como para dar soporte postventa. Es muy importante la integración de la comunicación del asistente virtual con la del resto de agentes de atención al cliente, algo que se puede hacer mediante una estrategia omnicanal.

Razones para contratar un asistente virtual

El sector de tu empresa y la forma de trabajar hará que las razones puedan variar, no obstante te dejamos las razones más comunes:

1. Aumento de la flexibilidad. El contar con un asistente virtual te proporciona automáticamente más flexibilidad, podrás organizarte mucho mejor ya que estarás más liberado y tendrás menos carga de trabajo, por lo que podrás centrarte en otras tareas más importantes. Algunas tareas de las que podrá liberarte son el responder e-mails u organizarte el calendario o la agenda, para que puedas centrarte en las reuniones o tareas más estratégicas, o bien, te permitirá tener más tiempo libre para ti y tu familia.
2. No necesita oficina. Un asistente virtual teletrabaja, su trabajo es remoto por lo que no necesitas buscarle un espacio dentro de tu oficina. Podrá trabajar desde cualquier lugar del mundo, aunque es importante que tengas en cuenta el huso horario de tu empresa o de tus clientes, ya que debe estar disponible para ellos. Del mismo modo, será importante que cuente con una conexión a internet estable, que garantice una buena comunicación con los clientes.
3. Trabaja por horas o por proyectos. Esto puedes gestionarlo a través de herramientas como Trello o Jira, por ejemplo. En cuanto al salario, le pagarás el presupuesto acordado por hora o proyecto, eso ya depende de cada empresa o particular.
4. Marcarle objetivos. Puedes marcarle un objetivo concreto, por ejemplo mejorar la atención al cliente. De esa manera tu podrás centrarte en otro objetivo completamente diferente, estando tranquilo ya que no tendrás que preocuparte por las tareas relacionadas con el objetivo marcado al asistente virtual.
5. Te ayuda a estar siempre comunicado. El tener a una persona que se encargue de gestionar los e-mails, las comunicaciones, las quejas o comentarios de los clientes e incluso de los empleados, siempre es una ayuda, ya que es trabajo que podrás ahorrarte y que además siempre requiere de bastante tiempo para hacerse, y sobre todo para hacerlo bien.

Beneficios de contratar un asistente virtual

Los beneficios derivados de la contratación de un asistente virtual son numerosos. A continuación te dejamos los principales:

1. No necesitas darle un espacio físico, ya que el asistente trabaja de forma remota. Como hemos comentado en las razones, este también es un beneficio importante.
2. Ahorras en equipos y suministros. Como el asistente virtual no está en la oficina no tendrás que proporcionarle un equipo de trabajo ni pagar suministros correspondientes al mismo.
3. Puedes contratarlo por horas, proyectos o períodos, reduciendo costes fijos. Como decíamos también en las razones, puedes gestionarlo por horas o proyectos, y además no hace falta que lo mantengas en plantilla fija, sino que puedes contratar sus servicios en periodos de picos de trabajo.
4. Evitas gastos en Seguridad Social. Al no tener al empleado dado de alta como a un trabajador normal, ahorras en gastos de la seguridad social y otros relacionados.
5. Mejora la atención a los clientes. Normalmente contratas un asistente virtual para prestar soporte al servicio de atención al cliente, de modo que mejorará la satisfacción de los clientes al tener a alguien pendiente de resolver sus dudas, problemas y consultas.
6. Aumenta la productividad. Tendrás menos interrupciones por lo que tu trabajo tendrá más calidad, podrás enfocarte en tareas que de verdad importan y delegarás aquellas tareas que pueda llevar a cabo el asistente virtual de manera eficiente.
7. Tu negocio permanecerá operativo 24/7, si así lo deseas. Aunque no estés, si tu negocio es un ecommerce, por ejemplo, podrá estar operativo todas las horas que requieras gracias al trabajo de un asistente virtual.
8. Puedes establecer una presencia global, si así lo deseas. Puedes tener una oficina virtual en cualquier país, lo que favorece la asistencia a los clientes en cualquier punto del planeta.
9. Da más profesionalidad. El contar con un asistente que atiende a tus clientes de manera profesional y eficiente, generas una imagen de mayor profesionalidad y confianza.

¿Qué es un asistente virtual conversacional o chatbot?

Un asistente virtual conversacional o chatbot es un sistema basado en la IA, o Inteligencia Artificial, concretamente en el NLP, que facilita tareas de interacción con los clientes a través texto o voz. Suelen utilizarse como un intermediario entre los clientes y los agentes de las empresas, y se integran en las páginas web y plataformas de mensajería instantánea como Whatsapp Business.

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