La automatización del CRM: integración de datos, beneficios y herramientas

automatización de datos del CRM

¿Qué es la automatización del CRM?

La automatización CRM es un paso lógico en la utilización de herramientas de gestión de relaciones con los clientes. Con los recursos apropiados se puede alcanzar más efectividad en el manejo de las interacciones con los consumidores, lo que también se traduce en un incremento de la productividad de tus agentes de atención al cliente, del equipo de marketing y ventas. 

Las herramientas de automatización de CRM y de comercialización conseguirán que tu empresa ofrezca una experiencia de servicio de mayor calidad, con más personalización y rapidez. Tus clientes serán parte de un proceso de compra y atención lo suficientemente memorable para generar conexiones perdurables entre tu organización y sus compradores. 

En este artículo te explicaremos cómo puedes avanzar en la integración de los datos en un CRM. Sigue leyendo. 

Automatizar la integración de datos en CRM

¿No sabes qué es un CRM? Pues se trata de un programa empresarial especializado en la gestión del cliente. En sí, ya es una solución para automatizar y modernizar la gestión de las relaciones con los clientes. 

Ahora bien, hoy en día estos programas pueden integrarse con otras aplicaciones empresariales para consolidar la recogida de datos y potenciar las actividades de los agentes a cargo de consolidar ventas, por ejemplo. 

Además, uno de los aspectos más ventajosos de la automatización del CRM es que elimina la necesidad de los controles manuales y poco precisos, y las tareas repetitivas que limitan la capacidad creativa de los agentes. Recuerda que toda organización crece a partir de las estrategias y acciones que ayudan a generar y fortalecer nuevas interacciones. 

Entre las funciones de automatización de un CRM te destacamos las siguientes: 

  • Recoge los datos de leads y permite crear perfiles de potenciales compradores y clientes finales. 
  • Almacena la información, clasificándola de modo correcto, evitando repeticiones o silos. 
  • Genera una base de datos CRM que se actualiza en tiempo real y puede ser consultada por diferentes departamentos. 
  • Permite la segmentación de clientes y gracias a ello será posible ofrecer una atención más personalizada y coherente con las necesidades y preferencias del consumidor. 
  • Los datos se pueden convertir en tendencias y patrones que sirvan de guía a la identificación de errores, áreas de mejoras y oportunidades.

¿Cómo configurar la entrada de datos en CRM?

Un CRM automatizado se consigue integrando aplicaciones de terceros para optimizar la extracción de los datos. También, puede que dicha integración se haga con otro software para centralizar el almacenamiento de datos, como ocurre con el caso de centralitas virtuales, plataformas de contact center y de mensajería instantánea. 

La razón más importante para ejecutar una integración de este tipo es conseguir que la información sea más accesible y completa, aprovechando los diferentes puntos de interacción con el cliente para obtener más conocimiento sobre el mismo. 

Sin embargo, la anterior no es la única razón. El CRM puede vincularse con un software de ERP para conseguir automatización a una escala considerable, por ejemplo, incluyendo datos y procesos relacionados con la cadena productiva, la contabilidad y Recursos Humanos.

Herramientas de automatización de datos

Con la integración automática de datos se pueden conseguir numerosos recursos dependiendo de las necesidades de tu empresa y el uso que se hará de los datos. Algunos a tener en cuenta son:

Introducción y gestión de contactos

Las herramientas funcionan para recolectar, guardar y organizar los datos de los prospectos y clientes. Asimismo, si hay algún cambio en la información, el CRM se encarga de actualizar la base de datos en tiempo real, de esa manera se evita la necesidad de hacer registros manuales. 

Comunicación omnicanal 

El CRM puede operar con herramientas de mensajería omnicanal, incluyendo mensajes de texto, chat, correos electrónicos, llamadas, etc. El software puede enviar mensajes en automático cuando los usuarios completen una acción, por ejemplo, solicitar información en un botón o llenar un formulario.  

Inteligencia artificial 

La IA es en la actualidad la herramienta que mejor impulsa los chatbots, adecuándose con gran efectividad al lenguaje natural, permitiendo que el servicio al cliente esté en marcha sin la intervención de agentes, al menos, en ciertos puntos de contacto. Un chatbot con IA puede responder a preguntas frecuentes, ayudar a completar pedidos, ofrecer recursos informativos y derivar los contactos prioritarios a los agentes de atención al cliente. 

Monitorización 

Los CRM pueden hacer el seguimiento de los datos recogidos para simplificar el seguimiento de las interacciones. Los agentes dispondrán de archivos de clientes completos en información que podrán consultar cuando se les presente una nueva interacción. 

Beneficios de automatizar tu CRM

Ahora, te describiremos cómo el funcionamiento de las mencionadas herramientas se percibe a nivel de beneficios para tu empresa y el equipo a cargo de las áreas de marketing, ventas y atención al cliente. 

  • Incremento de la productividad: las tareas automatizadas suponen una menor carga y responsabilidad para los agentes. Las rutinas que se convierten en procesos automáticos se resuelven con mayor rapidez y menos errores. El equipo tendrá más tiempo para dedicarse a tareas creativas, por ejemplo, crear estrategias, desarrollar tácticas de personalización, atender consultas prioritarias. 

  • Más rendimiento: la automatización del CRM permite acelerar actividades y tener un mejor control de las interacciones con el cliente, consiguiendo niveles más altos de satisfacción. 

  • Acortar procesos de compra: los datos obtenidos por el software son muy valiosos para conocer al cliente y dar un servicio más coherente y oportuno. Gracias a eso, el equipo de marketing y ventas será más preciso en sus tácticas y con ello el proceso de venta se podrá cerrar en menos tiempo y con mayor éxito. 

  • Más perspectiva: los datos sirven para tomar decisiones importantes y bien sustentadas que ayuden a la empresa a potenciar la adquisición y retención de clientes. Asimismo, son una guía para enfocar los esfuerzos y obtener mayor retorno de inversión. 

Automatización del CRM para mejorar el servicio de atención al cliente

Como hemos descrito hasta este punto, la automatización del CRM juega un rol cada día más fundamental en la calidad de la atención al cliente. Los procesos optimizados influyen en aspectos operativos que son relevantes para los consumidores. Nos referimos a la personalización y la rapidez en el servicio. 

La automatización de datos da control a las organizaciones y les permite implementar mejoras que les hagan ganar relevancia en el mercado y generar intercambios exclusivos con sus clientes, lo que resulta crucial para la retención a largo plazo de los consumidores. 

¿Qué empresas pueden automatizar su CRM?

Aunque durante años se pensaba que el CRM era un programa exclusivo para los departamentos de ventas y marketing, hoy en día son muchos los sectores que sacan provecho de este software y su automatización. 

Empresas de atención sanitaria: por ley, estas organizaciones deben tener registros digitalizados y el CRM puede ayudar mucho en la modernización de procesos relacionados con la asignación de citas, envío de recordatorios, solicitar o enviar autorizaciones a las aseguradoras. Y en general para disminuir el tiempo destinado a la digitalización de datos de los pacientes. 

Empresas de servicio: estos negocios pueden emplear el CRM para registrar datos procedentes de los canales de contacto y los distintos puntos de captación de leads. Igualmente, de los embudos de captación que tengan activos. La automatización de los datos es ideal para el seguimiento de negociaciones y el cierre de tratos.  

E-commerce: el CRM para el comercio electrónico puede consolidar todos los datos obtenidos desde diversos aplicativos, simplificando el análisis y presentación de una compleja variedad de información. 

Legal: en los despachos la automatización del CRM puede reducir mucho las labores administrativas de asignación de citas, programación de reuniones, envío de notificaciones y otras tareas que suelen que incluso puede llegar a acaparar gran parte de la jornada de un abogado. 

Estas son solo algunas, pero en realidad son las empresas que deberían utilizar un CRM, siempre que deseen optimizar su gestión de las relaciones con los clientes. 

Esperamos que toda esta información haya aclarado tus dudas. En Más IP podemos orientarte en la implementación y automatización de un CRM, así como su vinculación con otros programas empresariales. 

FAQs

¿Por qué es importante la automatización de CRM? 

Es importante porque da acceso a datos de calidad y puede optimizar numerosos procesos relacionados con la comunicación con el cliente, el control de interacciones y el seguimiento de negociaciones. 

¿Cómo puede ayudar la automatización de CRM con la gestión de clientes potenciales?

Al permitir crear perfiles con información más completa y actualizada, los agentes pueden ofrecer atención más rápida y personalizada, y los equipos de marketing y ventas podrán desarrollar estrategias de venta mejor orientadas a las necesidades y expectativas del cliente. 

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