Beneficios de la telefonía virtual en la nube

Publicado originalmente el 23 de julio de 2022, actualizado el 14 de mayo de 2023

En el entorno competitivo empresarial de hoy en día, tanto pequeñas empresas como grandes compañías buscan como reducir costes de comunicación y soluciones que minimicen los recursos de la empresa en tecnologías de la información (TI).

Las centralitas virtuales basadas en tecnología VOIP y alojadas en la nube vienen a cubrir esas necesidades de las empresas y a ofrecer a las compañías una serie de ventajas que facilitan el aumento de la competitividad de las empresas.

En este blog ya hemos hablado en muchas ocasiones sobre las ventajas de la telefonía IP y aquellos parámetros que convierten una centralita IP virtual (hosted ip pbx) en una solución completa de comunicaciones unificadas (UC) especialmente diseñada para pequeñas y medianas empresas.  Cualquier empresa puede ahora aprovechar las características de las comunicaciones en la nube y de una serie de herramientas  como la mensajería instantánea, las videoconferencias y la movilidad por una tarifa mensual asequible.

Beneficios de la telefonía en la nube

Existen dos aspectos principales en los que la telefonía virtual IP se convierte en un gran aliado de negocio;

El primero de ello, la telefonía IP en la nube permite contar con soluciones empresariales de comunicación modernas, flexibles y ágiles que aumentan el rendimiento y los niveles de operatividad interna de la compañía procurando espacios de colaboración y plataformas unificadas accesibles desde cualquier lugar y dispositivo.

El segundo, es referido a la atención a clientes o colaboradores, para lo que la telefonía virtual supone un gran avance, ya que permite ofrecer una imagen de marca profesional, brindar un servicio personalizado, mejorar la experiencia de los clientes en cada interacción y mayor eficiencia de los equipos de venta y soporte.

Características de la telefonía virtual

Las principales razones que permiten que la telefonía IP sea mucho más eficiente y económica que la tradicional son las siguientes:

• -Sin infraestructura previa: si nuestra empresa cuenta con un dispositivo conectado a internet, ya estamos en plena disposición de utilizar la tecnología de VoIP. Para realizar y recibir llamadas necesitaremos instalar un softphone gratuito, que es un programa que nos permite llevar a cabo esta tarea.
• -No requiere instalación: para comenzar a utilizar la telefonía VoIP no es necesario realizar instalaciones previas. Tan sólo necesitamos conectar el teléfono y ya podemos empezar a funcionar, de manera inmediata y sin ninguna complicación.
• -Gran reducción de los costes de llamada: hay cierto tipo de llamadas que se pueden llevar a cabo a través de una centralita virtual IP sin costes excesivos, e incluso en algunos casos sin ningún cargo adicional.

Las 5 ventajas fundamentales de una centralita virtual

Estas son algunas de las principales características de la centralita en la nube que nos permitirán optimizar nuestros recursos, tanto materiales como humanos, y aumentarán nuestra competitividad y eficacia.

1. Espacio, inversión y gastos fijos: al contrario de lo que sucede cuando contratamos una centralita física, para comenzar a utilizar una plataforma virtual no es necesario contar con un espacio para su ubicación, ni con una inversión inicial. Sólo necesitaremos un ordenador conectado a Internet y unos auriculares. Además, con una centralita virtual podremos reducir nuestra factura de telefonía en hasta un 60 por ciento.
2. Escalabilidad: una de las características más ventajosas de la centralita en la nube es su alta escalabilidad. Esto permite que podamos añadir o eliminar servicios y funcionalidades a nuestra plataforma de comunicación, a medida que las necesidades de la empresa vayan cambiando.El coste de estos reajustes es diminuto, pero además, los cambios de configuración y la personalización de la herramienta acorde a las circunstancias de la compañía, nos permitirán sacarle el mayor rendimiento, sin necesidad de realizar grandes inversiones.
3. Flexibilidad geográfica: la centralita virtual cuenta con una gran flexibilidad en cuanto a integraciones con aplicaciones de terceros. También ofrece una gran cantidad de servicios y funcionalidades y además, tiene la característica de que funciona en la nube.Todo ello hace posible que el trabajador pueda desarrollar su labor desde cualquier lugar del mundo. Para lo que únicamente necesitará un dispositivo conectado a Internet.
4. Mantenimiento: otra de las ventajas de la centralita virtual es que el mantenimiento se puede efectuar en remoto, sin necesidad de que un técnico se tenga que desplazar al lugar donde se ha producido la avería y sin tener que interrumpir el trabajo cotidiano, en la mayoría de los casos. Por otro lado, realizar una monitorización constante del estado de la plataforma, también en remoto y sin obstaculizar las labores diarias, permitirá la prevención de posibles errores futuros y minimizará las sorpresas desagradables.
5. Funcionalidades: por último, una centralita virtual ofrece un gran número de servicios y funcionalidades que ni una centralita tradicional, ni una física nos podrán proporcionar.

¿Por qué la migración de tu sistema de llamadas a la nube dará lugar a una colaboración más inteligente y fluida?

Al migrar la centralita a la nube los trabajadores podrán unirse a un flujo de trabajo en simultáneo con herramientas que permiten acceder a datos e información de un modo más sencillo, sin limitaciones de ubicación geográfica o zona horaria. El único requisito para que la colaboración en la nube funcione es la conexión a internet. 

Al mejorar la accesibilidad de tu sistema, los agentes al frente de la centralita podrán hacer uso de una interfaz que permite poner en marcha un proceso estandarizado, independientemente del lugar o el momento en el que los operadores se conecten. Es decir, tendremos la infraestructura ideal para tener operadores activos desde cualquier ciudad o país, incluso aprovechando las diferencias horarias para mantener operativa la centralita 24/7. 

Otro motivo clave para considerar la migración es que los miembros de la empresa participan en las decisiones y perciben que tienen la misma oportunidad de ser eficientes, aunque no se encuentren dentro de unas instalaciones empresariales. Y esto resulta de gran valor en un contexto laboral donde los profesionales buscan flexibilidad de horario y alternativas más cómodas para cumplir con sus responsabilidades. 

Una centralita en la nube está disponible para los operadores y supervisores en cualquier momento del día y la actualización de los datos con los que opera se actualizan en tiempo real. Por tanto:

• – El sistema en la nube se puede complementar con herramientas de colaboración de equipos como Microsoft Teams para hacer del centro de llamadas un sistema amplio y efectivo para las comunicaciones internas y externas. 
• – Acceso al sistema desde dispositivos móviles. Las centralitas virtuales en la nube permiten atender y desviar llamadas para responder a llamadas en movimiento. 
• – Interfaz sencilla, sin complicaciones para simplificar el uso de la centralita y sus diferentes herramientas. 

Sistemas de colaboración en la nube para llamadas 

Hoy día los sistemas de colaboración en la nube para llamadas telefónicas cuentan con numerosas funciones que se pueden escalar y personalizar de acuerdo a las necesidades de las empresas. Más allá de los detalles operativos, estos sistemas de colaboración deben garantizar comunicaciones unificadas a través de diferentes canales. 

Dichos canales pueden incluir, además del sistema telefónico, comunicaciones a través de correo de voz, chat, mensajería instantánea, videoconferencias, redes sociales, correo electrónico y otros medios gestionados desde herramientas como CRM. 

FAQs

¿Qué es la telefonía en la nube?

Es el nombre que reciben los servicios de comunicación por voz que se basan en Internet, también conocidos como VoIP. Para este tipo de tecnología un proveedor externo se encarga de alojar en la nube todo el sistema que permite los enlaces de llamadas, hacer si seguimiento y mantener un registro de los contactos.  En la telefonía en la nube las llamadas se enlazan a través de datos de internet, pero la experiencia de la interacción no cambia.  

Bibliografía

Elizabeth, M. I. R., Duque, L. A. A., & Ramírez, J. E. P. (2017). Diseño de un servicio PBX hospedado en un servidor virtual privado VPS en la nube para uso de empresas pymes que no cuentan con servicios de telefonías de VoIP. Dominio de las Ciencias, 3(2), 866-889.

Niño Hernández, A. M. (2021). Análisis de la telefonía en la nube mediante el uso del software 3CX (Doctoral dissertation, Editorial Universitaria San Mateo).

Ramírez Chóez, S. M. (2019). Análisis de la implementación de centralitas virtuales en la nube como alternativa al servicio de telefonía fija (Doctoral dissertation, Universidad de Guayaquil. Facultad de Ingeniería Industrial. Carrera de Ingeniería en Teleinformática.).

Andres, B. C., & Daniela Fernanda, G. T. (2022). Implementación de un sistema de telefonía IP con PBX virtual, utilizando dispositivos y controles en la nube.

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