La centralita virtual para ONGs tiene la capacidad de ampliar el alcance de tus comunicaciones y elevar la productividad de tu equipo; mientras gozan de una comunicación más estrecha y rápida.
Las ONG y otras agrupaciones similares usualmente llevan a cabo sus labores con presupuestos reducidos, por ello, buscan sacar el máximo de rendimiento de sus recursos. Los sistemas telefónicos en la nube han llegado para ser la solución.
La robustez con la que cuenta esta solución y la simplicidad con la que puede implementarse son atractivas para organizaciones de todos los tamaños que quieren llevar a cabo recaudación de fondos para sus actividades, encuestas, comunicación con sus socios o estudios.
Como la centralita se puede configurar para satisfacer las necesidades de equipos y departamentos, los beneficios que puede sacar tu ONG o asociación con esta tecnología son considerables.
Beneficios de las centralitas virtuales para Asociaciones y ONG´s
Una única plataforma de comunicaciones
Muchas organizaciones sin fines de lucro operan de modo descentralizado y por la naturaleza de su misión pueden tener sedes en varios lugares, a millones de kilómetros de distancia entre una ubicación y otra. Una centralita en la nube se encuentra alojada en servidores de alta disponibilidad, permite configurar tantos números como se deseen y llevar a cabo de forma sencilla campañas de llamantes salientes para la captación de nuevos miembros.
Los equipos designados para trabajar en atención al cliente o en prospección de captación de donantes pueden encontrarse en cualquier sitio, siempre que tengan conexión a internet y utilizar un único software conectado a todas las ubicaciones de la ONG. Al disponer de una plataforma centralizada para las comunicaciones telefónicas será más fácil aplicar estándares de servicio, protocolos de atención de llamadas y coordinar las labores del personal, sin importar donde se encuentre.
Supervisa la captación de voluntarios
Si necesitas mejorar los mensajes de la empresa para incrementar el número de voluntarios y colaboradores, hay algunas funcionalidades de la centralita virtual que te ayudarán a avanzar en esta materia:
- Etiquetado y filtrado de las interacciones que requieran de seguimiento, y opción para que las personas contactadas soliciten una devolución de llamada y así retomar la conversación en otro momento más conveniente.
- Informes y métricas que permiten conocer lo que ocurre en la centralita en tiempo real. Analiza si el volumen de llamadas salientes corresponde con los objetivos de captación, el volumen de llamadas recibidas y realizadas, tiempo promedio de respuesta y de duración de las conversaciones, entre otros.
- Grabación de llamadas: al conocer el contenido de las conversaciones podrás mantener control sobre la calidad de la atención y formar a los agentes para conseguir mejores resultados en sus esfuerzos de reclutamiento. Además, podrás lograr donaciones en el momento, ya que la grabación de la llamada es un acuerdo por voz que cumple los requisitos de contrato.
- Seguimiento en tiempo real de las llamadas: los líderes podrán escuchar las llamadas y asistir a los empleados durante las interacciones.
Aumenta la productividad y las donaciones
Hay automatizaciones que pueden simplificar las rutinas de los agentes del Call Center y agilizar sus rutinas. Por ejemplo:
- Click to call: marcación veloz con apenas un clic.
- Enrutamiento automático: las llamas entrantes se distribuyen de manera inteligente entre los profesionales.
- Configuración de números locales para optimizar el ratio de respuestas.
- Gestor de campañas outbound.
Ágil transferencia de datos entre sistemas
La centralita virtual es una de las plataformas claves para la gestión de llamadas que este sector necesita tramitar de forma diaria y que integrada con herramientas de gestión de clientes permite que su operación sea más eficiente. Algunas de las vinculaciones que más funcionalidades aporta a la centralita virtual o el software de call center, son el CRM, el ERP o herramientas de marketing automation como Hubspot. La información se comparte entre las diferentes plataformas, procurando una información actualizada en tiempo real, unificada en forma y accesible por todos los miembros.
Al encontrarse en la nube, las integraciones con la centralita pueden funcionar en conjunto y permitir intercambios valiosos que favorezcan la operatividad de toda la organización.
¿Por qué una Centralita Virtual Cloud para Asociaciones u ONG es tan importante?
Las organizaciones sin fines de lucro deben ser muy eficientes con sus comunicaciones y estar a disposición de cualquier persona que esté interesada en saber más sobre sus actividades y, en especial, de la gestión de fondos.
La integración de sistemas hace mucho más accesible la información sobre recaudaciones y utilización del dinero, lo que demuestra al público transparencia, honestidad, seriedad y compromiso. Asimismo, es necesario para dar cumplimiento a las normativas y controles de los países donde la organización tenga presencia.
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