El avance tecnológico ha logrado que muchas herramientas, que antes considerabas fuera del alcance de tu organización, hoy día puedan formar parte de tu infraestructura a costes muy reducidos. Por ello, vale la pena revisar si aún te conviene tener una centralita convencional o la digitalización de las operaciones telefónicas te traería mejores beneficios. Te ayudamos con esta comparativa de centralitas telefónicas físicas vs centralitas virtuales, también conocidas como centralitas IP.
Revisa esta información donde conocerás las diferencias entre ambos modelos de centralitas y, al final, podrás decidir cuál es el sistema que mejor se adapta te ayudará a superar los desafíos de comunicación de tu empresa.
Centralita física o centralita virtual, una decisión importante
Mantener a los clientes satisfechos requiere de un esfuerzo constante de comunicación. Ya sabrás que, si tardas demasiado en responder a una consulta sobre un producto o en atender un problema, el cliente irá con la competencia, no sin antes dejar un mal comentario sobre la marca. Uno que puede disuadir a otros consumidores de elegir a tu empresa como la mejor solución.
La permanencia y el éxito a largo plazo de tu negocio depende de la cercanía que establezcas con tu audiencia y en tu capacidad de conservar el posicionamiento en el mercado. Con todo esto en mente, pregúntate si tu actual sistema de comunicaciones está al día con las demandas de usuarios exigentes y apresurados.
Para comprender mejor la decisión que tienes por delante, abordemos las diferencias entre las centralitas físicas y las virtuales.
Definición e infraestructura
La centralita física o analógica es una instalación construida a partir de líneas telefónicas fijas, las cuales se consiguen a través de un proveedor de telecomunicaciones local. El funcionamiento del sistema es analógico, por lo que para activar la centralita se necesita un hardware complejo, dentro de un espacio físico privado. Esto suma gastos adicionales de mantenimiento, compra de equipamiento y otros complementos para manejo de directorios, transferencia de llamadas y gestión de extensiones.
Sí, para utilizar una centralita analógica el capital que tu empresa deberá gastar es considerable. Sin embargo, no es posible negar que es una opción confiable y para muchas organizaciones una salida segura que ha estado en el mercado de las telecomunicaciones por muchos años.
¿Cuáles son los problemas actuales con esta estructura? La dificultad para conseguir mantenimiento técnico y lo costoso que puede llegar a ser. Las centralitas físicas no son escalables tampoco ofrecen características avanzadas o innovadoras, pues la tecnología con la que fueron creadas ha quedado obsoleta. No es compatible con las muchas herramientas de comunicación y gestión empresarial que las organizaciones usan para automatizar sus procesos de atención al cliente, soporte o área comercial.
¿Qué ofrece la centralita virtual?
Las centralitas virtuales alojadas en la nube ofrecen funcionalidades que las físicas no pueden entregar debido a sus especificaciones técnicas. Cuentas con una infraestructura muy simple, pues el sistema se resume a un poderoso software alojado en los servidores de tu proveedor. Así, podrás olvidarte de complejos y grandes aparatos dentro de tu oficina.
En cambio, tendrás una plataforma de comunicaciones que perfectamente puede ser operada desde teléfonos fijos IP, móviles u ordenadores con Softphones, de manera remota.
Escalabilidad
La capacidad de una centralita física es cerrada, cubrirá solo la licencia que se adquiera con el proveedor de las líneas fijas. Lo que significa que añadir líneas conlleva a la negociación de un nuevo contrato de servicios y la compra de más hardware. Estos gastos se multiplican cuando la centralita es usada por varios departamentos porque cada área deberá hacer una inversión para ampliar la infraestructura.
En caso de querer reducir el tamaño de la centralita por una reducción de la plantilla de empleados, la solución tampoco es más fácil. Por ejemplo, si ya has negociado una centralita para 50 empleados y al cabo de un año quieres reducirlos a la mitad, igual tendrás que pagar por una infraestructura sobredimensionada.
La escalabilidad de una centralita virtual está garantiza, aumenta o reduce la capacidad en función de las necesidades de la organización. Los cambios son inmediatos, por lo que modificar la plantilla de agentes no será nunca un problema. Añade, incluso, nuevas sucursales de atención de un modo muy económico y gestiónalas desde una centralita unificada, con mayor ahorro en la facturación telefónica.
Mantenimiento
Con las centralitas físicas el mantenimiento es un gasto adicional alto, se requiere de personal técnico especializado para ese servicio. Gasto que termina por convertirse en una cuota mensual para cubrir averías, cambios en la configuración, actualización del sistema, entre otros. Ya puedes hacerte a la idea de los costes que exigen estas centralitas: pago del sistema, compra de equipos y mantenimiento frecuente.
Tu centralita IP será gestionada desde nuestros servidores y como tu proveedor nos ocuparemos de mantener y actualizar la plataforma sin cobros adicionales.
Beneficios exclusivos de la centralita virtual
- Económica y fácil configuración del sistema.
- Adaptable a modalidad de trabajo presencial, remota o híbrida.
- Avanzados mecanismos de seguridad para la protección de datos del cliente y transacciones telefónicas.
- Competitivos precios en llamadas nacionales e internacionales, las llamadas se hacen usando el protocolo de internet, por lo tanto, resultan mucho más económicas.
- Integración de telefonía móvil y fija.
- Funciones para el desvío de llamadas, el software envía el contacto a donde esté el agente.
- Prestaciones complementarias como buzón de voz, enrutamiento inteligente y automático, identificación de llamadas, recepcionista virtual y acceso a números gratuitos.
- Integraciones con plataformas de gestión empresarial (CRM, ERP, Teams, entre otros) y con software de call center omnicanal.
Considerando todos los puntos mencionados, en la comparación de las centralitas físicas vs virtuales es evidente que esta última es la solución más rentable y eficiente. También, la que más oportunidades de expansión tiene. La centralita analógica es obsoleta y demasiado costosa para lo limitado de sus posibilidades.
Si aún no tienes una centralita virtual podemos ofrecerte nuestro software propio, inteligente, flexible y escalable. Moderniza tus comunicaciones empresariales con una plataforma que ayudará a la atención al cliente y favorecerá la colaboración de tus empleados.
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