¿Cómo una centralita virtual cloud te ayuda a optimizar el tiempo y la productividad en tu negocio?

En el pasado quedaron los equipos tradicionales de llamadas que requerían de instalaciones complejas y costosas. Ahora, con la centralita virtual cloud cualquier empresa, desde las más pequeñas a grandes corporaciones, puede beneficiarse de un sistema telefónico virtual, dinámico basado en tecnología innovadora para la gestión de las comunicaciones con nuevos alcances que la telefonía tradicional no lograba.

Si aún tu organización no cuenta con una centralita virtual, es momento de considerarlo. Tendrás todas las características de un número fijo de contacto con tus clientes, junto con otras ventajas que serán de gran utilidad para que tus empleados puedan recibir y hacer llamadas sin mayor esfuerzo.

El funcionamiento de una centralita virtual cloud

Es una plataforma integral de gestión de comunicación que no depende de equipos físicos, sino que es gestionada por internet y cuya estructura virtual se encuentra alojada en servidores en la nube. Esto da una enorme flexibilidad a las empresas en cuanto a manejo de costes y espacios, pudiendo conformar equipos de atención al cliente descentralizados a través de un modelo de outsourcing, dando la posibilidad a los empleados de trabajar flexiblemente de forma remota o en jornada híbrida.

La tecnología de una centralita virtual cloud es flexible y escalable, además de ser sencilla de configurar incluye las siguientes funcionalidades:

Productividad en la empresa y optimización de tiempos de gestión

  1. Gestión de las llamadas entrantes y salientes a través de una única plataforma con teléfonos de sobremesa VoIP o a través de auriculares conectados a ordenador y móvil.
  2. Mensajes de voz que ayudan a no perder ninguna llamada en caso de no poder ser atendida.
  3. Enrutamiento de llamadas por departamentos y extensiones con el fin de agilizar la operativa, dirigir las llamadas a las áreas correspondientes y ofrecer respuestas adecuadas a los clientes conectándolos adecuadamente desde el primer momento.
  4. IVR- Respuesta de voz interactiva- que por una parte, guíe a los clientes a obtener la respuesta que necesitan y por otra parte, optimice los tiempos de atención invertidos de los miembros de la empresa.
  5. Desvíos de llamada y Warm transfer para que los empleados puedan transferirse llamadas cómodamente y hablar entre ellos previamente.

Imagen de marca y Atención al cliente

  1. Numeración nacional e internacional para ser más accesible y fácilmente contactable desde cualquier lugar. Muestra cercanía con los clientes a través de una numeración local y conocida por ellos minimizando las barreras de contacto.
  2. Configuración de horario comercial con el fin de informar a los clientes evitando la frustración de llamadas no contestadas en días y horas en las que la empresa no está disponible al público.

En caso de que el modelo de negocio y por tanto la compañía requiera de una centralita virtual con un nivel de configuración personalizado, si se requiere de expertos en el software que se haya decidido instalar para acceder a funcionalidades avanzadas como grabación de llamadas, sincronización de contactos, fichas de clientes e información sincronizada con el CRM o ERP o Colas de espera ajustados en tiempo real.  Es una solución más que eficiente para empresas locales y globales que requieren una comunicación de calidad, fluida y constante con sus consumidores, socios y proveedores.

Al contratar una plataforma virtual para tu centralita se tendrá que seleccionar el operador con el que se desea trabajar para poder conectar los Sip Trunks que habilitarán las redes de datos y telefónicas en la empresa. En Más IP damos a nuestros clientes libertad para seleccionar el operador de red que más le convenga y a la vez, ofrecemos nuestros servicios como operadores autorizados partnersde Movistar y Vodafone con acuerdos de redes, soporte y tarifas a nivel mayorista. 

Tecnología apropiada y asequible

La primera característica de la centralita virtual que tiene un gran impacto en la optimización de los recursos es que no exige gastos de adquisición e instalación de una infraestructura física. Es mucho más asequible para las empresas y su configuración es más rápida, creando menores inconvenientes para las empresas. Por ello, se acelera el retorno de inversión y el mantenimiento del sistema se puede hacer a distancia, sin afectar las labores del equipo de trabajo y sin provocar interrupciones en las comunicaciones.

La ampliación de la plataforma se hace sin la compra de hardware, por lo que incluir nuevos agentes o empleados a los diferentes departamentos de atención, soporte, venta u otros, no requiere de inversiones adicionales, siempre y cuando no se necesite un modelo por licencia de uso del software escogido. Lo mismo, si necesitas añadir extensiones o nuevas líneas telefónicas.

De acuerdo al Directorio B2B FinancesOnline, el protocolo de llamadas por internet reporta a las empresas las siguientes reducciones en sus gastos:

-Ahorro de costes operativos: 75%

-Llamadas internacionales: – 90%

-Llamadas locales: – 40%

-Ahorro en la factura telefónica: – 30%.

Automatización de las tareas

La plataforma hace que cada agente pueda operar cómodamente desde un portal de administración, este se comporta como una oficina integral automatizada. Muchas tareas se ejecutan rápidamente sin intervención directa del personal, el cual puede concentrarte en realizar más contactos y aumentar la satisfacción en cada interacción.

Al lograr más tareas en una menor cantidad de tiempo, las necesidades o problemas de tus clientes serán resueltos más pronto y con más efectividad. Por lo tanto, se elevan los índices de satisfacción, la lealtad y la retención. Al final del día, es más rentable para la empresa.

Algunas de las funciones de automatización inteligente de la centralita virtual cloud son el desvío y enrutamiento de llamadas, la aplicación de reglas personalizadas de respuestas, recepcionista virtual, filtrado y análisis avanzado de llamadas. Así como otras que se despliegan a partir de integraciones valiosas con el CRM y el ERP.

Centro de gestión de experiencias de comunicación empresarial

Por último, hay un aspecto de la centralita virtual que es determinante en el crecimiento de la productividad y eficiencia de cualquier negocio. Nos referimos a la capacidad de gestión de todo el proceso de comunicación desde un único lugar. El sistema telefónico cloud es amplio en funcionalidades que agilizan el flujo de trabajo.

Opciones como las videoconferencias o llamadas grupales e integraciones con soluciones ya conocidas como Microsoft Teams, Google Apps o Dropbox sirven para unificar los esfuerzos de comunicaciones de tu equipo.

La plataforma de nuestra centralita ofrece desde un solo portal intuitivo y práctico la posibilidad a atender llamadas, programar reuniones y hacer seguimiento analítico de las conversaciones. Adicional, la centralita virtual cloud cuenta con informes con los que se puede hacer seguimiento de indicadores e identificar posibles embudos en tu proceso de atención al cliente.

Este es un resumen de las mejoras que el software puede llevar a tu negocio y el comienzo de lo que sería un servicio de atención al cliente de primer nivel. Comunícate ahora y solicita un demo gratis para conocer el valor añadido para tu organización.

 

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