Las comunicaciones son un buen ejemplo de ello. Es imprescindible, para el buen avance de cualquier labor comercial, tener una excelente gestión de la comunicación, ya no sólo con clientes, sino también con proveedores y prospectos.
Esto sucede en todas las empresas, independientemente del sector en el que se desarrolle su actividad, pero hay algunas, que por su naturaleza, necesitan mayor independencia, como por ejemplo, los despachos de abogados.
En primer lugar, los pequeños bufetes, o los abogados que trabajan por su cuenta, pasan muchas horas fuera de su despacho, en los juzgados. Además, y esto afecta también a las grandes empresas, cada vez son más los que necesitan un buen sistema que atienda a la enorme demanda de consultoría y asesoría jurídica.
En ambos casos, la centralita virtual es la solución más efectiva y rentable.
Qué es una centralita virtual y para qué sirve
Una centralita virtual es aquella que está basada en VoIP, es decir, establece las comunicaciones a través de redes de datos. Esto ofrece un amplio abanico de posibilidades que serían impensables con la telefonía tradicional. Para que un despacho de abogados, independientemente de su tamaño, pueda utilizar esta tecnología, sólo necesita un proveedor de VoIP, elegir el software que va a utilizar, configurarlo y, por último adquirir los teléfonos IP que necesite. Una vez concluidos estos cuatro pasos el bufete podrá comenzar a usar la centralita. Además, el proveedor de VoIP se puede encargar de llevar a cabo todo el proceso, de manera que resulte mucho más sencillo.
Gracias a la escalabilidad de esta tecnología, el despacho de abogados podrá contratar sólo los servicios que necesite, dependiendo de sus necesidades, y a medida que estas vayan aumentando o variando, se podrá modificar la centralita, sin necesidad de grandes inversiones, ni complicaciones de implementación.
Puesto que la centralita virtual permite realizar y recibir llamadas a través de internet, el abogado podrá hacerlo desde cualquier lugar, contando únicamente con un dispositivo móvil y una conexión estable. Gracias a esta autonomía, no perderá más llamadas, aunque se encuentre fuera de la oficina.
Por otra parte, en un bufete es necesario mantener una excelente comunicación entre los abogados que trabajan en equipo, los procuradores, o entre departamentos. Esto supone una gran cantidad de llamadas a lo largo del día, la necesidad de priorizar las llamadas. Gracias a la centralita virtual este aspecto mejorará notablemente, ahorrando tiempo y dinero al bufete.
Ventajas de la centralita virtual
Además de las prácticas funcionalidades que hemos resaltado, la centralita virtual tiene una serie de ventajas, de las que un despacho de abogados podrá beneficiarse. Estas son las más importantes.
Reducción de costes: el ahorro económico es notable, no sólo por la inversión inicial, que es prácticamente inexistente, sino sobre todo, por la reducción en la factura mensual en telefonía. Muchos de los servicios por los que se pagaría una tarifa adicional con la telefonía tradicional son gratuitos con la centralita virtual, como las llamadas entre delegaciones. Además, otro tipo de llamada, como las internacionales, que suponen un gasto elevado, serán también mucho más económicas con la telefonía VoIP.
Mejora de la imagen corporativa: cuando un cliente llama a una empresa, y más a un despacho de abogados, que gestiona y soluciona cuestiones importantes, necesita una respuesta. Si el abogado no contesta a la llamada, y el cliente no obtiene ninguna explicación, no sólo es probable que este cambie de bufete, además estaremos ofreciendo una pésima imagen corporativa que puede menoscabar nuestra reputación.
Flexibilidad: la enorme escalabilidad de la centralita virtual permite no sólo variar los servicios de manera inmediata a medida que las necesidades cambian, sino también un ahorro debido al sistema de pago por uso.
Servicios añadidos: la centralita virtual ofrece al bufete, una serie de servicios, sin coste añadido como gestión de llamadas frecuentes a clientes y traspaso de llamadas, mensaje de bienvenida, música en espera, plan de numeración, conferencia a tres, identificación e informes de llamadas o directorio de teléfono, entre otras muchas funciones.
Lo que necesita un despacho de abogados de su centralita
Grabación con garantía de confidencialidad
Las llamadas con clientes pueden contener información privilegiada. La grabación debe cumplir el RGPD (consentimiento informado, retención limitada, acceso restringido) y almacenarse con control de acceso.
WhatsApp Business para comunicación con clientes
Los clientes esperan poder enviar documentos y consultas por WhatsApp. Con WhatsApp Business API, todas las conversaciones quedan registradas y son accesibles al equipo sin depender del móvil personal de cada abogado.
IVR para gestión de llamadas fuera de horario
“Gracias por llamar a [nombre del despacho]. Para urgencias pulse 1. Para el resto de consultas, llame en horario de oficina de lunes a viernes.” Asegura que ninguna llamada urgente quede sin atender.
Líneas de extensión por área o socio
Cada socio o área del despacho con su extensión directa. Transferencias internas sin coste. Directorio unificado.
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