En este artículo vamos a establecer un combate entre dos pesos pesados: centralita virtual vs centralita física. Con este análisis queremos tratar de detallar cuáles son las diferencias entre las centralitas virtuales y las centralitas físicas para que usted pueda decidir qué sistema es el más adecuado para su empresa.
Como empresario, ya se habrá dado cuenta de lo importante que es conseguir clientes, pero seguramente también es consciente de que es casi más importante mantener los clientes que ya tiene.
Fidelizar a aquellos que utilizan sus servicios o compran sus productos es fundamental para el desarrollo de cualquier negocio y para lograrlo es importante ofrecer una correcta atención al cliente en el servicio posventa. Si un cliente tiene un problema con uno de nuestros productos y necesita de nuestra ayuda, no ofrecérsela en “en tiempo y forma” será como empujarle a que busque otro proveedor cuando necesite un producto o servicio como el nuestro.
Si a esto le añadimos que muchas empresas pueden desarrollar campañas de marketing a través del teléfono para captar clientes, llegamos a la conclusión de que para la supervivencia de cualquier empresa, estar en contacto con sus clientes o potenciales clientes es casi tan importante como asegurar la calidad de sus productos.
Conocedoras de esta máxima, muchas empresas entienden que para mejorar la gestión de llamadas y la atención al cliente, una de las inversiones necesarias es una centralita telefónica IP pero, llegados a este punto, surge una duda: ¿Qué es mejor para mi empresa, una centralita física o una centralita virtual?.
¿Me ofrece lo mismo una centralita física y una virtual?
Definitivamente, no. Una centralita física – suponiendo como supone una inversión importante para cualquier empresa– es únicamente el dispositivo a través del cual se van a realizar y recibir las llamadas. Una vez instalada usted tendrá que contratar con un operador de telecomunicaciones aquellos servicios que necesite su modelo de negocio. Es decir, las líneas telefónicas que necesite o el acceso a Internet, van a parte.
Sin embargo, un proveedor de servicios de telefonía IP en la nube para empresas dispone de soluciones voip que integran a través de un único pago en una cuota mensual servicios de centralita virtual, líneas telefónicas VOIP, tarifas planas especiales para empresas, acceso a Internet o servicios de call center para empresas.
Presupuesto e inversión inicial de una centralita física y una centralita virtual
Por regla general, el primer problema que nos encontramos ante la necesidad de poner en marcha un sistema de comunicación en nuestra empresa es el presupuesto, y para ir directamente al grano, podemos afirmar de entrada que una centralita física va a requerir una mayor inversión para su negocio.
Instalar una centralita física implica realizar una inversión inicial importante en hardware que supone un desembolso económico importante que conllevará una amortización de la inversión.
Sin embargo, contratando un servicio especializado de centralita virtual no tendrá que comprar dichos equipos ya que la centralita se encuentra físicamente en las instalaciones del proveedor del servicio y sus terminales estarán conectados de manera remota con su centralita virtual.
Instalación y mantenimiento de una centralita física y una centralita virtual
Además de que una centralita física requiere una mayor inversión en equipos, los costes que supone desplazar a su empresa a un equipo especializado en la instalación y mantenimiento de una centralita para realizar cualquier ajuste o actualización siempre suponen un mayor coste en la cuota mensual. Al mismo tiempo, la ampliación de prestaciones que usted necesite o la resolución de averías también llevan aparejados costes adicionales importantes.
Por el lado contrario, las centralitas telefónicas virtuales son operadas de manera remota por su proveedor del servicio y es el proveedor el que se encarga regularmente de mantener la operatividad del sistema y actualizar su plataforma de manera que usted se olvida de cualquier tipo de gasto imprevisto por incidencias o reparaciones. Todos los gastos de actualización y revisión constante del sistema están incluidos en la cuota mensual y, además, cualquier ampliación de los servicios contratados se realiza de forma remota y por un coste infinitamente menor.
¿Y si necesito más prestaciones cuando crezca mi negocio?
Imaginemos que usted arranca ahora su negocio y que, en principio, no necesita más que un par de líneas para empezar a trabajar con clientes y pedidos. Probablemente pensará en colocar una centralita física no demasiado cara y contratar un par de líneas. En principio es lo que millones de empresas en el mundo vienen haciendo desde siempre y si, gracias a su trabajo, su empresa empieza a crecer y necesita ampliar líneas y cambiar su antigua centralita por otra más potente y con más funciones, usted pensará “bienvenido sea” pero, ¿y si hubiera un sistema en el que sólo pagas por lo que necesitas y que se puede ampliar indefinidamente en función de las necesidades de su empresa sin necesidad de tener que volver a invertir en nuevos equipos?.
La solución en este caso es instalar una centralita virtual con la que ampliar o reducir sus prestaciones y número de posiciones (líneas telefónicas) es tan sencillo como llamar a su proveedor y solicitarle el cambio. Así de sencillo. Ni tendrá que invertir en una centralita física que se quede obsoleta o pequeña en unos meses ni tendrá que seguir amortizando una enorme inversión en caso de que las cosas, Dios no lo quiera, no le vayan tan bien como había previsto.
Lo único que cambiará es la cuota mensual que usted acuerde con su proveedor de telefonía IP en la nube y pagará únicamente por lo que necesita y consume.
Por otro lado, en el caso de empresas que crezcan a nivel de sedes si se decide optar por la centralita física, cada sede debe tener su propio equipo e infraestructura, multiplicándose así los gastos de compra, mantenimiento y actualización por el número de sedes que tenga la compañía. Sin embargo, al contratar una centralita virtual, añadir o eliminar una sede es fácil, rápido y económico, y la empresa multisede tendría una sola centralita para todas las sedes, consiguiendo una unificación de las comunicaciones, una optimización de la infraestructura y obteniendo importantes ahorros en la factura telefónica.
Flexibilidad geográfica y presencia internacional
Imagine que tiene una empresa con diferentes delegaciones. Si usted opta por una centralita física necesitará realizar una instalación en cada una de sus delegaciones pero si el sistema de teléfono de su empresa está en la nube con una centralita virtual, todas las llamadas que realicen sus diferentes delegaciones se realizan a través de IP y sólo tendrá que abrir líneas para estas delegaciones u oficinas.
Al mismo tiempo, sus empleados pueden trabajar desde cualquier lugar. Incluso si están en el extranjero seguirán operando desde su sistema telefónico con teléfonos móviles IP ahorrando sensiblemente en llamadas.
Además, una centralita virtual (hosted PBX) le permite obtener números virtuales locales en las ciudades en las que no su empresa no se encuentra físicamente para crear oficinas virtuales en el extranjero.
Prestaciones de las centralitas físicas frente a las centralitas virtuales
Las posibilidades que ofrece una centralita virtual son infinitas. Gracias a la tecnología de voz por Internet (VOIP) y a las avanzadas prestaciones del software para centralitas IP con el que trabajamos, los ordenadores de su empresa se convierten en auténticos Call Center sin realizar una gran inversión.
Los servicios de una centralita en la nube ofrecen soporte e integración de diferentes canales de comunicación como correo electrónico, videollamada, redes sociales, fax y, por supuesto, teléfono. Y todo a través de Internet por lo que se ahorrará hasta un 30% de diferencia con las llamadas de teléfono tradicionales.
En el 90% de los casos, una centralita virtual es la mejor opción de comunicación de la empresa por prestaciones y precio pero si todavía tiene dudas, llámenos a nuestro teléfono gratuito 900 730 030 o escríbanos a nuestro correo info@masip.es y estudiaremos su caso.
En Más IP Telecomunicaciones ayudamos a nuestros clientes a solucionar los retos de tecnológicos de sus sistemas de comunicaciones internas y externas a través de telefonía virtual, Centralitas Virtuales, Software de Contact Center Omni/multi canal e integraciones con CRM y ERP.
Somos especialistas en desarrollar proyectos a medida de nuestros clientes a partir de su modelo de negocio y sector de actividad. Conoce los que trabajamos aquí y algunos de los proyectos en los que hemos trabajado. Casos de éxito
