Integración de Microsoft Teams y Centralita Virtual: todo lo que debes saber

Centralita Virtual y Microsoft Teams. La integración definitiva en comunicaciones

Microsoft Teams es la plataforma de comunicación que el gigante tecnológico lanzó al mercado en 2016 y que en los últimos tiempos está ganando adeptos a pasos agigantados, dejando atrás otras herramientas más habituales.

Este elemento, que se ha incluido en la mayoría de los packs de Microsoft 365 y Office 365, cuenta ahora con una versión gratuita que contiene sus funcionalidades principales.

La popularidad de Microsoft Teams en los últimos años se debe, principalmente, a su versatilidad y su amplio abanico de servicios. Y es que se trata de una plataforma unificada de comunicación y colaboración que combina chat, reuniones de video, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones.

Esta última posibilidad característica no es solo posible con on otros productos de la compañía, sino que Teams también se integra con aplicaciones de terceros.

Así, una de las peculiaridades más interesantes de esta plataforma es la capacidad de la integración de Microsoft Teams con una centralita virtual . Esta se ha convertido en una herramienta imprescindible en todo centro de trabajo. . Mediante esta implementación, las empresas pueden acceder a un sistema de comunicación integral, que supone un paso adelante en la optimización de los servicios de atención al cliente.

 

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Funcionalidades de Microsoft Teams integrada en la centralita virtual

La dualidad de Team y la centralita virtual permite a las empresas acceder a un elevado número de funcionalidades de gran utilidad. Entre ellas destacamos las funciones más útiles para conseguir una plataforma de comunicaciones eficaz y sencilla de utilizar.

-Llamadas: realizar llamadas desde o a cualquier teléfono, ya sea fijo, móvil, nacional o internacional, de manera económica y desde cualquier dispositivo conectado a internet.

-Chats: comunicarse de manera rápida y sencilla, mediante chats con todos los miembros de un mismo grupo, de manera colectiva o individual.

-Colas de llamadas: las colas de llamadas podrán ser configuradas, eligiendo el tipo de saludo, la música en espera o comportamiento cuando el agente está ocupado.

-Recoger llamadas grupales y reenviar al grupo: las llamadas entrantes se pueden compartir entre grupos. De esta manera si un miembro del mismo no está disponible, la llamada podrá ser atendida de manera automática por otro miembro del grupo que esté libre.

-Transferir al buzón de voz: durante una llamada es posible transferir a los usuarios al buzón de voz.

-Identificación de llamada: en las llamadas externas, la identificación se llevará a cabo con los datos del proveedor de servicios telefónicos, pero en las internas, la identidad del emisor de la llamada se extrae de los datos del directorio corporativo.

-Enrutamiento de las llamadas: gracias a esta función las llamadas pueden ser redirigidas de manera automática, lo que supone un enorme ahorro de tiempo y una mejora en el servicio.

-Teclado de marcado: permite realizar una llamada tecleando en la barra de búsqueda por nombre o por número, y llevar a cabo la marcación directamente desde la ficha del cliente o usuario.

-Desvío de llamadas y llamadas simultáneas: es posible configurar las reglas para aplicar a los desvíos de llamadas.

-Buzón de voz en la nube: cuando un usuario recibe un mensaje de voz, este se envía en un correo electrónico como datos adjuntos. Así, además de poder escucharlos se pueden almacenar e incluso transcribirlos.

Por otra parte, no nos debemos olvidar de que los mensajes de buzón de voz se pueden configurar, crear reglas para el contestador y modificar el idioma utilizado, entre otra serie de funciones.

-Bloqueo de llamadas: Teams permite agregar números a listas de bloqueados, de manera que la siguiente vez que se reciba una llamadas no le suene al usuario.

 

 

Ventajas de utilizar la integración de Microsoft Teams y la centralita virtual

El tándem de la centralita virtual y Microsoft Teams ofrece a las empresas una serie de beneficios, por los que resulta muy ventajoso adoptar este sistema de comunicación.

Estos son los dos más importantes:

En primer lugar, gracias a este trabajo complementario, las empresas puedan conectar su infraestructura de telefonía existente para conectividad RTC local, a través del enrutamiento directo.

Además, puesto que todo el sistema se encuentra en la nube, aporta una increíble flexibilidad, de manera que la centralita virtual puede ser usada desde cualquier lugar del mundo, donde exista una conexión a internet, con las ventajas para empresa y empleados que esto lleva consigo.

Además, con Microsoft Teams y nuestro sistema de CRM/ERP, esta integración permite gestionar fácilmente la información de los clientes y reducir el número de aplicaciones de los equipo.

En conclusión, el gran de valor de Teams es que permite a las empresas, responsables y empleados enfrentarse con éxito al reto del teletrabajo. No solo ahora, en los momentos tan complicado que estamos viviendo para vender al coronavirus, sino en el futuro.

De hecho, todo indica que el trabajo en remoto ha llegado para quedarse, y mientras España era uno de los países que estaba a la cola a la hora de permitir a sus empleados realizar sus labores desde casa, parece que cuando pase esta crisis, subiremos puestos y el teletrabajo formará parte de nuestras vidas en mayor medida que antes.

Y para ello, la tecnología y las nuevas soluciones en comunicación empresarial son nuestras grandes aliadas.

 

Beneficios de la integración con Microsoft Teams

Esta aplicación empresarial ofrece una serie de ventajas que veremos a continuación. Gracias al extraordinario desarrollo que el gigante tecnológico ha llevado a cabo con su aplicación Teams, existen un sinfín de oportunidades para las empresas, independientemente del tipo de negocio en el que estén basadas.

Lo que comenzó como poco más que una herramienta de comunicación interna, que se usaba casi en exclusiva para realizar videoconferencias, se ha convertido, gracias a la apuesta de Microsoft, en una de las aplicaciones de trabajo colaborativo más completas del mercado y por ello una de las más utilizadas.

En los siguientes párrafos explicaremos cómo sacarle el mayor provecho a la integración de Microsoft Teams con la centralita virtual.

Herramientas de colaboración

Una de las principales ventajas con las que cuenta la integración de Microsoft Teams es la capacidad que nos brinda de facilitar, de forma realmente interesante, el trabajo colaborativo entre miembros de un mismo equipo.

Gracias a la implementación de la centralita virtual, podremos convertir la aplicación de Teams en una herramienta integral de comunicación. Pero además, esta integración nos va a permitir trabajar desde cualquier sitio donde tengamos un dispositivo conectado a Internet.

De esta manera, los diferentes miembros de un equipo tendrán la posibilidad no solo de comunicarse a través de llamadas, chat o videoconferencias, sin coste adicional para la empresa, sino que también podrán compartir todo tipo de archivos o trabajar con ellos en línea, desde varias ubicaciones y además hacerlo a la vez sobre un mismo documento.

Integración con Microsoft Teams de aplicaciones web

Cuando un cliente potencial visita nuestro sitio web, es realmente importante que le resulte fácil y agradable encontrar lo que busca y que sienta que detrás de las páginas hay un servicio al cliente presente, dispuesto a ayudarle y aconsejarle de manera profesional y eficaz.

Para ello, es de gran ayuda contar con una serie de integraciones, que son posibles con Microsoft Teams. Así, por ejemplo, podremos añadir a nuestra página web un Chatbots, que nos permite comunicarnos con el cliente de manera personal y también mediante inteligencia artificial.

De la misma manera, Teams nos ofrece la posibilidad de añadir servicios externos de mensajería y botones de interacción. De esta forma, el cliente podrá elegir entre hacernos una simple llamada de teléfono, dejarnos su número de teléfono para que le llamemos o enviarnos un mensaje a través de aplicaciones como WhatsApp o WhatsApp Business API.

Flexibilidad y posibilidad de personalización

Con la aplicación de Microsoft Teams, conseguiremos una herramienta que se adecúe perfectamente a nuestra forma de trabajar. Gracias a la alta personalización y a la gran flexibilidad tendremos la opción de modificar este instrumento como más nos convenga.

De la misma manera, gracias a la gran escalabilidad de Teams, podremos modificar las características de nuestra aplicación a medida que las necesidades de la empresa se vayan alterando, añadiendo o eliminando integraciones y funcionalidades según las vayamos precisando.

Optimización en la experiencia del usuario

Todas estas características que hemos visto en los párrafos anteriores, van a permitirnos conseguir el mayor beneficio de todos: mejorar notablemente la experiencia del usuario. Como bien sabemos, esto es imprescindible a la hora de conseguir resultados económicos relevantes y sobre todo si queremos ser competitivos.

Un servicio al cliente que trabaja con una herramienta tan potente como la integración de Microsoft Teams con una centralita virtual, tiene la posibilidad de acompañar al usuario desde el momento en el que siente la necesidad de informarse sobre alguno de nuestros productos o servicios, hasta después de realizar la compra, en el momento de la fidelización.

De esta manera, no solo conseguiremos convertir prospectos en clientes, sino que seremos capaces de que estos no se desvinculen de nuestra empresa y vuelvan a pensar en nosotros cuando les creemos otra necesidad que pueda ser cubierta por nosotros.

 

 

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