Cuando una empresa crece, sus procesos operativos también lo hacen y si para ese momento no disponemos de una herramienta que automatice y consolide el flujo de trabajo, los colaboradores se verán demasiado presionados por la carga manual de tareas. En este punto, el Enterprise Resource Planning comienza a cobrar importancia dentro de las organizaciones. Si quieres saber más sobre el ERP o i-ERP inteligente y qué es, entonces, sigue leyendo porque lo explicaremos todo en esta publicación.
¿Qué es un ERP?
Un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales que opera como un software personalizable que puede abarcar numerosas áreas de negocio. Es decir, desde la productividad y el abastecimiento de la cadena de suministro a los departamentos de compras y ventas.
El software ERP inteligente puede dar una nueva estructura a las empresas, instaurando procesos que se ejecutarán con mayor facilidad. Sí, son numerosos los cambios que tu empresa puede experimentar, una vez puedas comenzar a sincronizar procesos y tareas con un sistema de planificación.
¿Para qué sirve?
El ERP sirve para integrar, estandarizar y agilizar procesos comerciales de gran importancia dentro de una compañía. En sus inicios, este programa se creó para el control de recursos, en especial de la cadena de suministro, de empresas manufactureras. Después, debido a su efectividad, el ERP ha ido abarcando más y más procesos.
Los programas i-ERP en la actualidad pueden intervenir en muchas actividades cotidianas como gestión de recursos para la producción y la cadena de suministro, contabilidad, compras, Recursos Humanos, manejo de proyectos, entre otros.
Los sistemas i-ERP más modernos son flexibles y escalables para que las organizaciones que los usen puedan planificar, a partir de datos precisos, sus decisiones. De ahí que algunos de los beneficios más destacables sean la centralización y actualización de bases de datos, consolidación de la información proveniente de múltiples departamentos y la presentación de informes.
En realidad, es mucho lo que puedes conseguir con el ERP y sus funcionalidades, además el sistema es compatible con otros programas para así acceder a recursos más amplios y especializados. Por ejemplo, uno de ellos es el CRM para así conseguir un enfoque global de la empresa que incluya la gestión de clientes, seguimiento de las relaciones con ellos y de campañas de venta y marketing.
Un software de planificación de recursos empresariales te permitirá integrar las funciones comerciales que más te interesan automatizar. Darás a tu equipo una plataforma de trabajo ideal para alcanzar mejores niveles de productividad. Así, cada empleado podrá concentrarse en tareas más importantes para el negocio y su futuro.
¿Cuáles son las características de un i-ERP?
Las características fundamentales del i-ERP abarcan aspectos cruciales como el diseño modular para que el sistema sea flexible y escalable. Del mismo modo, la centralización eficiente de datos y la generación en tiempo real de información y de una forma automática.
Estas son las características de una solución ERP inteligente:
- – Capacidad de unificación de las unidades de negocio y áreas comerciales para que los objetivos empresariales sean fáciles y rápidos de cumplir.
- – Integración de departamentos para conseguir una perspectiva global del funcionamiento de la empresa.
- – Interfaz de apariencia y operatividad estandarizada para que el software se pueda administrar sin problemas por el equipo y con ello reducir la curva de aprendizaje y tiempos de capacitación.
- – Base de datos centralizada y conectada a todas las áreas que el ERP automatizará. Esto evitará confusiones durante el flujo de información y la duplicación de datos. Los colaboradores pueden acceder a la misma información.
- – Disponibilidad inmediata de la información para que problemas y oportunidades puedan ser fácilmente identificables y las decisiones puedan tomarse con base a la lógica y el análisis.
¿Cómo funciona un ERP?
El software ERP opera recopilando datos de diferentes departamentos y los centraliza para que los equipos puedan consultarlos cada que lo necesiten. Además, sincroniza el funcionamiento de distintos departamentos para que el negocio pueda ser gestionado sin silos aislados o independientes.
El sistema también puede disminuir la cantidad de pasos para completar un determinado proceso y ese ahorro en recursos se traduce en más productividad y rentabilidad. La clave del programa es la automatización de actividades rutinarias, las cuales restan tiempo valioso a los colaboradores y pueden darse con muchos errores debido al exceso de trabajo manual.
La secuencia de un ERP puede ser esta, por ejemplo:
- Se recibe un pedido que es registrado en el sistema del ERP para dar paso a una serie de procesos en automático.
- Notificación a producción para que inicie la creación del producto.
- Gestión de inventario recibe una alerta para control de materiales y para el reemplazo del stock actual.
- Finanzas sabrá que hay un nuevo gasto para la compra de materia prima y del cobro por el producto vendido.
- Se envía información a contabilidad para el proceso de facturación.
- Finalmente, la logística sabrá que hay pedido que se debe programar.
Ventajas de un ERP inteligente
Con un software i-ERP, los procesos administrativos y operativos se hacen más eficientes y el negocio puede crecer a partir de un funcionamiento optimizado. El tiempo que el programa permite ahorrar da a los equipos más flexibilidad y seguridad para el uso y salvaguarda de la información. Analizando sus ventajas tenemos:
- – Más control operativo con mucho menos esfuerzo, gasto de tiempo y dinero.
- – Reducción de errores internos y agilización de acciones de cara al cliente final.
- – Fidelidad en el registro de datos y mayor seguridad para la información obtenida.
- – Acceso remoto al software de gestión de la empresa.
- – Control más riguroso de áreas críticas como contabilidad y finanzas.
- – Efectividad de ventas y utilización de recursos.
¿Qué tipos de ERP existen?
Como se trata de un software flexible, escalable y personalizable, es posible encontrar ERP de muy diversos tipos. Sin embargo, es posible mencionar una clasificación básica para estos programas. La elección de uno u otro dependerá de varios factores como necesidades de la organización, tamaño de la empresa, capacidad tecnológica instalada, entre otros.
– ERP in situ: software que se implementa dentro de las instalaciones de la empresa. Ofrece la posibilidad de un total control del sistema y su seguridad. Demanda recursos dedicados y una gran inversión de dinero para la compra de equipos y su mantenimiento. La principal ventaja es que los datos no son operados por terceros y la capacidad de personalización es máxima.
– ERP en la nube: es un tipo de software SaaS que es administrado por un tercero proveedor que se ocupa de la salvaguardia de la información, la actualización y mantenimiento del sistema. Es beneficioso por el ahorro de costes y la flexibilidad para el acceso remoto del sistema.
– ERP híbrido: programa de dos niveles que combina una parte del sistema en instalaciones locales y otra se encuentra en la nube.
Razones para utilizar un i-ERP en tu empresa
Además de los beneficios antes mencionados, existen más razones para considerar implementar un i-ERP en tu empresa. Si lo que buscas es mejorar el intercambio de información entre departamentos e incentivar una colaboración eficiente, el programa es el más indicado.
Te ayudará a mejorar el rendimiento comercial del negocio y encontrar vías automáticas para completar tareas rutinarias, disminuir los errores y, además dar a tus empleados la capacidad de ser más creativos y valiosos.
Son muchos los procesos que podrías simplificar en tu empresa con un ERP inteligente. Podemos asesorarte sobre los muchos modos que este sistema puede integrarse y optimizar tu software de call center para alcanzar un servicio de atención excelente.
FAQs
¿Cuál es el mejor software ERP?
El mejor es el que pueda ajustarse a las necesidades y objetivos de la empresa, pueda escalarse con el paso del tiempo y pueda ser usado por los empleados de un modo sencillo.
¿Qué empresas utilizan un ERP?
Las empresas que necesitan optimizar y automatizar sus procesos comerciales, evitando procesos en silos o aislados. Asimismo, organizaciones que buscan modernizar sus tareas sincronizando el flujo de información entre departamentos.
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