Fax virtual – Fax to Mail

A pesar de que el fax es una herramienta con una larga historia, ya que se empezó a usar a principios de siglos XX, es una de las pocas máquinas que ha conseguido sobrevivir al auge de las nuevas tecnologías.

Y no solo eso, sino que ha ido evolucionando y ha sabido adaptarse a los nuevos tiempos. Tanto es así, que aún hoy se sigue utilizando en la mayoría de las empresas, aunque actualmente un gran número de sus usuarios optan por su versión virtual.

 

Cómo funciona el fax virtual

En realidad, el funcionamiento de un fax virtual es igual que el tradicional. La única diferencia es que, en vez de usar la máquina física de siempre, realiza las transmisiones a través de una interfaz web. Se trata, en definitiva, de la modernización de los antiguos faxes.

El fax virtual es simple y su uso es muy sencillo. Únicamente deberemos seguir los siguientes pasos:

  • Adjuntar un documento a un mensaje de correo electrónico. Este doc puede ser escaneado previamente, o utilizar uno que tengamos archivado en el ordenador.
  • El remitente envía el mensaje al número de fax del destinatario, seguido del nombre del servicio de fax.
  • Los datos son enviados a través de la línea de VoIP y el destinatario la recibe como un fax, bien mediante una máquina convencional o bien en su bandeja de fax virtual.

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  • Para recibirlo desde una máquina convencional, esta lo envía al número de fax del destinatario y el servicio de fax lo deriva a la dirección de correo del destinatario.

Qué funciones debe ofrecer un fax virtual

Los servicios de fax virtual deben cumplir unos requisitos mínimos. Para cumplir con sus objetivos. En primer lugar, es conveniente que se pueda configurar la recepción de confirmaciones de envío, como lo haríamos con una máquina tradicional. Así, tendremos constancia de que el remitente lo ha recibido.

Además, es importante que el servicio de fax virtual permita utilizar el número asignado en varias cuentas a la vez. De esta manera, los diferentes empleados puedan usarlo desde sus bandejas de correo electrónico, sin necesidad de que todos utilicen una única cuenta.

 

Ventajas del fax virtual sobre el fax tradicional

Las ventajas de utilizar el fax virtual sobre la máquina convencional son numerosas e importantes. Es por ello, que cada vez son más las empresas que se pasan a este tipo de herramientas.

Estas son algunas de las más importantes:

  • Sin instalaciones ni equipamiento adicional: lo único que necesitamos para utilizar el fax virtual es un número de teléfono y un dispositivo conectado a Internet. Da igual el tipo de dispositivo, ya que las soluciones de fax funcionan con cualquier sistema operativo y son compatibles con Android e iOS.
  • Flexibilidad: lo podemos usar en cualquier lugar. Al ser compatible con móviles, tablets o cualquier otro dispositivo conectado a internet, es especialmente útil para los empleados que trabajan fuera de la oficina, ya que podrán enviar y recibir documentos de fax desde cualquier lugar y en cualquier momento.

  • Eficiente: la rapidez y la falta de accesorios, como tóner, papel o electricidad, facilita el envío y recepción, haciéndolo más rápido. Por ello, esta herramienta está considerada como un canal de comunicación muy eficaz y eficiente.
  • Económico: como acabamos de comentar, el fax virtual no necesita instalaciones, maquinaria ni accesorios. La empresa que proporciona el servicio de fax suele cobrar una cuota mensual fija, y esta es muy reducida. En otros casos, si el volumen de envíos o recepciones es muy bajo, también existe una opción a la que se pueden acoger las empresas, y es el pago por uso.
  • Respeta el medio ambiente: al no necesitar papel, ni tóner, es una alternativa más ecológica que los sistemas tradicionales. De hecho, no solo reduce el consumo de estos elementos, sino que también disminuye en gran medida los residuos producidos por su uso y la energía necesaria para fabricarlos.
  • Compatible con las líneas analógicas: todos los servicios de fax virtual son compatibles con líneas analógicas y con faxes tradicionales. Así, desde un fax virtual podemos enviar un documento a un fax convencional, y viceversa.
  • Archivado, proceso y organización: puesto que el envío y la recepción se realiza mediante la bandeja de entrada del correo electrónico, las funciones de archivado y organización, así como la posterior búsqueda de un documento es mucho más eficaz y rápida. Además, presenta otro beneficio, y es que ocupa mucho menos espacio físico que las alternativas con máquina.

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