Las 20 funcionalidades esenciales de las centralitas virtuales

Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, deber ser plenamente consciente de la importancia que tienen las comunicaciones, tanto internas como externas, dentro del negocio. Por ello, es necesario invertir gran parte de sus recursos para contar con una plataforma integral que proporcione el soporte necesario para dar respuesta a un cliente cada vez más exigente.

De la misma manera, este escenario debe aportar las herramientas precisas para que los empleados puedan desarrollar correctamente su labor y de una manera eficaz, tanto para su desarrollo profesional como para que las tareas que lleven a cabo sean eficientes para la compañía.

Una centralita en la nube cumple todos estos requisitos, ya que permite una configuración adaptada y personalizada a cada tipo de negocio, puesto que incluye un enorme número de funcionalidades de diferente índole.

 

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— CENTRALITA VIRTUAL —

 

Estás son 20 de las más habituales, entre las que deberemos elegir sólo aquellas que sean útiles para nuestro modelo de negocio. Sólo así estaremos aprovechando de verdad los recursos y beneficiándonos de las prestaciones concretas que respondan a las necesidades de la empresa.

  1. Identificador de llamadas: en caso de que haya varias líneas, esta función ofrece la posibilidad de elegir el número que se muestra al realizar una llamada.
  2. Desvío de llamadas múltiple: permite que la llamada salte de unos números a otros, con el objetivo de evitar que no se pierda ninguna, una misión esencial para los departamentos de Atención al Cliente y Ventas.
  3. Llamadas con número oculto: podemos ocultar el número para todas las llamadas que realicemos o sólo para las que decidamos.
  4. Llamada en espera: se trata de una funcionalidad realmente importante, ya que elimina el riesgo de que se produzcan pérdidas de llamadas.
  5.  Llamadas simultáneas: dependiendo del tipo de centralita con la que cuente la empresa, se podrán gestionar varias llamadas a la vez, y en algunos casos hasta cientos de ellas.
  6. Colas de llamadas: con una centralita virtual se pueden configurar las colas de llamadas, decidiendo cómo se comporta el sistema cuando estas no son respondidas.
  7. Buzón de voz: de la misma manera, podemos configurar determinadas características del buzón de voz, como locución o grabación y envío de los mensajes, entre otros. Esta personalización es importante para la imagen que proyectamos de nuestro negocio.
  8. Enrutamiento: función diseñada para enviar cada llamada a su receptor correspondiente, a través de IVR o mediante el uso de Inteligencia Artificial.
  9. Click to call: permite realizar las llamadas desde un enlace en la ficha del cliente o del proveedor, sin necesidad de marcar el número. Esto ofrece la posibilidad extra de contar con todos los datos del receptor de un solo vistazo.
  10. Videoconferencias: son muy útiles para realizar reuniones remotas, en empresas con varias sedes, o cuando los empleados están teletrabajando o de viaje de negocios. En definitiva, se perfilan como la alternativa idónea para que la distancia no interrumpa el rendimiento del negocio en ninguna circunstancia.
  11. Marcación de extensión directa: el llamante puede marcar la extensión, si la sabe, sin necesidad de escuchar la locución y sin tener que esperar a ser atendido por un agente.
  12. Captura de llamadas: si un agente no puede atender una llamada, otro podrá capturarla marcando un código corto, para que así no se pierda. Una vez más, esta función para evitar la perdida de llamadas es esencial para los departamentos de Ventas y de Atención al Cliente.
  13. Indicador de estado de extensiones: esta funcionalidad es muy útil para saber si las diferentes extensiones están disponibles o no.
  14. Gestión de grupos de usuarios: la centralita virtual permite gestionar grupos de usuarios para realizar llamadas internas. Se trata de un servicio -ofrecido por los proveedores de VoIP– que permite realizar llamadas internas dentro de la empresa a través de la marcación de una extensión o numeración corta. Su objetivo: una comunicación mucho más rápida y sencilla.
  15. Informes de llamadas en tiempo real: gracias a los registros de las llamadas, tanto de las recibidas como de las enviadas, podremos acceder a informes con datos de gran importancia. Estos informes son sumamente valiosos a la hora de diseñar las estrategias de marketing y ventas de la empresa.
  16. Configuración de las melodías de espera y locuciones: es posible incluir varios idiomas o diferentes mensajes, dependiendo del día de la semana o bien de la franja horaria.
  17. Integración con aplicaciones de terceros: la centralita en la nube es muy flexible a la hora de integrar los sistemas de gestión de la empresa. De este modo, los empleados pueden utilizarlos desde cualquier lugar del mundo y en todo momento.
  18. Grabaciones de llamadas: esta función es especialmente útil a la hora de mantener la calidad del servicio, ya que permite controlar el trabajo de los agentes y formar a las nuevas incorporaciones. Pero también podemos formalizar contratos en la misma llamada y autorizar pagos mediante domiciliación bancaria o tarjeta de débito y crédito.
  19. Chat de mensajería interna: desde esta aplicación, los empleados no sólo se pueden comunicar de manera rápida y sencilla, sino que además pueden compartir archivos y documentos, independientemente de donde se encuentren los interlocutores, lo que ahorra tiempo y dinero a la empresa.
  20. Fax virtual: con la centralita en la nube podemos enviar y recibir un fax, sin necesidad de adquirir una máquina, con lo que nos ahorraremos también los gastos de mantenimiento.

 

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