El mundo laboral es muy dinámico y está cambiando rápidamente al mismo ritmo que las tecnologías avanzan a una velocidad vertiginosa. Las pequeñas y medianas empresas, al igual que los autónomos, no son una excepción a la hora de sentir el impacto de estos cambios.
De hecho, pueden verse incluso más afectadas que las grandes empresas debido a sus limitados recursos y flexibilidad. De todas formas, no todo son malas noticias: los avances en las soluciones de software han hecho posible que las pequeñas empresas y los autónomos puedan competir con las grandes empresas, al agilizar las operaciones, mejorar la comunicación y aumentar la productividad.
En este artículo haremos una repaso general de la situación actual y, además, hablaremos de algunos tipos de herramientas digitales de vanguardia diseñadas específicamente para pymes y autónomos que quieran mantenerse actualizados en el panorama digital actual.
El Secreto Del Éxito: La Tecnología A Merced De Las Empresas y Autónomos
La optimización de los procesos laborales y la gestión en empresas y autónomos ha sido, desde siempre, una de las mayores inquietudes del mundo digital. La tecnología históricamente ha sido una de las principales aliadas de las empresas y esta tendencia, como veremos a continuación, se está acelerando aún más estos últimos años.
1. Tendencias y actualidad
El futuro del trabajo digital evoluciona rápidamente, más aún tras la pandemia del COVID que ha afectado a la población mundial. A medida que la tecnología avanza, también lo hacen las empresas que moldean su funcionamiento a estas nuevas herramientas que les permiten mejorar la eficiencia y la productividad.
Una de las principales protagonistas en esta materia es la inteligencia artificial. La IA puede automatizar muchas tareas, como el análisis de datos, la atención al cliente y la creación de contenidos. Esto permite que tanto pymes como autónomos puedan centrarse en actividades más importantes o que requieran una mayor atención. Además de realizar tareas, también sirve para identificar nuevas oportunidades y perspectivas, contribuyendo al crecimiento de los negocios.
Otra pieza clave en los avances tecnológicos que atañen a las empresas y los autónomos es el auge de la computación en la nube. Esta nueva tecnología facilita enormemente el trabajo a distancia y la colaboración entre miembros de un equipo desde cualquier parte del mundo, una de las corrientes más comunes y métodos de trabajo en mayor crecimiento estos años.
En definitiva, podemos decir que la automatización y digitalización de tareas, junto con el trabajo remoto y la ausencia de servidores físicos, son las dos puntas de lanza de los últimos avances tecnológicos.
2. Softwares aplicados a aspectos básicos del negocio
Contabilidad
Mantener registros precisos de ingresos y gastos es crucial para controlar la rentabilidad y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales. En este aspecto, los software de contabilidad pueden ser de gran ayuda para ayudar a las empresas a mantenerse organizadas y cumplir con sus requisitos de información financiera.
Para las empresas o negocios que operan a nivel nacional, esto significa comprender las normativas locales y los plazos para la presentación de declaraciones y el pago de impuestos. Si estás pensando en expandirte extranjero, también deberás conocer las leyes fiscales y los requisitos de información de cada jurisdicción en la que planeas hacer negocios.
Una de las ventajas de estos software es que nos ayudan de forma automática a adaptarnos a las necesidades fiscales específicas de cada empresa y país.
Por ejemplo, si una empresa puede beneficiarse del IVA intracomunitario, estos programas evitan la doble imposición y simplifican los trámites fiscales. Esto es particularmente útil si trabajamos de forma corriente con empresas en el exterior que están inscritas en el ROI ―Registro de Operadores Intracomunitarios. Esta guía del ROI para autónomos puede ser de gran ayuda para gestionar las operaciones intracomunitarias de forma eficiente.
Además de automatizar las gestiones, los software de contabilidad son un gran aliado para mantenerse al día con las obligaciones nacionales e internacionales.
Comunicación
No se puede subestimar la importancia de la comunicación a la hora de dirigir una empresa, especialmente en el caso de las pymes y los autónomos. Una comunicación eficaz es clave para garantizar el buen funcionamiento, la colaboración eficaz entre los miembros del equipo y el éxito de los proyectos.
En la economía global de hoy en día, en la que el trabajo a distancia es cada vez más común, es primordial una comunicación clara a través de diferentes ubicaciones y zonas horarias.
Por un lado, tenemos herramientas como Slack o Microsoft Teams que han ganado popularidad entre las empresas que buscan mejorar su comunicación interna. Estas plataformas ofrecen una amplia gama de funciones diseñadas para facilitar un intercambio de información rápido y sencillo, como los mensajes, el intercambio de archivos, las videollamadas, etc.
Utilizando estas herramientas los equipos pueden agilizar sus flujos de trabajo y reducir los errores debidos a malentendidos o falta de comunicación.
Aunque los canales digitales pueden resultar cómodos y rentables, algunas empresas prefieren los sistemas telefónicos tradicionales o las soluciones de Voz sobre Protocolo de Internet o VoIP. Opciones de telefonía IP como Más IP ofrecen la ventaja de permitir conversaciones de voz y ofrecer mayor claridad de audio en comparación con la telefonía digital.
La comunicación es vital para el éxito de las pymes y autónomos, por tanto utilizar tecnologías modernas que faciliten estas prácticas y nos permitan evitar barreras es definitivamente una opción a tener en cuenta.
Diseño
En la era de internet y la tecnología al alcance de todas, el diseño se ha convertido en clave para crear una identidad de marca o destacar frente a la competencia. Con el auge del eCommerce, y la presencia online como factor crítico para el éxito, contar con diseños profesionales ya no es opcional. Un sitio web, un logotipo o cualquier material de marketing visualmente atractivo pueden marcar la diferencia a la hora de atraer clientes.
La tecnología ha recorrido un largo camino para ayudar a superar los retos relacionados con el diseño al que se enfrentan las pymes y los autónomos. Existen opciones clásicas y fiables como Adobe Creative Cloud que incluye acceso a herramientas como Photoshop o Illustrator. También existen opciones igual de válidas en código abierto como GIMP o Inkscape u herramientas extra sencillas para todos los públicos como Canva.
A esto hay que añadirle los avances en la inteligencia artificial que ha permitido desarrollar asistentes de diseño avanzados. Estas herramientas analizan los ejemplos proporcionados por los usuarios y generan diseños personalizados basados en ellos. Otra tendencia popular pero no exenta de polémica son las redes generativas adversativas o GAN, que permiten a las máquinas crear imágenes a partir de cero.
Actualmente, existen todo tipo de herramientas que pueden ayudarnos con nuestras necesidades de diseño, independientemente del nivel y los conocimientos que tengamos en esta materia.
Gestión integral
La organización y la automatización desempeñan un papel fundamental en la gestión de un negocio exitoso. Un sistema organizado permite a los empresarios hacer un seguimiento del inventario, las ventas, las relaciones con los clientes y mucho más. La automatización simplifica los procesos reduciendo el trabajo manual y los errores, ahorrando a la vez tiempo.
Los software de planificación de recursos o ERP integran diferentes aspectos de un negocio en una plataforma cohesionada, haciendo posible la organización y la automatización.
Los ERP centralizan el almacenamiento y el procesamiento de datos, lo que permite una recuperación y análisis de la información rápidos para todos los departamentos. Además, simplifican la gestión de la cadena de suministro optimizando los niveles del inventarios, controlando los costes y agilizando los procesos de aprovisionamiento.
En última instancia, los ERP mejoran la gestión de las relaciones con los clientes almacenando interacciones, analizando comentarios y programando seguimientos. Todo esto sirve a la hora de tomar decisiones ya que contamos con datos e información lista para analizar.
Podemos decir que la organización y la automatización son componentes cruciales para dirigir una empresa rentable, las soluciones de software ERP proporcionan una integración y optimización completa de los recursos, permitiendo a pymes y autónomos ser más eficaces y eficientes.
El camino hacia el futuro
Sin lugar a dudas, el trabajo digital ha emergido como un elemento vital en el paisaje empresarial de las pymes y autónomos en la era moderna. La situación actual ha impulsado una aceleración hacia la adopción de tecnologías avanzadas que ha transformado la forma en que las empresas operan y compiten.
Si en la actualidad ya es un pilar fundamental, se espera que en el futuro esta digitalización continúe siendo un factor clave en la capacidad de los negocios para adaptarse a las cambiantes demandas del mercado.
Aquellos que ya hayan abrazado las tendencias digitales o estén en proceso de hacerlo, estarán mejor posicionados para triunfar en el mundo empresarial que está en constante evolución.
