La digitalización de las pequeñas y medianas empresas se ha convertido en la actualidad en una de las tareas pendientes que toda compañía debería completar para aumentar su competitividad. Entre las herramientas más útiles para este fin cabe destacar la integración de ERP con una centralita virtual.
Si ya de por sí el ERP o sistema de planificación de recursos empresariales es una aplicación imprescindible en toda organización, al combinar su utilización con nuestra centralita virtual obtendremos un sistema de gestión realmente incomparable.
La utilización de este interesante tándem nos va a ofrecer la posibilidad de llevar a cabo la gestión de la empresa de manera eficiente, ahorrando recursos y reduciendo el tiempo de ejecución de determinadas tareas, dejando espacio para que nuestros empleados se dediquen a labores de mayor importancia.
Esta herramienta no solo supondrá una inestimable ayuda para el departamento de Compras y Ventas y el financiero, sino también para el de Atención al Cliente y el de Marketing.
Aplicaciones de la integración de un ERP con la centralita virtual
Como hemos dicho, la integración de un ERP con la centralita virtual nos permite realizar una gestión integral en nuestra empresa de manera eficaz y sencilla. En los siguientes apartados te contamos qué aplicaciones son las más interesantes de este binomio, para que puedas sacarle el máximo rendimiento posible.
Registro de llamadas entrantes y llamadas salientes
Gracias a la integración de la telefonía IP con el ERP cuando recibimos una llamada o la enviamos estas quedan registradas detallando en cada una de ellas datos relevantes como fecha, duración hora de comienzo y finalización o agente que la ha atendido, entre otros.
Además, quedarán reflejados los números de teléfono de las llamadas, creando así una interesante base de datos que podremos usar con diferentes fines.
Por otro lado, esta combinación nos va a permitir también realizar las llamadas directamente desde el ERP, sin necesidad de marcar el número de forma manual. Esto no solo ahorra tiempo al agente, sino que además evitaremos errores a la hora de introducir el teléfono.
Realización de tareas en la gestión de clientes de forma automática
Cuando recibimos o realizamos una llamada accederemos a la ficha del cliente de forma inmediata y automática. Esto supone una gran ventaja, ya que tendremos en pantalla la información relevante del usuario sobre compras, interacciones previas e incluso sobre los datos personales que hayamos recopilado en llamadas anteriores.
De igual manera, a la hora de mantener la conversación con nuestro interlocutor sabremos si ha realizado alguna compra de uno de nuestros productos y servicios, la fecha en la que la realizó, si la ha recibido o si está enviada la factura y pagada o pendiente de cobro. Todo ello nos puede dar una pista sobre el contenido de la llamada, sin ni siquiera empezar a hablar.
Además, al recopilar en tiempo real la información de cada una de las comunicaciones que cualquier agente tenga con un cliente determinado, contaremos con una información muy valiosa, no solo para el departamento de Atención al Cliente o Ventas, sino también para el de Marketing, ya que conocer a nuestro público objetivo es realmente importante a la hora de marcar la diferencia con nuestra competencia.
Automatización de tareas y optimización del marketing digital
Además, de acceder a la ficha del cliente, con esta integración podemos automatizar un gran número de tareas que se repiten constantemente en una jornada laboral. Esto nos va a permitir ahorrar tiempo y facilitar el trabajo de nuestros agentes.
Algunos de los ejemplos que podremos disfrutar son el enrutamiento de llamadas de forma automática para que vayan directamente a la persona o al departamento adecuado o enviar un mail con información precisa en determinadas circunstancias, entre otras muchas labores, así como programar labores de seguimiento tras la realización de una compra por parte de un usuario.
Gestión de calendarios
Otra funcionalidad interesante es la integración de un calendario que nos indicará las tareas que debemos realizar e incluso enviarnos notificaciones a nuestro correo electrónico. Con esta opción podremos configurar los avisos para pagar facturas, o realizar cobros, entregas, compras y demás tareas que se gestionan desde el ERP.
De esta manera tendremos la opción de compartir con el resto del equipo de un mismo proyecto las tareas pendientes y las que ya están realizadas y así evitar tanto la duplicidad de trabajo como la omisión de alguno de los procesos.
Flexibilidad y escalabilidad
De nuevo, como sucede con cualquier otra integración basada en telefonía IP y puesta en marcha a través de una centralita virtual, obtendremos una ventaja añadida: la flexibilidad y alta escalabilidad que nos proporciona la integración.
Esta herramienta nos permite adaptar las funcionalidades a las necesidades concretas de la empresa a medida que estas vayan cambiando, sin tener que realizar una inversión económica relevante, añadiendo o reduciendo las opciones según evolucione la compañía.
Trabajo colaborativo
Por último, aunque no por ello menos importante, con la integración de nuestro ERP con la centralita virtual tendremos la opción de llevar a cabo trabajos en equipo, independientemente de donde se encuentren cada uno de los miembros del grupo de trabajo.
Esta herramienta nos va a ofrecer alternativas tan interesantes en este sentido como la realización de reuniones virtuales remotas, compartiendo archivos y documentación de todo tipo.
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