La comunicación en la empresa, una herramienta estratégica

Al hablar de comunicación desde un punto de vista profesional, automáticamente se relaciona con las habilidades de interacción con otras personas, como presentar una idea ante una audiencia amplia, postura, gestos, dominio de la voz, empatía, humor, habilidad de resolver situaciones inesperadas, autoconfianza…

Sin embargo, este enfoque es sólo una parte de lo que la comunicación significa para una organización. De una manera u otra, la comunicación siempre ha sido un factor importante para el funcionamiento de cualquier empresa. En los últimos tiempos, la comunicación ha ido adquiriendo un papel cada vez más importante en el éxito de determinadas marcas, productos o servicios. Los avances técnicos y, sobre todo, el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación tienen mucho que hacer.

Este enfoque, aplicado al campo de Internet, amplía el concepto de comunicación a la competencia en las habilidades relacionadas con Internet, las redes sociales y el uso de herramientas de Business Intelligence (BI).

Así, las habilidades de comunicación van desde el dominio para crear contenidos de calidad en un blog, hasta la capacidad de interactuar con el mundo a través de las redes sociales disponibles y el manejo correcto de las herramientas de BI. En este caso, la comunicación consiste en hacer un buen frente en Internet con el fin de conectar a la empresa con el mundo.

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6 herramientas tecnológicas en Business Intelligence para la comunicación

CRM

Customer Relationship Management: para construir relaciones sólidas con los clientes, ya que son un activo intangible que toda empresa desea. Más que una herramienta, se trata de un modelo que ayuda a mejorar la capacidad de gestión de clientes, desde la gestión de sus datos, el registro de interacciones, el seguimiento de todos los procesos y actividades de los clientes dentro de la empresa y la aportación de información clave de los clientes como sus gustos, preferencias, búsquedas recientes, reclamos y sugerencias.

Esta herramienta permite llegar a los clientes potenciales en el momento adecuado, relacionarse con ellos a través de varios canales (redes sociales, página web, intranet, telefonía móvil, mensajería de texto, chatbots…), identificar las necesidades empresariales precisas y cerrar los negocios de manera más inteligente.

Software intranet social

Todas las organizaciones, sin importar su tamaño, necesitan tener un lugar centralizado de información donde puedan almacenar y compartir toda la información, comunicaciones, documentos y contratos relevantes.

Esta herramienta permite a la organización ser productiva, compartir anuncios y noticias de la compañía, facilita la comunicación entre los empleados y los departamentos, protege los documentos de ser extraviados y sirve como una iniciativa ecológica para minimizar el papeleo. Además de esto, una plataforma de intranet social también ayuda a las organizaciones a reducir sus costes operativos y de mantenimiento.

Comunicación unificada

Los canales convencionales de comunicación empresarial como el correo electrónico, las reuniones físicas o el teléfono no son suficientes para satisfacer la demanda de comunicación en tiempo real y la colaboración sin fisuras que tienen las organizaciones de hoy en día, especialmente con una fuerza laboral cada vez más móvil.

Por lo tanto, las empresas necesitan adoptar las comunicaciones unificadas (UC), un marco para integrar varias herramientas de comunicación asíncronas y en tiempo real, incluyendo mensajería instantánea (chat), telefonía IP, funciones de movilidad (con movilidad de extensiones y alcance de un solo número), conferencias de audio, web y vídeo, convergencia fijo-móvil (FMC), compartición de escritorio, compartición de datos (con pizarras electrónicas interactivas conectadas a la web) y mensajería unificada (correo de voz, correo electrónico, SMS y fax integrados).

La implementación de las comunicaciones unificadas puede permitir a las empresas llevar a todos sus usuarios a un entorno bien integrado, lo que simplifica la comunicación, facilita el acceso a la información y a los documentos en cualquier momento y lugar. Además, reduce los retrasos y mejora la productividad.

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Sistema de gestión de proyectos

Las organizaciones en crecimiento necesitan un sistema de gestión de proyectos completo e integrado, donde se registre toda la información relativa al mismo, desde la fase de planificación y ejecución hasta el cierre del proyecto, incluidos los costes y el plan de trabajo.

Este sistema ayuda a los equipos a colaborar en los proyectos, delegar tareas y hacer un seguimiento del progreso del proyecto. Permite a las empresas estar más organizadas, les ayuda a cumplir los plazos y, sin duda, facilita la gestión de los proyectos.

Servicio para compartir archivos

Anteriormente, compartir archivos y documentos interna o externamente era una tarea gigantesca, ya que se imprimían o se enviaban por correo electrónico. La primera no era una opción plausible y la segunda a menudo resultaba inadecuada para los archivos grandes, ya que había un límite de tamaño para todos los documentos adjuntos.

Sin embargo, hoy en día existen servicios para compartir archivos, carpetas y documentos de todos los tamaños. Cualquier cambio realizado en los documentos actualizados se notifica inmediatamente a todas las partes interesadas. Las organizaciones de la industria de los medios de comunicación y de la fabricación dependen en gran medida de esta herramienta.

Herramientas del centro de conocimientos

Ideal para mantener múltiples departamentos en la misma página con respecto a definiciones, capacidades de productos actuales, mapas de procesos, marketing y proceso de ventas. Todas las compañías tienen necesidades diferentes y manejan los objetivos de forma distinta. Las herramientas del centro de conocimientos buscan justamente eso: unir todas las necesidades internamente para facilitar el acceso a la información y colaboración para la resolución de problemas y para lograr los objetivos.

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