Qué es Microsoft Teams y cómo ayuda en las comunicaciones de la empresa

Es indudable que la forma de trabajar ha cambiado radicalmente en los últimos años, por lo que las compañías se han visto en la necesidad de ir adaptándose a los nuevos modelos empresariales, invirtiendo en herramientas que permitan participar con éxito en un entorno cada vez más feroz y competitivo.

Una de estas aplicaciones es Microsoft Teams que, desde su aparición en 2017, se ha convertido en el instrumento imprescindible para cualquier tipo de empresa, ofreciendo aplicaciones realmente útiles para la comunicación tanto interna como externa.

Teams es una aplicación de comunicación y colaboración, que permite a los empleados de cualquier organización mantener reuniones a distancia, compartir diferentes tipos de archivo, o utilizar aplicaciones de Microsoft y de terceros desde cualquier lugar del mundo donde haya una conexión a Internet.

Su eficacia se ha multiplicado por mil en la actualidad que nos domina, donde la COVID-19 ha potenciado hasta niveles impensables el teletrabajo. De hecho, una gran cantidad de empresas han apostado y seguirán haciéndolo por reducir sus oficinas físicas y optarán definitivamente por este modelo.

Y es que el trabajo en remoto permite a los empleados realizar labores desde sus casas o desde cualquier lugar del mundo donde exista una conexión a Internet, utilizando los recursos de la empresa de manera segura. Además, ha facilitado la conciliación de la vida personal con la laboral, un objetivo que debería ser básico en nuestro modo de vida.

Pero además, esta nueva manera de trabajar ofrece a las compañías un enorme ahorro económico, debido al desarrollo de una tecnología que hace posible estos cambios sin necesidad de realizar grandes inversiones.

 

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Las 10 funcionalidades más útiles de Microsoft Teams

Microsoft Teams cuenta con un gran número de funcionalidades que permiten convertir la aplicación en una plataforma integral de comunicación. A continuación destacamos las 10 más importantes y útiles para cualquier tipo de empresa, pero la herramienta ofrece muchas otras. Podemos consultar con nuestro proveedor de VoIP para que nos asesore sobre cuáles son las más adecuadas, y las que más se ajustan a nuestras necesidades concretas. Además, ellos se encargarán de instalar y configurar el software para que podamos sacarle el mayor rendimiento posible.

  1. Llamadas: a través de Teams podremos emitir y recibir llamadas desde cualquier parte del mundo con conexión a Internet. Además, es posible acceder a diferentes servicios como configurar las colas de espera, el buzón de voz o el desvío de llamadas.
  2. Videoconferencias: las videoconferencias son realmente útiles a la hora de realizar reuniones con participantes de diferentes ubicaciones. Además, con Teams pueden participar hasta 10.000 personas en una única conexión.
  3. Eventos en vivo: la capacidad de Teams para conectar con un elevado número de personas a la vez, nos permitirá también llevar a cabo eventos en vivo virtuales, lo que resulta especialmente adecuado en estos momentos, debido a la situación excepcional que por la COVID-19 estamos viviendo en todo el mundo.
  4. Uso compartido de archivos: otro valor añadido de esta aplicación. La posibilidad de compartir con otros participantes archivos de audio, video, imagen o texto resulta muy ventajoso y fomenta la colaboración.
  5. Chat: además, tanto durante el transcurso de una reunión, como antes o después de que esta se lleve a cabo, podremos chatear con otros miembros a través de la aplicación de mensajería instantánea, desde la que también podremos compartir gifs, emoticonos y archivos de diferentes formatos.
  6. Personalización: la opción de personalizar la apariencia de Teams también nos puede ayudar, sobre todo utilizando el modo “juntos”, que permite que varias personas compartan un fondo común, de manera que parezca que están reunidas en el mismo lugar.
  7. Integraciones con aplicaciones de Microsoft y de terceros: es una de las mayores ventajas de Teams. Gracias a estas integraciones podemos utilizar, desde cualquier ubicación, sistemas de gestión como un CRM o un ERP, así como cualquier aplicación de Microsoft.

De la misma manera, la integración de Asterisk con Teams nos brindará una plataforma integral, que supondrá un paso adelante, no sólo en el servicio de Atención al Cliente, sino en la gestión de las comunicaciones tanto internas como externas. Y es que se trata de un combinación perfecta para optimizar las comunicaciones de cualquier compañía, u no cabe duda de que ambas se perfilan como herramientas clave para permitir a los miembros de cualquier organización comunicarse y compartir información, de manera rápida y sencilla.

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  1. Pantalla compartida: la pantalla compartida es otra aplicación muy interesante para las reuniones de empresa y sobre todo para los usuarios de Teams en el entorno educativo. El administrador de la reunión puede compartir su pantalla con todos los participantes o sólo con los que obtengan permiso para ello.
  2. Creación de equipos: esta opción es muy sencilla de usar y a la vez imprescindible. El administrador podrá crear equipos de trabajo, desde la pestaña con el mismo nombre, bien de manera privada, es decir que cada participante deba acceder previa autorización o bien en su modalidad pública, en cuyo caso podrá intervenir cualquier persona de la organización. Desde los equipos de trabajo se pueden realizar llamadas y videoconferencias, chatear o compartir archivos, entre otras cosas.
  3. Calendario: con el calendario de Teams podremos gestionar de manera sencilla y eficaz las reuniones y otras actividades que tengamos que desarrollar. Lo que nos permitirá optimizar nuestro tiempo y recursos.

 

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