Microsoft Teams, ¿qué es y para qué podemos utilizarlo?

La expansión del entramado empresarial fuera de las fronteras del país de origen, debido a la globalización y a la aparición de nuevas tecnologías que permiten diferentes formas de negocios, ha supuesto un gran cambio en el panorama corporativo a nivel mundial.

Y más aún en la actualidad que vivimos, donde la pandemia del COVID-19 ha potenciado hasta niveles impensables el teletrabajo. Tanto, que son muchos los analistas que afirman que una vez que haya pasado esta situación, una gran cantidad de empresas apostarán por reducir sus oficinas físicas y optarán definitivamente por este modelo.

Y es que el trabajo en remoto permite a los empleados realizar labores desde sus casas o desde cualquier lugar del mundo donde exista una conexión a Internet, utilizando los recursos de la empresa de manera segura. Además, ha facilitado la conciliación de la vida personal con la laboral, un objetivo que debería ser básico en nuestro modo de vida.

Pero además, esta nueva manera de trabajar ofrece a las compañías un enorme ahorro económico, debido al desarrollo de una tecnología que hace posible estos cambios sin necesidad de realizar grandes inversiones.

Estamos hablando, por supuesto, de la telefonía basada en protocolo de Internet y de las herramientas que han surgido a raíz de la aparición de esta tecnología. A través de VoIP las empresas acceden a un sinfín de servicios realmente útiles para el desarrollo diario de sus labores profesionales. Tanto que ya no es necesario estar en una oficina para trabajar.

Microsoft Teams es una de las aplicaciones estrella de esta tecnología, que permite a los miembros de cualquier organización comunicarse y compartir información, de manera rápida y sencilla.

 

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— Microsoft Teams—

 

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una plataforma de comunicación integral que Microsoft ha incluido en su servicio de Office 365, y que permite no sólo trabajar con todos los programas que integran este paquete, sino también implementar otros sistemas de gestión que se utilicen previamente en la empresa.

Esta herramienta funciona en la nube íntegramente, lo que hace posible que sus usuarios compartan información y se comuniquen entre ellos, independientemente de en qué lugar del mundo se encuentren cada uno de los participantes. Por lo tanto, la movilidad es uno de los grandes valores de esta herramienta, pero sus posibilidades van mucho mas allá.

¿Cómo ayuda Microsoft Teams a las empresas?

Mediante Microsoft Team podemos llevar a cabo un elevado número de acciones de gran importancia en el desarrollo de la labor empresarial. Estas son algunas de las más útiles que facilitarán el trabajo de los empleados y aportarán efectividad a la compañía:

  • Chats: con Teams, los empleados se pueden comunicarse a través de chats. Esta herramienta permite personalizar a qué miembros le llega cada mensaje, crear grupos o mantener una conversación privada. Todo ello de manera rápida y sencilla, con todas las ventajas que presenta este tipo de comunicación inmediata.
  • Reuniones virtuales: es una de las mejores propiedades de Microsoft Teams. Mediante videoconferencia, podemos realizar reuniones virtuales entre miembros de diferentes sedes, o con clientes de otros países. Además, gracias al cifrado utilizado por la plataforma, la información se comparte de manera segura.Por ello, es una de las ventajas más esenciales de Teams para trabajar de un modo remoto, facilitando que los empleados no tengan que desplazarse a las oficinas para mantener cualquier tipo de encuentro o reunión.
  • Llamadas: también podemos realizar llamadas de alta calidad desde y hacia cualquier parte del mundo, sin necesidad de utilizar vídeo, sólo con audio lo que agiliza la comunicación. En estas llamadas también pueden participar varios usuarios a la vez. En es sentido, al igual que en el apartado anterior, su aportación es básica para facilitar a todos los niveles el trabajo en remoto.
  • Archivos y documentos compartidos: por último, los empleados podrán realizar colaboraciones en línea y trabajar sobre un mismo documento, pudiendo modificarlo cuando se tenga permiso para ello, o simplemente compartirlo con el resto del equipo. Esto se traduce en agilidad y en una importante optimización del rendimiento del negocio.

 

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3 ventajas esenciales de utilizar Microsoft Teams

Como hemos visto Microsoft Teams es una herramienta realmente útil en cualquier tipo de empresa, y ofrece una serie de beneficios realmente interesantes. Estos son algunos de ellos:

  1. Flexibilidad y movilidad: como es evidente, la principal ventaja de Microsoft Teams es que ofrece a las compañías y a sus empleados la posibilidad de realizar su trabajo de manera segura, fiable y con las mismas herramientas que en la oficina cuando se encuentran fuera de ella. Es una de las opciones más eficaces para teletrabajar y conseguir que cualquier tipo de reunión o de tarea profesional sea posible sin tener que acudir a la oficina.
  2. Privacidad y seguridad: una de las prioridades de Microsoft Teams a la hora de desarrollar sus productos es la privacidad y la seguridad en el momento de compartir archivos y realizar comunicaciones. Sin estas barreras, los datos e información crítica corporativa correrían un gran peligro.
  3. Ahorro de costes: la posibilidad de realizar reuniones cara a cara, de manera virtual, en las que pueden participar tantos usuarios como sea necesario, independientemente de dónde se encuentren físicamente cada uno de ellos, no sólo elimina ciertos gastos en desplazamientos y dietas, sino que además, supone un enorme ahorro de tiempo y recursos. Si las empresas eliminan este tipo de costes, muchas facturas mensuales de reducirán en gran medida y permitirá aumentar la productividad y rendimiento del negocio.

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