Razones para contratar una centralita virtual

La imagen que una empresa proyecta hacia el exterior es clave para el éxito del negocio. Es uno de los elementos más importantes que conectan la organización con el exterior. Si a esto le sumamos que la calidad del servicio al cliente debe ser máxima, la centralita virtual se presenta como una alternativa obligatoria dentro de la estrategia corporativa, de cara a cuidar estos dos aspectos esenciales.

En el panorama empresarial actual, una herramienta telefónica avanzada significa el salto definitivo hacia un servicio al cliente de alto nivel, y esto no solo repercutirá en la productividad, sino que también dará una imagen de seriedad y profesionalidad.

En este sentido, una centralita en la nube se perfila como una alternativa clave, ya que presenta una serie de prestaciones asequibles, fáciles de usar y accesibles desde cualquier lugar.

Se trata de un sistema telefónico que basado en teléfonos teléfonos IP, softphones o WebRTC, pero a diferencia de otras plataformas, utiliza una conexión a Internet para mantener las líneas de telecomunicaciones siempre conectadas.

Además, permite una serie de opciones para optimizar las tareas de cada uno de los departamentos que forman la empresa, de cara a optimizar al máximo su rendimiento, y como consecuencia, su productividad. De hecho, una centralita virtual permite incluir locuciones de bienvenida, colas de atención, reenviar llamadas, configurar llamadas de conferencia o buzones de voz.

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Funciones esenciales de una centralita virtual

Las centralitas en la nube están diseñadas para pymes los autónomos que necesiten un servicio de comunicaciones de la máxima calidad. Por ello, cada vez más son más empresas que optan por este recurso para mejorar su negocio, y por lo tanto, mayor es el número de proveedores encargados de ofrecer este servicio. Por lo tanto, en ocasiones resulta complicado tomar una decisión.

Para que la elección sea más fácil, es importante tener en cuenta algunos aspectos que nunca deben faltar a la hora de contratar un servicio de centralita virtual. Una de las claves es apostar por un proveedor que ofrezca configuraciones personalizadas, con el objetivo de responder a cada una de las necesidades de la empresa.

Pero existen otras funciones indispensables que siempre deben estar presentes en un buen sistema de centralita virtual. Entre ellas, cabe destacar:

  • Operadora Automática (IVR): Estas siglas significan Interactive Voice. Se trata de recepcionistas digitales que son implementados en las Centralitas Virtuales IP con la finalidad de reducir los tiempos de atención. Gracias a este sistema, es más fácil redirigir las llamadas entrantes hacia un departamento u otro.
  • Gestión de colas de llamadas (ACD): la función Automatic Call Distribution permite que la centralita en la nube se encarga de la distribución de llamadas entre las distintas colas de atención al cliente. Gracias a esto, se optimiza al máximo el tiempo de espera, ya que el administrador puede además monitorizar el estado de los agentes y gestionarlos entre las distintas colas en función del volumen de llamadas que entran.
  • Grabación de llamadas: el sistema graba cada una de las llamadas y las deja almacenadas en la nube. Así, se podrán consultar en cualquier momento para analizar la calidad de las mismas y tomar decisiones empresariales eficaces en el caso de que sea necesario llevar a cabo alguna mejora.
  • Integración con CRM: Las centralistas virtuales ofrecen la posibilidad de integrar el CRM con el sistema de telefonía. El Customer Relationship Management es un software que gestiona en tiempo real la relación con los clientes, de modo que cuando entre una llamada, es posible acceder en tiempo a real a toda la información relativa al usuario. La suma de CRM + Centralita Virtual permite la creación de una plataforma simplificada que administra todas las tareas, con el fin de mejorar paso a paso en los procesos de venta y atención personalizada.

Además de estas 4 funciones esenciales, una centralita virtual también debe ofrecer otra serie de prestaciones, como:

  • Extensiones locales y remotas
  • Informes completos de llamadas
  • Alta disponibilidad
  • Integración WEB

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Ventajas del uso de las centralitas en la nube

La centralita virtual es una herramienta diseñada para un objetivo claro y conciso: aumentar la eficacia de las empresas. Este sistema permite optimizar las comunicaciones entre la organización y los clientes. Además, como sus alternativas alojadas en la nube, el responsable de su alojamiento y mantenimiento es el proveedor de telefonía IP. Por lo que los responsables de las compañías solo tienen que encargarse de conectar los teléfonos IP a Internet para que las llamadas pasen a través de la centralita virtual.

Uno de sus principales beneficios es que al ser plataformas que operan en infraestructuras Cloud, hace posible que posible que aquellos trabajadores que se encuentran en distintas localizaciones geográficas o que trabajen de forma remota, estén conectados de manera permanente a la misma centralita virtual.

Pero el uso de este sistema implica aún más ventajas. Estas son los 5 beneficios más importantes:

  1. El punto fuerte de este tipo de centralitas es que empresas no tienen que realizar grandes inversiones ni costes adicionales en software o infraestructuras.
  2. La información y los datos son el alma de cualquier organización, por lo que sus sistemas deben velar continuamente para asegurarse de que estos estén siempre protegidos. Para ello, el proveedor de una centralita virtual realiza copias de seguridad periódicas, con el fin de recuperación toda la información si el sistema falla o se produce alguna incidencia.

  1. Continuidad del servicio. Los equipos locales pueden sufrir fallos en un momento determinado. Esto causa que se quedan fuera de servicio hasta que concluya el período de reparación. Este riesgo se elimina con una centralita telefónica virtual, ya que la continuidad del servicio está asegurada.
  2. Más posibilidades de acceso . La gran ventaja de los entornos cloud es la accesibilidad. Los usuarios pueden conectarse desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
  3. Mantenimiento sin preocupaciones. Los sistemas tradicionales de telefonía necesitan un cuidado constante, pero en el caso de las centralitas virtuales, la ventaja reside en el hecho de que es el proveedor quien realizará todas las labores de mantenimiento del software y de todos los soportes informáticos que las componen.

 

Por ello, a la hora de tomar la decisión y apostar por un sistema en la nube, es esencial elegir un proveedor que asegure un eficaz mantenimiento de la centralita virtual, con el fin de asegurar que las tareas de monitorización, actualización y atención personalizada se llevan a cabo con éxito

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