Robocalls, ¿qué son y cómo se utilizan?

Las robocalls son llamadas que se realizan de manera automática, mediante un software, y que transmiten un mensaje previamente grabado en el momento en el que alguien descuelga el teléfono. Es decir, son llamadas telefónicas que utilizan un marcador automático computarizado para enviar un mensaje pregrabado, como si fuera un robot.

También conocidas como llamadas robotizadas, en su origen se utilizaban básicamente para transmitir mensajes políticos durante las campañas, sobre todo en Estados Unidos. Pero debido a su utilidad, las entidades públicas las comenzaron a usar para trasmitir notificaciones de emergencia o anuncios de servicios público.

Hoy en día, su perfil ha cambiado, y se utilizan en gran medida en el entorno empresarial, con fines comerciales.

La telefonía VoIP ha permitido popularizar este tipo de llamadas, ya que una de las características, la que más atrae a las empresas, es la posibilidad de realizar un gran número de llamadas de manera automática.

Este proceso se puede llevar a cabo sin la necesidad de contratar a un agente y con una velocidad mucho mayor de lo que podría hacerlo una persona. Por ello, resulta una alternativa muy interesante para los departamentos más importantes de las compañías.

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Cómo usar las robocalls con fines comerciales

Lo cierto es que las llamadas robotizadas ofrecen a las organizaciones varios beneficios muy destacables, sobre todo porque permiten un gran descenso del gasto en cuanto a personal y un importante aumento en horas de utilización.

Sin embargo, si las empresas no utilizan de un modo correcto las robocalls, pueden resultar del todo contraproducentes.

De hecho, un mal enfoque y una utilización indiscriminada y sin ningún criterio comercial bien definido, pueden provocar que este tipo de llamadas no gocen de muy buena reputación entre los consumidores. Esto ha ocurrido en mayor medida en países como Estados Unidos, pero en los últimos años, España también se ha unido a una mala praxis.

Además, este sistema era muy utilizado en el pasado para llevar a cabo estafas, por lo que la opinión pública tiende a rechazar ar en gran medida su uso. En este sentido, es fundamental que las compañías sepan hacer un uso honesto y no indiscriminado de este tipo de servicio.

Una vez aplicada esta premisa, las robocalls bien utilizadas son grandes aliadas en las estrategias de marketing corporativo y se perfilan como herramientas esenciales para mejorar al máximo el servicio de atención al cliente.

Para alcanzar estos objetivos y aprovechar todo su potencial, las organizaciones deben seguir las siguientes pautas:

  • No enviar llamadas promocionales fuera del horario comercial.Lo honesto y efectivo es enviar solo notificaciones urgentes cuando supongan una mejora real para el cliente. Por ejemplo, si se ha contactado con un grupo de usuarios para convocarlos a un evento y este se cancela a última hora, podríamos utilizar las robocalls para hacer llegar este tipo de información, independientemente de la hora.

De todos modos, siempre hay que intentar en medida de lo posible que estas llamadas no tengan lugar en horarios extremos, ni excesivamente pronto ni muy tarde.

  • Utilizar las robocalls para ofrecer al cliente promociones interesantes

Este sistema no debe usarse como método de información masiva, sino para ofertas o promociones clave.

Además, es esencial que se hagan siempre dando facilidades para que los usuarios puedan ponerse en contacto con un agente.

Las robocalls tampoco pueden convertirse en el único medio para comunicar ofertas a nuestros prospectos o a los clientes actuales. Lo idóneo, de cara a poner en marcha una campaña de marketing eficaz, es que los usuarios recibir notificaciones mediante otros canales, como redes sociales, llamadas realizadas personalmente por un comercial o a través de mensajería instantánea.

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Es decir, las llamadas robotizadas nunca deben sustituir por completo a otros canales más personales, en los que el receptor pueda aportar un feedback.

  • No abusar

Este error es una de las causas más extendidas por las que las robocalls no gozan de una reputación demasiado buena. Y es que si el cliente recibe excesivas llamadas, puede generar en él cierto rechazo hacia la marca.

Por ello, es imprescindible no saturar, ya que puede suponer que un usuario se decante por nuestra competencia, perdiendo no sólo un cliente actual o potencial, sino también potenciando una mala reputación de la compañía.

 Ventajas de usar robocalls en la empresa

Como hemos dicho, el uso correcto de llamadas robotizadas hace que estas se conviertan en grandes aliadas para los departamentos de ventas, marketing y atención al cliente. Y en este sentido, los beneficios que aportan a la empresa son muy destacables y no debemos pasarlos por alto.

Estos son los más importantes:

  • Reducción de gastos: evidentemente, es una de las principales ventajas de utilizar esta sistema de llamadas. Puesto que se puede utilizar las 24 horas del día, los 7 días de la semana y no es necesario que haya un gran número de agentes detrás trabajando, los beneficios relacionados con el ahorro de gastos son considerables.

  • Rapidez de entrega: mediante este sistema, el número de llamadas que se realizan es muchísimo mayor que cuando se llevan a cabo de manera manual por los agentes. Esto permite que no solo se ahorren costes, sino también tiempo, algo que incide directamente en un aumento de la productividad.
  • Flexibilidad: puesto que los resultados son medibles en tiempo real, las estrategias pueden ser modificadas con rapidez, de manera que se adapten a las circunstancias y podamos llevar a cabo campañas eficaces y eficientes. Así, es posible realizar cambios desde el primer momento, para que los objetivos definidos con antelación se alcancen más rápidamente.

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