RPA o Robotización Automática de Procesos: qué es, cómo funciona y cómo aplicarla en tu negocio

RPA

El software RPA o la Automatización Robótica de Procesos (por sus siglas en inglés) es un programa que desde hace varios años está transformando por completo la operatividad de numerosas compañías.

Estos programas permiten la instauración de nuevos procesos automatizados, mejorando el trabajo que realiza el talento humano. Si tienes dudas acerca de qué es, cómo funciona y cuáles son las ventajas que podría aportar a tu organización, te lo explicamos todo en este post.

Para entender mejor la RPA debes saber que la misma se basa en una serie de reglas específicas que buscan la robotización de tareas mecánicas.

Esto significa que el software opera con instrucciones predefinidas, por ende, dependiendo del alcance de la tecnología, se podrán agilizar cierto tipo de actividades. Es probable que con el paso del tiempo y los avances notorios en de la IA y el machine learning se abarquen una cantidad mayor de procesos.

¿Cómo funciona la robotización automática de procesos?

Se podría decir que la robotización automática implica no solo dar efectividad y fiabilidad a los procesos bien estructurados; también incluye la autonomía de decisión para ajustarse a entornos más cambiantes, donde las variables de las tareas son muchas o las condiciones de trabajo pueden cambiar.

La automatización robótica de procesos no puede ser puesta en marcha sin una buena infraestructura tecnológica, ya que la misma funciona con bots configurados a través de aprendizaje automático. Estos pueden aprender de las opciones de los humanos y así actuar de manera predictiva y por imitación, ejecutando tareas rutinarias con mucha precisión.

Gracias a la RPA es posible disminuir la carga de trabajo de los trabajadores, dándoles responsabilidades de mayor importancia. Los procesos mecánicos quedarán a cargo de los bots y con esto la empresa ganará tiempo y se reducirán los errores.

Puede que parezca compleja la transferencia de las tareas mecánicas, pero hoy día es posible integrar la RPA a la arquitectura actual de las organizaciones sin complejizar los sistemas operativos en uso. El funcionamiento de la RPA se produce de la siguiente manera:

  • – Los encargados de desarrollar los procesos deben identificar las tareas que serán delegadas al software RPA.

  • – El gestor de bots hace la asignación y el seguimiento de las tareas.

  • – Las aplicaciones informáticas interconectadas con el software sirven de plataforma para la interacción de usuarios y de robots.

  • – Los distintos bots conectados al software se ocupan de las interacciones entre las diferentes aplicaciones de la empresa.
automatizar procesos en la empresa

 ¿Cuáles son las herramientas de RPA?

Las herramientas o funcionalidades que pueden conformar un software de RPA pueden ser muy variadas. Todo dependerá del flujo de trabajo identificado y los procesos que se agilizarán con la ayuda de los bots. El objetivo es disminuir la intervención humana en tareas muy rutinarias y, en el mejor de los escenarios, llegar a procesos totalmente desatendidos que se ejecutan con total confianza y seguridad.

El conjunto de herramientas de la RPA requiere de configuraciones sencillas porque se basan en la misma infraestructura tecnológica que emplean a diario los colaboradores. El resultado es una reducción del trabajo manual y una mayor satisfacción del equipo.

Características de Software RPA

Las características técnicas de una solución de RPA pueden ser muy variables, pero a continuación te mostramos las cualidades que consideramos indispensables:

  • – Facilidad de uso para cualquier empleado dentro de la empresa. Lo deseable es que se puedan crear nuevos bots con sencillez. Además, que la recolección de datos sea igual de simple.

  • – Escalable para que se ajuste a las necesidades de la empresa y pueda modificarse cuando se necesite.

  • – Fiable para confiar en que las tareas automatizadas serán llevadas a cabo sin problemas.

  • – Inteligente para la predicción y análisis de datos. Asimismo, para aprender y aplicar mejoras en los procesos.

  • – Segura para gestionar las credenciales y accesos de usuarios y encriptar la información.

  • – Compatibilidad para interactuar con aplicaciones empresariales.

 

¿Cómo integrar esta tecnología en la empresa?

El modo de integrar el RPA en tu empresa dependerá de la clasificación de las tareas, ya que no todas las actividades podrían ser automatizadas. Estas son algunas de las posibilidades:

Automatización de tareas transaccionales: con frecuencia son las tareas más repetitivas que te generan el mayor volumen de trabajo dentro de la empresa. También, pueden darse errores, por lo que RPA ayuda a ganar productividad y efectividad.

  • – Procesos que demandan mucho tiempo: por ende, consumen mucho de la jornada de los trabajadores.

  • – Procesos con escalabilidad fija: actividades que tienen cambios predictivos y estacionales.

  • – Tareas estandarizadas: por último, están los procesos cuya ejecución se produce siempre de la misma manera.

Ventajas de la robotización automática de procesos

Los beneficios de los programas de software RPA son:

  • – Ejecución constante y continúa de procesos en jornadas de 24/7.

  • – Optimización de tareas y aumento de la calidad.

  • – La robotización de procesos resulta muy efectiva para gestionar los picos de demanda y controlar los tiempos de entrega. Esto tiene un impacto positivo en la atención al cliente.

  • – Las jornadas de los colaboradores se libran de tareas mecánicas y repetitivas, así los empleados pueden concentrarse en actividades de alto valor.

  • – Incremento de la reducción de costes y los retornos de inversión.

  • – Se hace más sencillo monitorizar los datos y procesos.

Tener una herramienta de software RPA para tu empresa es muy viable. En Más IP podemos encontrar muchas formas en las que una tecnología como esta puede ayudarte a ganar altos niveles de efectividad. Contáctanos para una asesoría.

FAQs

¿Qué significa RPA?

RPA o Robotic Process Automation es una tecnología de automatización de procesos empresariales que utiliza bots para completar numerosas tareas.

¿Cuáles son los usos del RPA?

La utilización que se puede dar a la RPA es muy variada, ya que su objetivo es automatizar flujos de trabajos. Los bots pueden resultar muy útiles para los procesos de onboarding de nuevos empleados o clientes, mejorar la atención al cliente, en el procesamiento de nómina o facturas, hacer comparativa de precios, recolección de datos, entre otros.

¿Qué procesos se pueden automatizar con RPA?

En general, se pueden automatizar muchas acciones hechas por humanos, incluyendo actividades repetitivas y de cierta complejidad. También, procesos con mucho volumen, demorados y de transferencia de datos entre diferentes sistemas virtuales.

Bibliografía

Caramé Matres, P. (2020). Asignación automática de tareas mediante tecnología de robotización RPA.

Quintanilla Laserna, D. M. (2021). Optimización de procesos operativos a través de la automatización robótica de procesos (RPA).

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