Secretaria Virtual: la integración de CRM + Telefonía IP

El CRM (Customer Relationship Management) es un sistema que permite realizar una gestión efectiva de la relación de la empresa con los clientes. Gracias a esta herramienta, los distintos departamentos de una compañía, tienen un acceso rápido y preciso a los datos de contacto, las interacciones realizadas con anterioridad, o cualquier otro tipo de información relevante.

Por otra parte, la telefonía VoIP, (Voice Over Internet Protocol), transforma la voz y la imagen en paquetes de datos, de manera que se puedan enviar a través de internet, lo que permite agregar servicios que la telefonía tradicional no soporta.

Estas dos tecnologías son ya útiles de por sí para la empresa, pero a los servicios tecnológicos actuales hay sumarles un nuevo avance: la secretaria virtual. Se trata de un software que aporta la integración de las aplicaciones CRM con la Telefonía IP, lo que supone una serie de ventajas, que hace que este sistema sea beneficioso para cualquier organización, independientemente de su estructura o de su tamaño.

Mediante esta combinación, la compañía obtiene un sistema de gestión y comunicación con los clientes, rápido, eficaz y de enorme eficiencia, que permite atenderles cuando no estamos en la oficina, o la persona que suele hacerlo tiene que realizar otras gestiones.

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Funciones del secretariado virtual

Cada vez hay más empresas que utilizan los servicios de un secretariado virtual, bien sea sólo para atender las llamada, o también para que se realicen reservas, organizar calendarios, responder e mails, y demás labores de secretariado.

A través del software de secretaria virtual, el cliente recibe un mejor servicio y más útil: cuando se recibe una llamada, se abrirá una ficha de la empresa con la que va a hablar, que incluye los mensajes del cliente y los datos de la compañía.

Todas las llamadas que se realizan quedan registradas, para que tanto el cliente como la secretaria virtual tengan toda la información y un seguimiento del resultado de las mismas.

Además, mientras se atienden las llamadas, se pueden enviar emails, o desviar la llamada, dependiendo de lo que el cliente quiera. Y por último, podremos también gestionar los calendarios de citas de manera fácil y eficaz.

El software de secretaria virtual funciona a través de un sistema de integración de CRM y telefonía IP a través del que se obtiene una plataforma que administra todas estas tareas de manera sencilla.

El funcionamiento es tan básico como efectivo: en el momento en el que entra una llamada, en la pantalla aparece una ficha que incluye toda la información de la empresa, con lo que se puede atender la llamada de manera fácil y eficaz. Una vez realizada, esta se pasa al cliente, quien nos dará instrucciones sobre los pasos a seguir.

Esta ficha puede incluir tantos datos como consideremos oportunos, tales como contactos previos, reuniones, satisfacción con el producto e incluso datos personales que el cliente haya facilitado en conversaciones anteriores, lo que permite personalizar el trato.

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Las principales funciones que todo sistema de CRM y telefonía IP incluye son las siguientes:

  • Registro exhaustivo de las llamadas enviadas y recibidas.
  • Identificación integral de las llamadas recibidas, con visualización de la información del
  • Seguimiento de las llamadas realizadas, obteniendo datos de la cantidad que se han llevado a cabo, y los resultados obtenidos en ellas.
  • Posibilidad de crear un registro en tiempo real del resultado de la llamada, que quedará almacenado para usos posteriores.
  • Grabación de las llamadas tanto emitidas como recibidas, con lo que se pueden realizar controles de calidad, de manera sencilla y sin costes adicionales, que permitirán mejorar las interacciones con los clientes.

Ventajas de un software de secretaria virtual

Las empresas de secretariado virtual obtienen numerosos beneficios a la hora de usar esta herramienta que integra dos tecnologías en auge y que repercute de manera directa en la calidad del servicio ofrecido al cliente.

  • Rapidez de respuesta: el acceso inmediato a la ficha del cliente al recibir la llamaba permite ahorrar tiempo, no sólo en la búsqueda de datos, sino también en su recopilación.
  • Trato personalizado: podemos guardar datos personales de los usuarios, que utilizaremos en contactos posteriores, con lo que podremos ofrecerle una atención personalizada y a su medida. Esto supone el punto de inflexión para conseguir una diferenciación que ayudará en los procesos de fidelización de clientes.

  • Datos actualizados: si en cada contacto añadimos referencias sobre el resultado de la llamada, tendremos a nuestra disposición información relevante y útil, no sólo para nuestras próximas llamadas, sino para que el cliente las pueda usar a la hora de definir estrategias de ventas o de marketing.

Flexibilidad y Movilidad: al utilizar un sistema en la nube, el acceso en un entorno seguro se puede realizar desde cualquier lugar donde tengamos un dispositivo compatible y una conexión a internet.

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