El fax virtual, la alternativa económica y ecológica

El fax virtual, la alternativa económica y ecológica

En la era de las aplicaciones informáticas y la información, la aparición de nuevos canales de comunicación, ha limitado el uso de métodos tradicionales como el correo postal o la telefonía analógica.

Sin embargo, aún determinadas empresas, por circunstancias diversas, deben seguir utilizando algunos de estos métodos. Es lo que sucede con el fax.

Desde la aparición y posterior desarrollo de la tecnología basada en VoIP, que permite convertir la voz en paquetes de datos y enviar documentos desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo donde haya una conexión a internet, las empresas han dejado de invertir en costosas máquinas y aún más caros consumibles destinados únicamente a enviar faxes.

Pese a todo esto, muchas compañías necesitan, aún hoy, ponerse en contacto con determinados clientes o proveedores a través del fax, por lo que se han desarrollado los software de fax virtual.

Mediante esta herramienta, las empresas pueden enviar faxes, sin necesidad de invertir en consumibles, ni en una máquina de fax, y lo que es más importante, no es necesario imprimir el documento a enviar como sucedía antes.

Cómo instalar un fax virtual

La instalación de un fax virtual es muy fácil, sólo necesitas un dispositivo conectado a internet y una cuenta de correo electrónico. Gracias a los servicios de VoIP en la nube, podrás acceder al servicio de fax virtual desde cualquier lugar, y podrás recibirlos y enviarlos sin necesidad de estar en la oficina.

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Habitualmente el proceso es muy sencillo. El usuario deberá escribir en el campo “Para” el número de fax al que se quiere enviar la documentación, y normalmente el proveedor de IP proporciona un dominio que deberá introducir después.

Por otra parte, en el asunto, el remitente deberá incluir una clave, facilitada igualmente por el proveedor, de manera que sólo él pueda enviar o recibir faxes. Esto es lo habitual, aunque el proceso concreto dependerá de la empresa que ofrezca el servicio.

Además, si una empresa cuenta con una centralita de VoIP, el mismo software contiene habitualmente la aplicación de mail to fax o fax to mail, que permite el envío y la recepción de faxes de manera virtual, mediante la integración de ambas herramientas.

Ventajas del fax virtual

A pesar del poco uso que se suele hacer en una organización del envío de faxes, es conveniente que las empresas cuenten con un software de fax virtual, ya que por un coste diminuto, podemos seguir en contacto con esos clientes o proveedores cuyos sistemas de comunicación son más obsoletos.

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Estas son algunas de las múltiples ventajas que ofrece el fax virtual sobre el fax tradicional:

  • Inversión inicial: el gasto inicial es infinitamente inferior al que debes realizar en caso de adquirir una máquina de fax tradicional. En el caso más caro, deberás pagar por el software, y la tarifa de tu proveedor de VoIP, si no cuentas con una.
  • Cero coste de mantenimiento: el mantenimiento es nulo. Mientras que con un fax convencional deberás invertir periódicamente en consumibles, que suelen tener un precio muy elevado, con un fax virtual no necesitas imprimir nada, por lo que el coste en tinta es cero. Además, las maquinas de fax se estropean, con lo que su mantenimiento también supone un gasto añadido.
  • Cuidar el medio ambiente: el fax virtual es una manera muy ecológica de enviar y recibir documentos, ya que no necesitarás imprimirlos, por lo que el gasto en papel se reduce significativamente. Pero además, los cartuchos de tinta son difíciles de reciclar, por lo que con este gesto también ayudarás en este sentido.
  • Facilidad de manejo: la complejidad del envío y recepción de faxes de manera virtual es inexistente. Es casi tan sencillo como hacerlo a través del mail.
  • Movilidad: con un fax tradicional sólo puedes enviar o recibir documentos en el lugar físico donde se encuentre la máquina, mientras que el fax virtual lo puedes hacer en cualquier sitio donde haya un dispositivo y una conexión a internet.

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