La tecnología de VoIP ofrece a las empresas una serie de ventajas que hace que este tipo de telefonía se esté extendiendo rápidamente en el entorno empresarial, sobre todo en los últimos años.
Uno de estos beneficios es indudablemente la movilidad. Esta característica debe ser protagonistas en todas las formas de comunicación empresarial, ya que es una ventaja esencial en el mercado actual en el que estamos inmersos.
Independientemente del tamaño del negocio o el sector en el que opere, la movilidad es un requisito imprescindible, pero más lo es en el caso de compañías en expansión, ya que estas necesitan una plataforma de comunicación eficaz, de calidad y que pueden usar en cualquier momento y desde cualquier lugar.
A través de la VoIP y de un Softphone, nuestros empleados podrán recibir llamadas y emitirlas, así como utilizar otros servicios de la centralita virtual, desde cualquier dispositivo que cuente con una conexión a Internet, ya sea desde su Smartphone o tablet, e incluso desde su ordenador portátil.
Aunque a primera vista nos parezca una plataforma muy avanzada, la realidad es que los teléfonos con software o las aplicaciones de VoIP no son un fenómeno nuevo. De hecho, la mayoría de los consumidores ya descargan e instalan un software específico para realizar llamadas VoIP.
Estas aplicaciones se pueden descargar a cualquier dispositivo y después de registrarnos, ya podemos hacer o recibir llamadas. A nivel empresarial, el proceso es parecido (aunque con algunas variaciones, como más adelante veremos).
Qué es un Softphone y qué es necesario para poder utilizarlo
Un Softphone es un software que se utiliza para realizar llamadas de VoIP a través de un dispositivo que tenga conexión a Internet. Dicho de otro modo y en pocas palabras: lo que hace esta aplicación es convertir nuestro dispositivo en un teléfono multimedia.
La configuración y utilización de un Softphone es extremadamente sencilla. De hecho, no se requieren amplios conocimientos técnicos y las interfaces suelen ser intuitivas y muy fáciles de usar.
Para poder realizar llamadas mediante un Softphone sólo necesitamos lo siguiente:
- Un proveedor de telefonía VoIP: este nos puede ofrecer información sobre cuál es el Softphone más adecuado para nuestra empresa.
Pero además, si es necesario, también nos asesorará durante todas las fases del proceso de instalación y utilización (aunque, como hemos dicho anteriormente, su puesta en marcha no requiere grandes cualidades técnicas). - Un dispositivo: que puede ser un Smartphone, una tablet, un ordenador portátil o un PC de sobremesa (aunque en este último caso no conseguiríamos la movilidad que nos ofrece el resto de los dispositivos y que es, sin duda, la mejor ventaja añadida de esta aplicación).
- Una conexión a Internet: mediante Wifi, satélite, 3G, 4G o 5G. La plataforma es indiferente, pero, como es lógico, cuanto más potente y estable sea, mejor será el servicio obtenido y la calidad de las llamadas.
- Instalación del Softphone: para empezar a realizar llamadas tan sólo tenemos que instalar el Softphone elegido a nuestro dispositivo.
Los softphones para servicios VoIP empresariales no son tan diferentes de las aplicaciones de consumo. Su instalación y configuración lleva poco tiempo y los empleados podrán comenzar a usar el servicio telefónico de inmediato.
Criterios para elegir el Softphone adecuado
Existe una gran cantidad de Softphone en el mercado, y la mayoría de ellos proporcionan más o menos las mismas aplicaciones para la empresa. Pero a la hora de optar por el que mejor se adapte a nuestro negocio, es importante tener en cuenta dos diferenciaciones importantes las aplicaciones dirigidas al usuario particular y las enfocadas al entorno empresarial.
Las primeras son aplicaciones como Skype o las llamadas que realizamos a través de Whatsapp, que permiten conectar entre aquellos usuarios que tengan instalada esa misma aplicación.
Las segundas son las que permiten realizar llamadas a teléfonos convencionales, ya sean fijos o móviles, sin necesidad de que el receptor tenga instalada también la aplicación.
Los Softphone profesionales nos ofrecen esta función y además, nos va a permitir utilizar los servicios de una centralita, desde nuestro dispositivo móvil. De este modo, podremos hacer uso del teléfono fijo de la oficina desde cualquier lugar y en cualquier momento. Otra característica de los Softphone profesionales es que están pensados para poder integrarlos en los programas de gestión que utiliza la empresa. Así, por ejemplo, mediante la implementación de esta tecnología en nuestro CRM, podremos añadir un enlace en la ficha de los clientes, de manera que se les pueda llamar desde esa misma pantalla.
De la misma manera, podremos acceder de manera automática a la ficha del cliente, cuando sea él quien realice la llamada y una vez identificado.
Esta unión entre CRM y Softphone permite que los agentes puedan adelantarse a las peticiones de los usuarios y acortar los tiempos de cada llamada. Estas ventajas optimizarán al máximo todos los procesos del departamento de Atención al Cliente y del resto de servicios del negocio en los que haya algún tipo de interacción entre la organización y los usuarios.
Por último, esta tecnología nos permite el acceso a informes y analíticas estadísticas mediante las que podemos recibir información relevante sobre el número de llamas recibidas y enviadas. Esta recopilación de datos también incluye los orígenes y destinos de las mismas, su duración y la extensión de la empresa que las ha realizado.
Esto nos facilitará analizar rápidamente y en tiempo real posibles fallos en nuestros procesos de ventas. De este modo, es posible reaccionar a tiempo a realizar los ajustes que sean necesarios para que no afecten al rendimiento del negocio.
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