Software para teletrabajo: las funcionalidades necesarias para su implementación

A la hora de instalar y configurar el trabajo en remoto en una organización, es necesario contar con una serie de herramientas, que son imprescindibles para desarrollar las labores empresariales con eficacia y flexibilidad.

El software para teletrabajo es, sin duda alguna, la más importante y el pilar en el que se sustentará toda la estructura que permitirá a los trabajadores llevar a cabo sus funciones, independientemente del lugar donde se encuentren.

 

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Características imprescindibles en un software para teletrabajo

Cuando decidimos implantar el teletrabajo en nuestra empresa, debemos dedicar un poco de tiempo a escoger el software más adecuado. Esta elección dependerá, principalmente, de las características de la compañía, pero es cierto, que en cualquier circunstancia, deberá cumplir unos requisitos mínimos.

Estos son los cuatro puntos principales en los que debe basarse esta nueva modalidad de empleo, y para satisfacer cada uno de ellos el software para teletrabajo deberá contar con una serie de características que faciliten esta labor:

  • Comunicación: puesto que a la hora de teletrabajar los empleados no se encuentran en las oficinas, es de vital importancia que la comunicación entre ellos y la empresa sea muy fluida. No se trata de controlar al trabajador, sino de que este no se sienta desamparado. Por ello, necesitaremos una herramienta que nos permita mantener el contacto inmediato de manera rápida y sencilla. Un chat interno es el mejor instrumento para hacerlo.

A través del chat, se puede mantener una comunicación fluida tanto en vertical, con los superiores, como en horizontal, con los compañeros, de manera que se puedan solucionar dudas, imprevistos puntuales o cualquier otra consulta de manera inmediata.
Además, un chat permite crear grupos de trabajo, para que las interacciones entre personas que trabajan en un mismo proyecto, pero en diferentes ubicaciones, sean más sencillas.

  • Colaboración: A pesar de que, como hemos visto, el chat es una herramienta realmente útil en una organización, habitualmente es necesario tratar temas con mayor profundidad. Y, en estos casos, es conveniente que los encargados de poner en marcha un proyecto se puedan ver las caras, aunque sea de manera virtual.
    Es por ello, que un software para teletrabajar tiene que incluir forzosamente la opción de realizar llamadas en grupo, no sólo de audio, sino también de vídeo. Las videoconferencias son necesarias a la hora de sacar adelante un proyecto, cumplir un objetivo o simplemente para mantener al equipo coordinado y colaborando entre ellos.

Además, esta aplicación deberá permitir compartir archivos, con todo el grupo, o con algunos de sus miembros y también editar los documentos, en tiempo real y en línea, pudiendo otorgar y denegar permisos para ello a cada participante.

  • Planificación: la organización es vital en el desarrollo de cualquier tarea profesional. Sobre todo cuando se trabaja en equipo. Por ello, además de mantener una comunicación muy fluida entre los miembros de un equipo, es interesante que estos puedan compartir una herramienta que les permita planificar, marcando las diferentes acciones como pendientes, realizadas o pospuestas o destacando qué actividades son más urgentes o tienen mayor prioridad.
    Para ello, el software para teletrabajar deberá incluir calendarios que puedan ser compartidos y editados por todos los participantes de un mismo proyecto, así como por los supervisores y coordinadores del mismo.
  • Mantenimiento: otro punto a tener en cuenta para implementar el teletrabajo es el mantenimiento del software. No sería muy útil que cada vez que surgiera una incidencia el trabajador o el técnico se tuviera que desplazar, para ponerle solución.

Por eso, es muy importante que el software permita realizar un mantenimiento preventivo en remoto.
El proveedor de VoIP, que nos instale y configure el software, podrá así llevar a cabo actualizaciones, monitorización y comprobaciones de seguridad, sin necesidad de trasladarse al lugar donde se encuentren los equipos y sin que el trabajo diario se vea interrumpido.

 

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Centralita virtual: la solución perfecta para trabajar desde casa

En muchas ocasiones, dependiendo del tipo de empresa, se necesita más que un portátil y una conexión a internet para desarrollar desde nuestros hogares las tareas diarias. En estos casos, las centralitas virtuales se plantean como alternativas 100% eficaces para que la productividad del negocio no decaiga. Gracias a ellas, las empresas son capaces de continuar desarrollando su actividad profesional sin necesidad de que sus empleados tengan que moverse de casa.

Y es que, como la centralita en la nube ofrece infinidad de soluciones, podemos adoptar las medidas necesarias para que nuestros trabajadores no tengan que trasladarse a las oficinas, pero puedan seguir desarrollando su actividad laboral.

Las ventajas de las centralitas virtuales para las empresas con innumerables, y sus aplicaciones muy extensas, pero las más destacadas son la recepción de llamadas en fijos o móviles, la integración con el CRM y un importante ahorro económico en comparación con otras alternativas.

 

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