Un equipo híbrido necesita acordar cómo comparte información, cuándo conversa en directo y qué canal utiliza para cada tarea. La telefonía, las reuniones y los documentos ayudan cuando se integran con reglas claras de trabajo. También conviene definir quién decide, dónde se registran los acuerdos y cómo se incorporan las personas que no pudieron participar en una reunión.
La comunicación de los equipos híbridos combina trabajo presencial y remoto. Para organizarla, define canales, responsables y un lugar común donde consultar acuerdos. Las herramientas deben ajustarse a los procesos reales del equipo.
Muchas organizaciones combinan trabajo presencial y remoto en distintas proporciones. Cada equipo debe evaluar qué tareas requieren coincidencia en horario, cuáles pueden resolverse de forma asíncrona y cómo mantener el acceso a la información.
¿Cómo debería ser la comunicación empresarial para el trabajo híbrido?
El gran desafío del trabajo híbrido es mantener el compromiso y la unión de los empleados. Ten en cuenta que, al no estar presentes en la oficina para poder intercambiar conversaciones casuales y actualizarse del mismo modo que lo hacían durante una jornada presencial, los equipos pueden comenzar a sentirse desconectados.
Y al llegar a este punto, las tareas empiezan a perder enfoque, los colaboradores disminuyen su productividad y los clientes finales sufren por un servicio más deficiente. La calidad del trabajo de tus empleados y su nivel de dedicación es proporcional al éxito de tu compañía y solo la comunicación empresarial puede ayudarte a fomentar la cooperación y el trabajo en equipo.
Del mismo modo, la comunicación interna en el trabajo remoto e híbrido facilita el intercambio bidireccional entre directivos y empleados, estos últimos no solo reciben indicaciones y responsabilidades. Tienen la posibilidad de opinar sobre la organización, expresar cómo se sienten, lo que necesitan y esperan recibir. Estar abierto a recibir y escuchar lo que piensan los colegas tienen un enorme impacto en el compromiso de los empleados.
¿Por qué debes estar abierto a implementar soluciones de comunicación interna?
Los sistemas precarios de comunicación, una intranet confusa o desactualizada, la ocultación consciente o inconsciente de información crean problemas de gran alcance. Estos podrían afectar la competitividad de la compañía, la capacidad de contratar y retener talento valioso.
En cambio, compartir los conocimientos y hacerlos más accesibles a los miembros de tu empresa hará que tus empleados:
- Piensen con creatividad y propongan soluciones innovadoras.
- Tomen mejores decisiones.
- Se expresen mejor y retengan más rápido los conocimientos nuevos y existentes.
- Se impliquen más en los procesos de la organización, la comunicación incrementa el valor del empleado.
- Conozcan a la perfección la identidad y la cultura corporativa.
Puede que te preguntes: ¿no es posible hacerlo con un correo electrónico, por el WhatsApp o Telegram? Algunas organizaciones han podido manejar el trabajo híbrido con estas aplicaciones. Sin embargo, con dichas herramientas solo llegarás hasta cierto punto. Te sería imposible saber si tus empleados están absorbiendo y aprovechando la información como deberían. Por ello, las soluciones de comunicación interna más apropiadas son otras.
La centralita virtual Cloud
Una centralita virtual basada en VoIP puede conectar extensiones de equipos distribuidos y facilitar llamadas desde equipos compatibles. Su coste, calidad y requisitos dependen del servicio, la red, los dispositivos y el contrato; conviene probarla en los lugares de trabajo habituales.
La centralita virtual cloud también puede servir para desempeñar tareas de atención y soporte al cliente, ventas y marketing. Del mismo modo, facilitar la comunicación interna en entornos híbridos y remotos. En Más IP disponemos de una plataforma potente, flexible, sencilla de utilizar, personalizable y escalable con la que puedes optimizar la comunicación entre empleados y con los clientes.
Beneficios de las comunicaciones por centralita virtual
Llamadas nacionales e internacionales: compara tarifas, destinos y condiciones concretas antes de contratar.
Calidad de audio: depende de la conexión, el equipo y la configuración; realiza llamadas de prueba.
Usabilidad y operador: revisa la aplicación, soporte y condiciones de numeración del proveedor seleccionado.
Integraciones: verifica la compatibilidad concreta con CRM, ERP y herramientas de colaboración antes de implantarla.
Funciones avanzadas: enrutamiento y grabación pueden estar disponibles según plan, configuración y obligaciones de privacidad; el pago por voz requiere verificación específica.
Microsoft Teams
Microsoft Teams reúne conversaciones, reuniones, archivos y colaboración. Si se conecta con una centralita compatible, conviene comprobar las licencias y las funciones telefónicas concretas antes de prometer un flujo de llamadas determinado.
Teams ofrece chat, reuniones, archivos y extensiones de colaboración. Las aplicaciones de IA o bots dependen de cada configuración y licencia. La centralita y Teams pueden complementarse sin que una integración telefónica añada automáticamente todas esas funciones.
Alternativas para creación y distribución de información para empleados
- El boletín: no toda actualización sobre la empresa amerita una reunión, puedes enviar boletines con las noticias más importantes sobre la compañía.
- Encuestas: pueden recoger opiniones del equipo si se formulan preguntas claras y se comunica cómo se usarán las respuestas. El anonimato depende de la configuración y del tratamiento de datos, y debe verificarse antes de prometerlo.
- El chat empresarial puede facilitar conversaciones de trabajo formales e informales. La seguridad depende del proveedor, la configuración y los permisos, así que no existe un canal universalmente más seguro.
- Programa de recompensa: puede que al comienzo algunos empleados estén un poco reticentes a usar la tecnología, un programa que premie sus acciones les impulsará a dar los primeros pasos. Considera implementar un sistema de puntos por compartir contenido, interactuar con otros empleados, etc.
- Vídeo y transmisiones: pueden acercar a equipos distribuidos y apoyar formación o reuniones. Escoge plataforma, permisos y duración según la tarea. Una centralita telefónica y Teams cumplen funciones distintas, aunque puedan combinarse si existe compatibilidad.
Finalmente, nos gustaría destacar que las soluciones de comunicación interna también serán de gran utilidad para el reclutamiento, formación y bienvenidas del nuevo personal. Los profesionales recién añadidos necesitan de acompañamiento constante para adaptarse al equipo y a los procesos de tu compañía.
Antes de despedirnos, ¿te gustaría seguir aprendiendo sobre los retos del trabajo híbrido y las comunicaciones? Tenemos mucho contenido en nuestro blog que puede interesarte. Ve y da un vistazo a nuestras publicaciones.
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Preguntas frecuentes
¿La centralita virtual resuelve toda la comunicación interna?
No. Puede facilitar llamadas y extensiones para equipos distribuidos, pero necesita combinarse con procesos de documentación, reuniones y seguimiento.
¿Qué debe probarse antes de vincular Microsoft Teams?
La compatibilidad y las funciones disponibles de la centralita, las licencias y el flujo de llamadas concreto.
¿Todas las reuniones deben ser por vídeo?
No. Conviene escoger entre llamada, vídeo, chat o documento según la urgencia y el tipo de decisión.
¿Qué se debe medir?
Tiempo de respuesta interno, claridad de las responsabilidades, resolución de tareas y experiencia del equipo, sin atribuir cambios a una sola herramienta.
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