Vuelta a la nueva normalidad: ¿cómo teletrabajar de manera eficaz?

El teletrabajo o trabajar fuera de la oficina es cada vez una situación más normal en el entorno laboral. Hay empresas que llevan años permitiendo a sus empleados realizar parte de su jornada semanal desde casa, pero ha sido a raíz de la pandemia mundial por Covid19, cuando se ha convertido en una práctica habitual, sobre todo en España, donde las empresas eran aún reticentes sobre esta forma de trabajar.

Con la vuelta a la nueva normalidad, el teletrabajo se ha instaurado en la mayoría de las empresas en las que es posible llevarlo a cabo, sin embargo, para que sea eficiente y productivo es imprescindible contar con un equipo adecuado, unas herramientas eficaces y una organización exhaustiva.

 

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Herramientas imprescindibles para teletrabajar

Una de las cosas más importantes a la hora de teletrabajar de manera eficaz es contar con el equipo técnico adecuado. Estas son las cuatro herramientas imprescindibles para que podamos desarrollar nuestra tarea diaria desde casa:

  • Software de gestión en la nube: los software de gestión como el CRM o el ERP, deberán estar integrados con la centralita virtual, de manera que puedan ser utilizados de manera segura desde cualquier equipo independientemente de dónde se encuentre este ubicado.
  • Centralita virtual: la herramienta definitiva a la hora de teletrabajar. Gracias a ella vamos a poder desarrollar nuestra labor donde estemos y tendremos acceso a un gran número de aplicaciones que facilitarán nuestra tarea y optimizará el desarrollo de la jornada laboral.
  • Conexión a Internet: evidentemente es imprescindible contar con una conexión a Internet de banda ancha y lo más estable posible, ya que sin ello, el teletrabajo no se podrá desempeñar.

 

Una mención especial merecen las herramientas de comunicación: cuando los empleados de una compañía teletrabajan la comunicación constante se hace indispensable. Por eso, herramientas como Microsoft Teams, resultan especialmente útiles en estas circunstancias. Teams es una aplicación de comunicación y colaboración imprescindible que cuenta con funcionalidad imprescindibles. Estas con las más importantes:

 

  • Llamadas: podremos emitir y recibir llamadas desde cualquier parte del mundo con conexión a Internet y acceder a diferentes servicios como configurar las colas de espera, el buzón de voz o el desvío de llamadas.
  • Videoconferencias: reamente útiles a la hora de realizar reuniones con participantes de diferentes ubicaciones.
  • Eventos en vivo: como Teams puede conectar con un elevado número de personas a la vez, nos permitirá también llevar a cabo eventos virtuales, algo especialmente adecuado en estos momentos.
  • Uso compartido de archivos: la posibilidad de compartir con otros participantes documentos de audio, video, imagen o texto resulta muy ventajoso y fomenta la colaboración.
  • Chat: además, podremos chatear con otros miembros a través de la aplicación de mensajería instantánea, desde la que también podremos compartir gifs, emoticonos y archivos de diferentes formatos.
  • Integraciones con aplicaciones de Microsoft y de terceros: es una de las mayores ventajas de Teams. Gracias a estas integraciones podemos utilizar, desde cualquier ubicación, sistemas de gestión como un CRM o un ERP, así como cualquier aplicación de Microsoft.

Todas estas herramientas pueden correr a cargo de la empresa o del empleado, dependiendo del acuerdo al que lleguen ambas partes, pero recientemente se ha publicado una ley en nuestro país para regular esta nueva forma de trabajar.

 

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5 tips para teletrabajar de manera productiva

Además de los instrumentos básicos que hemos mencionado anteriormente, seguir estos cinco consejos nos ayudará a optimizar nuestro tiempo y a realizar un trabajo productivo y eficaz:

  1. Elegir el lugar de trabajo: es muy importante que si vamos a teletrabajar escojamos un lugar adecuado y fijo para desarrollar nuestra labor. Deberá ser un espacio bien iluminado, preferiblemente con luz natural, amplio en la medida de las posibilidades y con una mesa y una silla que cumpla los criterios ergonómicos de prevención de riesgos laborales.
  2. Establecer una rutina: es también muy útil establecer una rutina diaria. Comenzar siempre a la misma hora, y fijar el momento de finalización e intentar cumplirlo.
  3. Evitar distracciones ajenas al propio trabajo: evidentemente es muy difícil ser eficiente en el trabajo cuando estamos distraídos con otras cosas. Por eso, el tiempo que le dediques a trabajar dedícaselo única y exclusivamente a ello.
  4. Planificación: igual que es importante fijar un horario, es de gran utilidad también organizar las tareas por urgencia e importancia y llevar a cabo una planificación de las labores pendientes día a día
  5. Aprender a desconectar: un problema muy habitual cuando estamos teletrabajando es la falta de desconexión. Por muchas tareas pendientes que tengamos, nuestro cuerpo y nuestra mente necesitan descansar. Por eso es necesario realizar varias pausas a lo largo de la jornada y respetar los horarios de empiece y fin.

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