Teletrabajo virtual, herramientas necesarias

Cada vez más empresas optan por un modelo de trabajo en remoto que permita a sus trabajadores cierta movilidad y una mayor flexibilidad, sobre todo a la hora de la conciliación familiar. Y es cierto que ahora más que nunca se ha notado esta tendencia, debido a las restricciones de confinamiento marcadas por la pandemia del Covid-19, pero es una tendencia que en España iba creciendo cada vez en mayor medida.

Actualmente, la obligación de trabajar en remoto se ha convertido es una elección por parte de muchas de compañías, y según la opinión de muchos expertos, es una opción que ha llegado para instalarse del todo en el panorama empresarial de nuestro país, sobre todo en las pymes. Las ventajas y beneficios que aporta tanto a empresas como a empleados son verdaderamente importantes, y por ello su es una alternativa cada vez más demandada por los trabajadores y decidida por muchos gerentes de negocios.

El teletrabajo virtual permite a los empleados llevar a cabo su jornada laboral fuera de las instalaciones de la compañía, bien sea de manera permanente o puntual. Es decir, tanto si responde a una necesidad concreta o se lleva a cabo habitualmente.

Hace años, era totalmente impensable que nos quedáramos en casa para trabajar, pero -aunque estamos en los últimos puestos de la lista de países europeos que apuestan por esta modalidad- hoy en día es

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una situación mucho más común de los que imaginábamos. Además, dada vez en mayor medida se suman nuevos sectores a esta alternativa (antes reservada para solo unos pocos).

Sin embargo, para que esto sea posible es necesario contar con una serie de herramientas que lo permitan a nivel técnico y, sobre todo, organizativo. Para que el trabajo sea eficiente, tanto para el negocio como para los empleados, es vital contar con una estrategia bien definida.

Herramientas precisas a la hora de aplicar teletrabajo virtual

Lo principal es contar con una centralita en la nube que proporcione el soporte técnico para que se puedan utilizar el resto de las herramientas en remoto. Una vez que la centralita virtual está instalada, deberemos incluir las siguientes aplicaciones:

  • Chat: es una herramienta muy útil a la hora de teletrabajar, ya que permite a los empleados estar en contacto unos con otros de manera sencilla. La ventaja que tiene frente a otros canales de comunicación es la rapidez de envío y recepción. Además, con la mayoría de las aplicaciones, podemos compartir no sólo texto, sino también audio, video y documentos.
  • Videoconferencia: imprescindible para llevar a cabo reuniones de grupo, que son necesarias para mantener al equipo unido y permitir la participación de todos sus miembros. Se pueden realizar con audio y video o sólo con audio, pero cuando los empleados teletrabajan es importante que, de vez en cuando al menos, se vean las caras y compartan ideas y opiniones.
  • Móviles integrados en la centralita en la nube: de la misma manera, si integramos los móviles de los empelados a la centralita en la nube, podremos realizar llamadas entre las diferentes líneas sin coste adicional, con lo que contaremos con un canal de comunicación más.
  • Sistemas de gestión integrados: lógicamente es imprescindible para el buen funcionamiento de la empresa que los trabajadores cuenten en sus equipos con acceso a todos los programas de gestión que necesiten para realizar su labor de la forma adecuada. Estos son los imprescindibles:

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  • Gestión de tareas: es conveniente que se cuente con una aplicación que permita la organización y coordinación de las acciones que va a realizar cada miembro del equipo, de manera que no queden tareas sin realizar, ni tampoco duplicadas.
  • Gestión de relación con el cliente, CRM: un CRM es imprescindible para gestionar la relación con el cliente. Si este está integrado en la centralita virtual podrá ser compartido por todos los empleados, independientemente de donde se encuentren.
  • Gestión de recursos, ERP: de la misma manera, es conveniente que el ERP esté integrado en la centralita en la nube.
  • Espacio de almacenamiento: debido a la necesidad de compartir archivos y documentos entre los miembros de un mismo equipo, es imprescindible que cuenten con espacio de almacenamiento virtual, desde el que no sólo los miembros puedan acceder a los documentos, sino que puedan modificarlos en línea, cuando así se requiera.
  • Red privada o VPN: esta conexión permite crear una red privada local, sin necesidad de que sus integrantes estén conectados entre sí. Mediante la VPN, los miembros de un equipo lo están a través de Internet.
  • Control de productividad: por último, es necesario llevar cierto control en la productividad de los empleados, exactamente igual que lo hacemos cuando estos están realizando su labor en las oficinas. Para ello, existen aplicaciones que nos permiten saber cuándo se conectan y desconectan los trabajadores, o las labores que han llevado a cabo durante su jornada laboral.

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