¿Qué es BYOD? Definición y concepto
La tendencia BYOD (Bring Your Own Device) es una práctica empresarial en la que los empleados utilizan sus propios dispositivos para acceder a los recursos de la empresa.
Desde la aparición de los Smartphone y debido a su uso masivo en el ámbito personal, esta forma de trabajar se ha ido imponiendo poco a poco. Su implantación, por parte de las empresas, se vio impulsada por la pandemia. Actualmente, la mayoría de los empleados de cualquier organización accede a algún recurso de la compañía desde su móvil, tableta o portátil.
Según el estudio ‘People-Inspired Security’, realizado por Samsung, el 80% de los trabajadores realiza tareas personales durante su jornada laboral mientras que, el 85% atiende a tareas del trabajo en su tiempo libre, utilizando los mismos dispositivos.
Esta situación está obligando a las empresas a usar herramientas de seguridad avanzadas, que no pongan en peligro la información sensible que toda organización maneja.
Cómo aplicar la tendencia BYOD en el trabajo
Como hemos mencionado la tendencia BYOD o trae tu propio dispositivo, consiste en que los empleados utilicen su smartphone o tablet o portátil para desempeñar tareas laborales y sus asuntos personales, en mayor o menor medida.
Lo ideal es establecer previamente una política de seguridad de la información, que proteja los datos de la empresa. Pero, a la vez, que sea lo suficientemente flexible para que los usuarios puedan realizar su trabajo sin complicaciones.
Muchas aplicaciones empresariales permiten la conexión desde dispositivos personales. Un ejemplo de ellos es WhatsApp, por mencionar una de las aplicaciones más conocidas. Aunque también podemos nombrar Slack, Trello, Gmail, Tawk.to, y otras.
El siguiente paso es configurar los dispositivos y asignar las funciones que realizarán los trabajadores. Es importante que quede registrado quién realiza cada tarea y desde cuál dispositivo. En caso de problemas o diferencias, un simple seguimiento permitirá identificar el origen de la falla.
BYOD se ha convertido en tendencia porque, por un lado, beneficia a la empresa; y por otro, favorece la experiencia de empleado. Veamos de qué manera.
Ventajas de aplicar la política BYOD en las empresas
La política BYOD ofrece a las empresas una serie de ventajas. Sin embargo, para disfrutar de ellas es necesario adecuar los sistemas de gestión de la compañía para implementar esta práctica sin riesgos y de manera efectiva.
La integración de una centralita virtual con aplicaciones de comunicación y trabajo colaborativo, como Microsoft Teams, es una práctica común de BYOD. Puesto que de esta forma el operador tiene la capacidad de realizar su labor diaria desde cualquier lugar, sin necesidad de estar dentro de la empresa.
Gracias a la integración de la centralita virtual con Teams, el trabajador podrá comunicarse con sus compañeros desde diversos canales como chat, videollamada o voz. Además, los miembros del equipo tendrán la posibilidad de compartir, modificar y trabajar con un mismo archivo en tiempo real, desde cualquier localidad.
De la misma manera, se imponen las aplicaciones en la nube. Según diversos estudios realizados por empresas IT, alrededor del 90% de las organizaciones utilizan la nube de alguna manera, y el 50% utiliza los servicios en la nube como su solución preferida.
Esta tecnología permite a los empleados acceder a tecnología avanzada desde sus propios dispositivos y aprovechar todos los recursos de la empresa, estén donde estén, siempre que tengan un dispositivo conectado a internet.
Ventajas para las empresas
Las empresas que utilizan BYOD consiguen una serie de beneficios interesantes, de ahí que esta tendencia se haya popularizado de manera rápida y haya venido para quedarse. Estas son algunas de esas ventajas:
– Ahorro de costes: puesto que el empleado aporta el dispositivo para trabajar, la empresa no tendrá que invertir en esta tecnología, en la mayoría de los casos.
-Acceso a tecnología de calidad: los empleados, por lo general, tienen mejores dispositivos que las empresas. Actualmente, el consumidor medio invierte en tecnología de calidad más que las propias compañías.
-Aumento en la tasa de respuesta: puesto que el empleado tiene acceso a canales, como el correo electrónico o una app de mensajería instantánea, de manera constante, el tiempo de respuesta es menor. También es más fácil contactar al personal en caso de una emergencia.
Mejora de la experiencia de empleado
Por otra parte, la adopción de la práctica BYOD ofrece al empleado flexibilidad, con la posibilidad de trabajar desde donde quiera y organizar su propio horario.
El uso de aplicaciones en la nube, e integraciones como la centralita virtual y Teams, permite el multidispositivo. De tal manera que el trabajador podrá utilizar el que más le convenga, en cada caso.
Según las estadísticas, el 33% de los empleados manifiesta sentirse más cómodo trabajando con su propia tecnología, ya que la conoce mejor y es más efectiva.
Todo esto se traduce en una mejora de la experiencia de empleado, que se traducirá en una mayor eficiencia.
Inconvenientes de la tendencia BYOD
No obstante, la tendencia BYOD también tiene sus inconvenientes. Podríamos dividirlos en dos categorías.
-Inconvenientes para la empresa:
Seguridad cibernética de BYOD: la seguridad es una de las mayores preocupaciones de los empresarios y departamentos de TI (tecnología de la información) a la hora de aplicar la política de BOYD. Es complicado controlar que los empleados mantengan sus dispositivos actualizados, para así evitar brechas de seguridad. También es posible que utilicen redes inalámbricas no seguras para conectarse o instalen aplicaciones poco confiables. En otras palabras, la empresa no tiene control total sobre el uso del dispositivo, por lo que queda en un estado vulnerable. Por ello, a la hora de adoptar esta tendencia es importante informar y formar al empleado en ciberseguridad.
-Inconvenientes para el empleado:
No desconexión: el trabajador que adopta la tendencia BYOD ha de tener una buena gestión del tiempo. Sin ella, es posible que dedique gran parte de sus horas libres y de descanso al trabajo, lo que a la larga, pasará factura en su rendimiento y empeorará la experiencia de empleado.
Otras tendencias de movilidad empresarial
Además de BYOD, existen otras prácticas en una línea parecida, que permiten al empleado compartir dispositivos para sus tareas laborales y personales.
- El CYOD (Choose Your Own Device): ofrece la posibilidad de elegir entre varios dispositivos, pero los proporciona la empresa. El empleado podrá usarlo en los dos ámbitos, pero respetando las normas de la compañía.
- El COPE o (Corporate Owned, Personally Enabled): son dispositivos que se usan en el ámbito personal, pero generalmente para tareas empresariales. En algunos casos las compañías permiten su uso personal, pero suele estar muy controlado.
- El modelo COSU (Corporate Owned Single Use): son dispositivos de la empresa pero que tienen un uso muy concreto. En este caso el uso personal está muy limitado.
- El COBO o (Company Owned, Business Only): no hay posibilidad de que el empleado utilice su dispositivo para el ámbito personal. Es complicada su implementación ya que requiere muchos controles y restricciones.
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