Actualizado 20 de octubre de 2022
Las ventajas que ofrece la telefonía VoIP a las empresas en el ámbito de las comunicaciones son obvias. Y no sólo en cuanto a un considerable ahorro en la inversión, sino también en cuanto a funcionalidades.
Uno de estos beneficios es la centralita virtual. Se trata de una herramienta que, entre otras funcionalidades, permite a las compañías contar con una única plataforma para todas las sedes que formen la compañía, independientemente de la ubicación de las mismas.
Ventajas de la centralita virtual para empresas con más de una sede
Gracias a la centralita virtual, cualquier organización, independientemente de su tamaño o de dónde estén sus delegaciones, puede contar con un único sistema de telefonía para todas sus sedes. Por ello, este sistema también es conocido como centralita virtual multisede.
Esto les proporcionará las mismas ventajas que si las diferentes oficinas se encontraran en un mismo edificio, aunque la ubicación física de cada una de ellas esté separada de la otra por miles de kilómetros.
Esto es posible gracias a que la centralita virtual está alojada en la nube, por lo que el acceso a sus funciones se podrá llevar a cabo desde cualquier lugar, con un dispositivo conectado a Internet. Es decir, ya no hacen falta grandes instalaciones físicas para tener una centralita. La tecnología cloud ha abierto un gran número de posibilidades empresariales en todos los niveles, y la comunicación es uno de ellos.
Estas son los cuatro grandes beneficios que podemos obtener a la hora de contratar una centralita virtual multisede:
1.Reducción de costes: como es obvio, esta es una de las ventajas más importantes para las empresas a la hora de decidirse por una centralita virtual, y más en el mercado actual, donde los negocios deben poner en marcha estrategias encaminadas al ahorro para mejorar los resultados y, por lo tanto, la productividad. La reducción de costes está presente en todas las fases de instalación de la centralita virtual. De hecho, comienza desde el momento de la instalación, ya que no vamos a necesitar ninguna infraestructura nueva para poner en marcha la centralita en ninguna de nuestras sedes. Por lo tanto, la eliminación de los recursos físicos supone la primera manera de ahorrar.
Pero además, las empresas verán cómo las centralitas virtuales reducen drásticamente la factura telefónica, ya que las llamadas entre extensiones pueden incluirse en el servicio según la configuración y el contrato; conviene comprobar el coste de llamadas a números fijos y móviles.
Por último, con la centralita virtual podemos revisar tarifas de llamadas internacionales y compararlas con la alternativa actual. Estas no son gratuitas, pero su coste se reduce en gran medida si lo que comparamos con el de una centralita física, utilizando la telefonía tradicional. Ambos sistemas supondrían unos elevados gastos adicionales.
2.Mejora en la calidad de los servicios de atención al cliente: otro gran beneficio de la instalación de una centralita virtual para empresas con varias sedes es que se puede acceder a los mismos servicios desde cualquiera de ellas. Además, una centralita IP permite la integración con otras herramientas de gestión de la empresa, como el CRM. Al implementar un software de gestión de la relación con el cliente con una centralita virtual, podremos acceder a todas las funcionalidades del mismo desde cualquiera de las sedes de la compañía.
Todo esto repercutirá directamente en la mejora de la calidad de los servicios de Atención al Cliente, de manera que seremos capaces de crear una experiencia única para él, tanto si es actual como potencial.
3.Facilidad y rentabilidad en el mantenimiento: otra gran ventaja de la centralita virtual multisede es la facilidad a la hora de llevar a cabo un mantenimiento eficaz. Puesto que contamos con una única plataforma para todas las sedes de la empresa, el equipo técnico podrá realizar el mantenimiento de manera rápida, sencilla y en la mayoría de los casos sin necesidad de interrumpir la labor que estén realizando los trabajadores. Y de hecho, muchas veces se pude hacer de modo remoto.
Por otro lado, este tipo de tecnología permite que nuestro proveedor de VoIP lleve a cabo un mantenimiento preventivo de forma periódica. Estos controles nos alertarán sobre cualquier anomalía en el servicio, de manera que se puede solucionar antes incluso de que se produzca el error.
Además, las actualizaciones y configuraciones adicionales se realizarán en todos los dispositivos y en todas las sedes en el mismo momento, evitando incompatibilidades y facilitando el trabajo, sin interrupciones ni parones.
4.Control del sistema más fácil y eficaz: al contar con un panel unificado para todo el sistema de telefonía de la empresa, independientemente de lo grande que esta sea y de los puntos físicos en los que se encuentre ubicada, el control de toda la plataforma es más sencillo y eficaz.
El seguimiento de la actividad que se realiza desde la centralita es también global, y los informes que se generan nos ofrecerán información sobre las llamadas recibidas y enviadas desde cualquiera de las ubicaciones vinculadas a la centralita.
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Sectores donde la centralita multi-sede marca más la diferencia
Grupos de concesionarios y automoción
Un grupo con cinco marcas y cuatro sedes puede tener un único número de atención donde el IVR derive automáticamente al taller, al departamento de ventas o a la sede más cercana al cliente, sin que el cliente tenga que recordar el número de cada ubicación.
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