La necesidad de las empresas de contar con un departamento de Atención al Cliente de calidad es innegable, ya que a través de él, pueden gestionar de un modo eficaz las comunicaciones con sus activos más importantes.
La importancia de brindar un buen servicio siempre ha sido indudable, pero más que nunca ahora, cuando vivimos en un mercado muy globalizado donde la competencia y los productos/servicios ofrecidos son cada vez mayores. En este sentido, es esencial poder ofrecer un valor añadido que nos permita diferenciarnos del resto.
Por otro lado, los clientes son cada vez más exigentes: ya no sólo buscan precio y calidad, sino también una buena atención, un trato personalizado y un servicio rápido. Ya no se conforman, por lo que usuario no está satisfecho con el servicio o la atención, es muy probable que abandone nuestra empresa, y además contará su mala experiencia a otros consumidores. Esto, a la larga, llevará a pérdidas importantes que afectarán a los resultados del negocio.
Por todas estas razones, hoy en día se hace obligatorio brindar un buen servicio o atención al cliente. Y así, las centralitas telefónicas dedicadas a tal fin han ido evolucionando hasta nuestros días.
Actualmente, la mayoría de las compañías se han dado cuenta de los beneficios de contar con un sistema de gestión integral de comunicaciones alojado en la nube.
Principales diferencias entre las centralitas en la nube y las físicas
A grandes rasgos, la principal diferencia entre una centralita local y una centralita alojada en la nube, es que en el primer caso, la empresa necesita espacio físico e instalaciones adecuadas para su correcto funcionamiento, mientras que en el segundo, solo es preciso contar con un dispositivo conectado a internet.
Asimismo, otro aspecto que las diferencia es que una centralita física supone una inversión mucho mayor por la empresa, y además solo se pueden realizar y recibir las llamadas. Si buscamos contar con otra serie de servicios, es necesario contratar un operador de telecomunicaciones. Es decir, las líneas telefónicas o el acceso a Internet se contratan a parte.
Por el contrario, si contamos con un proveedor de servicios de telefonía IP en la nube, el negocio podrá integrar soluciones que engloban servicios de centralita virtual, líneas telefónicas VoIP, acceso a Internet o servicios de call center, entre otras posibilidades.
A parte de esta característica, la centralita virtual nos permite utilizar una serie de aplicaciones que con la física serían impensables, y además aporta una serie de ventajas muy positivas para diversos aspectos del negocio, como veremos a continuación.
Cómo una Centralita Virtual ayuda a aumentar la productividad de los equipos y a mejorar la comunicación interna
Una centralita virtual permite a las empresas de cualquier tamaño implementar plataformas de comunicación más flexibles y accesibles, por costes considerablemente menores, en comparación con una centralita física. Gracias a su funcionamiento, los servicios y herramientas de comunicación siempre están disponibles sin importar el horario o la ubicación geográfica. De modo tal, que los empleados pueden interactuar entre sí y con los clientes en cualquier momento.
Además, estas centralitas incluyen servicios complementarios a las llamadas, como la mensajería instantánea, las videoconferencias, bases de datos de clientes y proyectos, vinculación con programas empresariales y de gestión de equipos para compartir archivos y más. Todo en un único entorno, simple de manejar.
Las centralitas IP también son compatibles con la movilidad de empleados, ya sea porque estén trabajando fuera de la oficina o en ubicaciones geográficas diversas. El software es compatible con teléfonos fijos, ordenadores y móviles, por ello, los agentes siempre podrán estar conectados y disponibles. De ese modo, las organizaciones pueden ofrecer a sus equipos herramientas de trabajo innovadoras y que se adaptan a diferentes circunstancias.
Ventajas principales de una Centralita Virtual para la empresa
La centralita virtual es una herramienta muy útil para cualquier tipo de empresa, independientemente del tamaño que tenga, del modelo organizativo que utilice o de la naturaleza de sus servicios o productos. En cualquiera de los casos, existen una serie de ventajas que nos proporciona el uso de la centralita en la nube que una física no nos va a aportar. Estos son las ventajas más importantes:
- Accesibilidad desde cualquier lugar: Permiten a los trabajadores acceder a las funciones de la centralita virtual desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Con tal de que tengan acceso a Internet pueden estar disponibles a través del teléfono, mensajería, correo electrónico u otros servicios como chat instantáneo. Esto permite una mejora en la capacidad de respuesta con los clientes que hoy esperan una respuesta inmediata de las empresas.
- Flexibilidad: Permiten a las empresas agregar o quitar líneas telefónicas con facilidad según sus necesidades.
- Costes reducidos: No requieren la compra o instalación de hardware físico, lo que reduce los costos iniciales y de mantenimiento. Una centralita virtual ofrece un sistema de comunicaciones robusto, adaptado a las necesidades de tu negocio a un costo mínimo.
- Mejor servicio al cliente: Ofrecen funciones avanzadas como la transferencia automática de llamadas, la grabación de llamadas y la identificación automática del número de llamada, lo que mejora la eficiencia y la satisfacción del cliente.
- Escalabilidad: La escalabilidad es una de las principales ventajas de las centralitas virtuales. Permiten a las empresas adaptarse a sus necesidades cambiantes de manera sencilla y eficiente, sin tener que preocuparse por la compra y el mantenimiento de hardware adicional.Al estar alojadas en la nube, las centralitas virtuales pueden ajustar el número de líneas telefónicas y las funciones según las necesidades de la empresa. Esto significa que las empresas pueden agregar o quitar líneas telefónicas y funciones según sus necesidades, sin tener que preocuparse por los costos adicionales o la complejidad técnica.
Además, la escalabilidad de las centralitas virtuales permite a las empresas acceder a una amplia gama de funciones avanzadas, como la gestión de llamadas entrantes, la transferencia de llamadas, la grabación de llamadas y la asignación de números telefónicos virtuales.En resumen, la escalabilidad de las centralitas virtuales permite a las empresas adaptarse fácilmente a sus necesidades cambiantes y mejorar su servicio al cliente sin tener que invertir en hardware costoso o administrar tecnologías complejas. - Conectividad: Permiten a las empresas conectar fácilmente a través de diferentes tecnologías, como telefonía IP, líneas telefónicas convencionales y redes móviles.
- Facilidad de uso: Son fáciles de usar y administrar, lo que permite a las empresas centrarse en su negocio en lugar de preocuparse por la gestión de la tecnología.
Conclusión
La evolución hacia sistemas de centralitas telefónicas virtuales ofrece una serie de beneficios que pueden tener un impacto significativo en la comunicación con sus clientes y entre sus trabajadores. Esto no sólo puede reducir los costes y mejorar la cuenta de resultados, sino que ofrece soluciones eficaces y versátiles para integrar rápidamente sus sistemas de comunicación online y offline.
En Más IP Telecomunicaciones ayudamos a nuestros clientes a solucionar los retos de tecnológicos de sus sistemas de comunicaciones internas y externas a través de telefonía virtual, Centralitas Virtuales, Software de Contact Center Omni/multi canal e integraciones con CRM y ERP.
Somos especialistas en desarrollar proyectos a medida de nuestros clientes a partir de su modelo de negocio y sector de actividad. Conoce los que trabajamos aquí y algunos de los proyectos en los que hemos trabajado. Casos de éxito
