Videoconferencias con Microsoft Teams

La necesidad de relacionarnos es innegable en el ser humano, y se ha puesto de manifiesto especialmente en este periodo incierto que nos ha tocado vivir a nivel mundial, marcado por el COVID-19. Durante estas semana, en las que no nos era posible mantener un contacto directo con nuestros conocidos, amigos o compañeros de trabajo, las vías de contacto han dado un giro de 360 grados y se han adaptado a unas circunstancias inéditas hasta ahora.

Este factor ha sido el responsable de que la proliferación en el uso de herramientas que permiten realizar videoconferencias haya espectacular. Este aumento ha ocurrido no sólo a nivel personal, sino también en el ámbito empresarial, sobre todo por la obligación de las compañías de implantar el teletrabajo entre sus empleados, siempre que fuera posible y en medida de las condiciones concretas de cada negocio.

Sin embargo, estas aplicaciones no son nuevas, y aunque su uso no estaba tan extendido, sobre todo en España, hay empresas que llevan utilizándolas desde hace años y beneficiándose de sus bondades. De hecho, aunque nuestro país no está en la cabeza del ranking de compañías que apuestan por el trabajo remoto, su número había comenzado ya a crecer antes de la llegada del coronavirus.

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Es el caso de Microsoft Teams, puesta en funcionamiento en 2016. Esta herramienta del gigante tecnológico, fue creada y ha sido desarrollada con el objetivo de sustituir a Skype for Business, una de las más utilizadas por todo tipo de organizaciones de todo el mundo hasta la aparición de Teams.

Cómo son las reuniones online con Microsoft Teams

La plataforma de Microsoft Temas está pensada para realizar todo tipo de encuentros profesionales on line con una gran calidad de audio y video. Permite desde reuniones individuales a eventos en los que pueden llegar a participar hasta 10.000 personas, según explica la compañía.

Pero sus beneficios y características no se quedan ahí. Las múltiples funcionalidades de esta plataforma hacen posible la administración del proceso completo de la reunión, desde su planificación y comunicación a los participantes, hasta su análisis posterior, pasando por una eficaz ejecución.

Todas estas acciones son unas armas muy efectivas para las empresas, ya que pueden realizar análisis en profundidad de los asistentes y de cualquier dato que rodee la celebración de este tipo de encuentros.

Estos son los pasos esenciales que Microsoft Temas para que las videoconferencias se lleven a cabo y se analicen con éxito:

  • Antes de comenzar la reunión: en los momentos previos a la celebración del encuentro, la plataforma permite, de manera fácil y sencilla, comunicarse con los asistentes. En este sentido Teams incluye herramientas para:
    • Enviar información a los participantes: gracias a la agenda, podemos compartir con los interesados la hora y día de la reunión. También es posible chatear con cada uno de ellos de manera individual, con varios o con todos los implicados, para resolver dudas previas o facilitarles los datos o info que necesiten antes de acudir al encuentro online.

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  • Invitación para usuarios externos: una de las mayores ventajas de Microsoft Teams es que se puede enviar una invitación a cualquier persona que cuente con una cuenta de correo electrónico válida. El organizador de la reunión hará llegar por email un vínculo al futuro participante, y este sólo tiene que acceder mediante el enlace, a través del navegador de Internet, sin necesidad de descargar ningún programa, ni complemento alguno.
  • Envío de documentación previa: los usuarios tienen la posibilidad de acceder a notas y grabaciones de reuniones anteriores, que puede resultar de gran utilidad.
  • Durante la reunión: ciertas funcionalidades, que pueden ser utilizadas mientras se lleva a cabo el encuentro, facilitan la participación de los asistentes y el desarrollo de la misma de manera sencilla y eficaz. Estas son las más destacadas:
  • Calidad del audio y video: las videoconferencias de Microsoft Teams ofrecen una excelente calidad en sus conexiones, tanto en materia de audio como de video. Además, los participantes pueden decidir entre utilizar ambos, o solamente el primero, lo que en casos de un ancho de banda menor, facilitará la comunicación.
  • Seguridad de la conexión: según la propia compañía, la seguridad en las conexiones es una de sus prioridades, y la consiguen gracias al cifrado y encriptamiento de cada intercambio de datos.
  • Compartir contenido: a través de esta plataforma se pueden compartir todo tipo de archivos, como sucede con la mayoría de estas aplicaciones.

Pero en esta encontramos un elemento de gran valor, y es que durante una videollamada de Microsoft Teams podemos utilizar las aplicaciones integradas. Y no solo las de Office, sino también las de terceros.

  • Grabación de la reunión: gracias a la posibilidad de grabar las videoconferencias, podremos acceder a ella tantas veces como sea necesario, lo que facilitará su análisis y el aprovechamiento total de los recursos.
  • Después del evento: una vez finalizado el encuentro, la aplicación nos permitirá compartir las notas recopiladas durante este con todos los participantes. También es posible chatear con ellos y analizar, como hemos dicho anteriormente, el desarrollo de la reunión mediante las grabaciones realizadas.


Todas ellas son todas acciones encaminadas a llevar a cabo un seguimiento intenso de las videoconferencias, muy útiles por ejemplo para los departamentos de Marketing y de Organización de eventos de las empresas.

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