VoIP: cómo y por qué instalar esta tecnología en una empresa

El avance de la telefonía en las últimas décadas no ha sido excesivamente frenético, en comparación con otras tecnologías. Sin embargo, desde la aparición de la VoIP, y su notable desarrollo durante los últimos diez años, este sector ha avanzado hacia nuevos sistemas más eficaces y menos costosos.

Estos cambios han desbancado a la antigua telefonía a favor de un concepto completamente nuevo en cuanto a comunicaciones se refiere.

Ventajas de la Telefonía VoIP

La razón por la que actualmente la mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño, ubicación, modelo de negocio o tipo de producto/servicio que ofrezcan, se están pasando a la telefonía IP.

Los beneficios que ofrece para las comunicaciones empresariales son tales que cada vez más organizaciones apuestan por la tecnología IP. Además, presenta una serie de servicios y ventajas que con la telefonía tradicional serían totalmente imposibles.

Estos son los más destacables:

No requiere instalación: es una de las principales razones por las que esta migración está acabando con los sistemas obsoletos de la telefonía tradicional, dando paso a la nueva generación de las comunicaciones. Su instalación es sumamente rápida y sencilla.

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De hecho, para comenzar a utilizar la VoIP, la empresa sólo necesitará su propio sistema informático y sus líneas móviles, sin ninguna infraestructura añadida.

  • El ahorro en la factura del teléfono es considerable: la telefonía IP ofrece un gran número de servicios a un precio mucho más asequible que la de cobro. Así, por ejemplo, las llamadas entre teléfonos de la empresa, ya sean fijos o móviles, serán gratuitas.

Asimismo, las llamadas internacionales no suponen un gasto adicional, y en el precio de sus servicios se incluyen otra serie de prestaciones muy eficaces para la empresa, como es el caso del buzón de voz, la llamada en espera o la identificación de llamada. Anteriormente, todas estas prestaciones se cobraban como servicios añadidos con la tecnología tradicional.

Estas prestaciones, unidas a la gratuidad de la mayoría de las llamadas, supone un importante ahorro en las facturas.

  • Movilidad y flexibilidad: gracias a la propia naturaleza de la VoIP y a sus características, podemos utilizar los sistemas de la empresa desde cualquier dispositivo que esté conectado a Internet, independientemente de en que parte del mundo estemos ubicados.Esto facilita al máximo la movilidad empresarial, fundamental en tres situaciones clave para la productividad del negocio. En primer, lugar, para fomentar el teletrabajo y optimizar la movilidad de los empleados sin incrementar los costes.

 

Pero además, la movilidad es un aspecto más que esencial en empresas que tengan clientes en varios lugares del mundo, y, por último, es imprescindible para las organizaciones que cuenten con varias sedes.  

  • Integración: es una de las mayores ventajas de esta tecnología. Su capacidad de personalización permite la integración no sólo con diversos sistemas de gestión, sino también con otros canales de comunicación como las líneas móviles.Incluso también es posible integrar los sistemas de VoIP con varios dispositivos, como video porteros, por ejemplo. Gracias a las posibilidades que ofrece, es posible utilizar funciones que no eran factibles con las antiguas plataformas tecnológicas o que estaban fuera del alcance para la mayoría de las empresas (económicamente hablando).


El resultado de todo estas integraciones es que las organizaciones alcanzan una infraestructura avanzada de comunicaciones unificadas sin una inversión desmesurada, como ocurría anteriormente.

  • Fácil configuración: la configuración de un sistema de VoIP para la empresa no es complicado. Además, una de sus principales características es la escalabilidad, por lo que podremos añadir o suprimir servicios, de manera fácil y rápida, a medida que las necesidades de la empresa varíen.Esta tarea tampoco supone unos elevados costes y es el mejor modo de utilizar únicamente lo que realmente nuestro negocio necesita, dependiendo del momento y de sus exigencias concretas. De este modo, no estaremos pagando de más por servicios que no usamos ni nos estaremos quedando cortos, sin aprovechar su verdadero potencial.

Servicios avanzados: por otra parte, como ya hemos comentado, la tecnología IP ofrece un sinfín de posibilidades y aplicaciones prácticas en el ámbito empresarial que con la telefonía tradicional, en muchos casos, serían imposibles técnicamente hablando y difícil de asumir económicamente en otros muchos.

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Aplicaciones de VoIP para la empresa

Las aplicaciones prácticas de la telefonía IP en el mundo empresarial son innumerables. La flexibilidad de esta tecnología permite ofrecer un amplio abanico de servicios en el sector de las comunicaciones que proporcionarán las herramientas precisas para conseguir un departamento de Atención al Cliente competitivo y de calidad.

Así, desde el momento en que una compañía comienza a utilizar una combinación de tecnología IP + centralita virtual, tendrá acceso a numerosas herramientas. Estas son algunas de ellas:

  • Pagos a través de la línea telefónica
  • Marcación automática
  • Conferencias telefónicas, llamada a tres y grupos cerrados de usuarios
  • Fax virtual
  • Click to call
  • IVR o Interactive Voice Response
  • Teléfonos de tarificación especial
  • Grabación de llamadas

Servicios de los proveedores de VoIP

Un buen proveedor de Telefonía VoIP debe ofrecer a la empresa un asesoramiento integral en cuanto a comunicaciones se refiere. Se trata de una figura clave para aprovechar todo el potencial de esta tecnología de un modo rentable.

Así, la labor de estos profesionales comienza desde que la compañía decide cambiar de telefonía tradicional a IP, y continúa hasta después de esta transición. Durante todas las fases, ofrecerán un servicio de Atención al Cliente y un servicio Técnico que permitirá un mantenimiento preventivo. Además, por supuesto, de encargarse de la configuración y personalización de los sistemas, según las necesidades de cada organización.

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