Qué es WhatsApp Business, cómo funciona y cómo utilizarlo en tu negocio

Cómo utilizar Whatsapp Business con un número virtual

¿Qué es WhatsApp Business?

WhatsApp Business es la versión empresarial gratuita de la popular aplicación de mensajería instantánea que, a diferencia de la versión para usuarios particulares, está pensada para que las pequeñas y medianas empresas puedan potenciar la comunicación con sus clientes. 

De ahí, que ofrezca funciones especiales, como la capacidad de crear un perfil empresarial para compartir información de contacto y detalles de la compañía, enviar mensajes automatizados y personalizados a los clientes, y utilizar herramientas de análisis para medir la efectividad de las interacciones con los clientes. 

Además, la aplicación permite a las empresas interactuar directamente con sus clientes a través de la función de chat, para responder preguntas, brindar soporte y ofrecer promociones y descuentos de manera más eficiente y efectiva. Esto mediante una interfaz familiar para el usuario, quien tendrá la experiencia de interactuar con la empresa como lo haría con cualquier otro contacto de su agenda. 

Si aún no estás aprovechando todas las funcionalidades de WhatsApp Business, esta es tu oportunidad para ponerte al corriente con los beneficios de esta versión y cómo puedes integrarla en una plataforma más completa de comunicación empresarial. Te lo explicamos todo en las siguientes líneas.

¿Cuáles son las diferencias entre WhatsApp y WhatsApp Business?

Es probable que en este punto te preguntes por las diferencias. Debes saber que, aunque WhatsApp Business se basa en la misma plataforma de mensajería instantánea que WhatsApp, hay algunas distinciones claves entre las dos aplicaciones. 

Lo primero a saber es que la versión empresarial cuenta con características especiales para mejorar los intercambios entre los negocios y sus clientes. La experiencia de chateo y las notificaciones se manejan de la misma manera. Los envíos de documentos, contenido audiovisual, audios, contactos, ubicaciones, etc., sigue la misma dinámica. 

Ahora bien, la principal diferencia está en que WhatsApp Business tiene actualizaciones, funciones de gestión y soporte que ayudan a las empresas a administrar sus comunicaciones y estrategias de marketing, y con ello potenciar las ventas. Para ampliar este tema, en el siguiente punto detallaremos sus características.

Funciones claves de WhatsApp Business

A diferencia de la versión estándar, WhatsApp Business ofrece características y herramientas adicionales que facilitan la comunicación entre las empresas y sus clientes. A continuación, te describimos las funciones más importantes:

Perfil empresarial

WhatsApp Business permite a las empresas crear perfiles empresariales con información relevante, como la dirección, el horario de atención y una descripción de la empresa. Esto ayuda a los clientes a obtener información esencial de manera rápida y sencilla.

Con el perfil de empresa se puede agregar además del nombre, la foto de perfil y el estado, una breve descripción del negocio, el horario de atención, categoría, dirección, sitio web y el correo electrónico. 

Etiquetas y categorización

Las etiquetas sirven para organizar las conversaciones y contactos de manera efectiva. Esto facilita la identificación y el seguimiento de las interacciones con clientes, lo que es especialmente útil para ofrecer un servicio de calidad. Además, al recibir un mensaje sabrás si el mismo viene de una cuenta comercial. 

Catálogo de productos 

En la versión empresarial puedes incluir un catálogo de productos y servicios. En él aparecerá la imagen del producto con una breve descripción, precio o cualquier otra información que consideremos importante (características, precio o el código del producto, su disponibilidad actual, etc.).

Mensajes automáticos

La versión empresarial ofrece la opción de programar respuestas automáticas para consultas frecuentes, horarios de atención y mensajes de bienvenida. Esto ahorra tiempo y garantiza respuestas consistentes. La extensión de dichos mensajes puede ser de hasta 200 caracteres, los cuales se pueden usar para: 

  • – Saludo: enviado cada vez que recibes un mensaje por primera vez y a los 14 días sin un contacto. Este mensaje se puede personalizar. 
  • – Respuesta a preguntas frecuentes: agilizando la atención al cliente. 
  • – Mensajes en caso de ausencia: para avisar a tus clientes cuando estarás disponible de nuevo. 

WhatsApp Web

También, es compatible con la versión web, lo que simplifica la gestión de conversaciones desde una computadora. Esto es útil para empresas que manejan un alto volumen de mensajes.

Estadísticas de mensajes en Whatsapp Business

Las estadísticas de mensajes proporcionan información valiosa sobre la efectividad de las interacciones comerciales, lo que ayudará a tu empresa a tomar decisiones informadas.

¿Cómo utilizar WhatsApp Business?

Para usar la versión empresarial solo debes hacer lo siguiente: 

  1. Configura tu perfil empresarial: Una vez que hayas descargado la aplicación y registrado tu número de teléfono empresarial, configura tu perfil empresarial. Agrega información detallada de tu empresa, como la dirección, el correo electrónico y una descripción de tus productos o servicios.
  2. Interactúa con los clientes: Utiliza la función de chat para interactuar directamente con tus clientes y responder preguntas, ofrecer soporte y solucionar problemas. Puedes utilizar las herramientas de respuesta rápida y etiquetas de mensajes para una comunicación más eficiente.
  3. Configura los mensajes automatizados: Por ejemplo, para confirmar pedidos o programar citas. La automatización del servicio al cliente le ahorra tiempo a tu equipo, por lo que podrás impulsar la productividad. 
  4. Promociona tus productos y servicios: A través de los mensajes de difusión. Es decir, puedes enviar el mismo mensaje a múltiples clientes de una sola vez.
  5. Emplea las herramientas de análisis: Para medir la efectividad de tus interacciones con los clientes y mejorar tu estrategia de comunicación.
5 claves para gestionar tus conversaciones digitales y vender mejor

¿Cómo crear un WhatsApp empresarial?

Para crear un WhatsApp empresarial, sigue estos pasos:

  1. Descarga la aplicación WhatsApp Business desde la App Store de iOS o Google Play Store de Android.
  2. Abre la aplicación, acepta los términos y condiciones.
  3. Registra tu número de teléfono empresarial en la aplicación. Asegúrate de utilizar un número de teléfono que no esté registrado en otra cuenta de WhatsApp.
  4. Completa la información de tu perfil empresarial. Incluye datos de contacto, detalles de la empresa y una descripción de los productos y servicios que ofrece.
  5. Empieza a utilizar WhatsApp Business para comunicarte con tus clientes. 

Es importante tener en cuenta que el número de teléfono utilizado para WhatsApp Business debe ser un número empresarial válido, ya que WhatsApp no permite el uso de números de teléfono virtuales o VoIP. También es importante cumplir las políticas de uso de WhatsApp para evitar que tu cuenta sea suspendida o eliminada.

Uso de WhatsApp Business para marketing de empresa

Te presentamos algunas formas en las que la aplicación puede potenciar el marketing de tu empresa:

  1. Ofrece contenido exclusivo: Como descuentos y ofertas especiales, consejos y trucos relacionados con tus productos y servicios. 
  2. Realiza encuestas y sondeos: Utiliza la función de mensajes de difusión para enviar encuestas y sondeos a tus clientes. Así, obtendrás información valiosa sobre sus necesidades y preferencias.
  3. Crea grupos de discusión: Para interactuar con clientes interesados y responder a sus preguntas.
  4. Comparte actualizaciones de la empresa: Con los estados puedes fomentar el contacto con tus clientes. 
  5. Segmentación: Aprovecha la capacidad de segmentación de clientes de la versión Business para comunicarte con ellos por tema o de acuerdo a la etapa del proceso de compra. En vez de enviar mensajes poco diferenciados, conecta con tu audiencia de manera efectiva. 
  6. Hazlo un canal de comunicación destacado: el WhatsApp empresarial puede convertirse en una herramienta de gran valor para la experiencia de servicio de tu empresa. 

Ten en cuenta que debes respetar la privacidad de tus clientes y seguir las políticas de uso de WhatsApp al utilizarlo con fines de marketing. Además, asegúrate de ofrecer un valor agregado a tus clientes y no inundarlos con mensajes promocionales innecesarios.

¿Cómo ayuda WhatsApp Business en un Contact Center?

Como canal de comunicación, el WhatsApp Business puede integrarse con éxito con un contact center omnicanal. Resaltamos que la principal labor de estos sistemas, como su propio nombre indica, es mantener el contacto con los clientes. Para ello, existen una serie de herramientas que son fundamentales para desarrollar con efectividad sus labores. 

Por eso es importante elegir un buen software para Contact Center, que permita la integración no solo con los sistemas de gestión; sino también con la app de WhatsApp y otras. 

A la hora de gestionar los contactos entre empresa y cliente, WhatsApp ofrece la posibilidad de poner a disposición de los clientes una plataforma de comunicación con la que están familiarizados y que resulta fácil y rápido de utilizar.

Del mismo modo, aporta una cercanía y un contacto más personal y directo con los usuarios, pero manteniendo siempre una imagen de profesionalidad, que jamás debe faltar.

Adicional, WhatsApp, como herramienta para Contact Center, ofrece una gran cantidad de recursos como videos, audios, imágenes o archivos compartidos, que permiten crear una campaña de marketing completa de forma muy económica y con resultados reales.

Nosotros estamos preparados para crear la infraestructura de comunicación que tu empresa necesita, incluyendo canales como WhatsApp. Contáctanos ahora para una asesoría. 

como usar whatsapp en empresa

FAQs

¿Cómo vincular WhatsApp Business?

Primero debes descargar la aplicación y seguir las instrucciones del sistema para conectar la aplicación a un número de teléfono. 

¿Qué desventajas tiene el WhatsApp Business?

Las desventajas son que la app siempre debe estar vinculada a un móvil y el mismo debe estar siempre conectado a internet. Tampoco puede instalarse en más de un teléfono, al mismo tiempo. 

¿Qué pasa si instalo WhatsApp Business y tengo WhatsApp normal?

La versión empresarial y la WhatsApp Messenger pueden usarse de forma simultánea; mientras cada una esté asociada a un número telefónico diferente. 

En Más IP Telecomunicaciones ayudamos a nuestros clientes a solucionar los retos de tecnológicos de sus sistemas de comunicaciones  internas y externas a través de telefonía virtual, Centralitas Virtuales

 

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