Pasos para habilitar tu centralita virtual en tu dispositivo móvil

Una de las grandes ventajas de la telefonía IP es poder contar con una centralita virtual móvil para gestionar llamadas en movimiento. Asimismo, para dar a los operadores y, en general, a todos los colaboradores la posibilidad de mantenerse comunicados de un modo más flexible, sin importar donde se encuentren.

Un teléfono móvil vinculado a una centralita permitirá a tu empresa mejorar la coordinación y la colaboración de un equipo de trabajo remoto, incluso facilitar que se atiendan a los clientes cuando no se está dentro de la oficina. Se puede tener el número fijo de la empresa, en el móvil y aun así disponer de todos los beneficios de la centralita.

Con este artículo te explicaremos todo lo que debes saber sobre el tema para que puedas lograr una configuración exitosa. Sigue leyendo y conoce los detalles. 

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¿Preparativos antes de instalar una centralita virtual?

Tu primer paso deberá ser contar con una, o contratar una centralita virtual telefónica. Previo a la instalación de la centralita virtual en ordenadores como en móviles es importante tomar en cuenta algunos preparativos:

  1. Establecer con claridad cuáles serán los objetivos para la centralita y cuáles son las metas que se desean alcanzar con respecto al volumen de llamadas y la atención al cliente.
  2. Verificar que los equipos cumplan con las especificaciones técnicas.
  3. Asegurar que se dispone de una buena y estable conexión a internet.
  4. Conocer a detalle cuál es el paquete de servicios de la centralita que ofrece el proveedor.

¿Cómo habilitar una centralita virtual móvil?

La habilitación de la centralita en un teléfono móvil dependerá de las especificaciones del sistema operativo, sus requerimientos y las indicaciones del operador. Algunos de los pasos generales son:

  1. Lo primero sería descargar la aplicación de la centralita virtual en los teléfonos móviles de la empresa, siempre que estos cumplan con los requerimientos técnicos.
  2. Una vez se ha completado la instalación con éxito, se debe proceder con el inicio de sesión usando las credenciales correctas para ello. Puede que sea necesario tener una cuenta registrada en la plataforma de la centralita virtual.
  3. Se deberá ir a la sección de ajustes para hacer la configuración respectiva, por ejemplo, hacer la personalización de los parámetros de respuesta de las llamadas, del desvío de las mismas, el buzón de voz y las demás funcionalidades incluidas.

     

  4. Por último, se pueden comenzar a usar las llamadas mediante la interfaz de la aplicación de la centralita virtual.

Cómo configurar en el teléfono la centralita virtual

La configuración de funciones irá de la mano con los objetivos y uso de la centralita. Algunas de las recomendadas son estas:

  1. Enrutamiento de las llamadas: con esta configuración se especifica la distribución de las llamadas para que cada operador atienda a la llamada correcta
  2. Reglas para la respuesta de llamadas: estas pueden incluir música de espera, contestación automática, desvío o transferencia, extensiones, IVR, entre otros.
  3. Configuración del buzón de voz: con esta configuración las llamadas que no puedan ser atendidas por el operador serán enviadas a una grabación especial.

Ante cualquier duda con la instalación y la configuración, lo adecuado es solicitar asistencia del proveedor y la documentación entregada para el buen uso del sistema.

Solución de problemas comunes

Los problemas más comunes que se pueden presentar con una centralita virtual son aquellos derivados de una mala conexión a internet o una configuración incorrecta de las funciones del sistema. El primero puedes solucionarlo ya sea con tu equipo de IT o con tu proveedor de servicios de telecomunicaciones. El segundo puedes abordar con tu equipo interno de tecnología o con el proveedor de la centralita virtual. 

Instalación y configuración exitosa de tu centralita móvil

Disponer de una centralita móvil es una acción importante que mejorará el modo de gestionar las llamadas dentro de tu empresa. Los operadores y, en general, los colaboradores estarán más disponibles y podrán comunicarse con mayor flexibilidad.

Como te hemos explicado en este artículo no se trata de un proceso complejo y recuerda que como tus proveedores tendrás el soporte de nuestro equipo técnico y acompañamiento para que tu equipo aprenda con facilidad a hacer buen uso del sistema.

¿Qué es una centralita virtual?

La centralita telefónica es un sistema moderno de atención telefónica que se encuentra alojado en la nube, lo que implica que se accede a él y se usa con conexión a internet. A diferencia de otros tipos de centralitas, no depende de instalaciones físicas y se mantiene operativo 24×7, desde cualquier ubicación geográfica.

La tecnología que impulsa a una centralita virtual se le conoce como VoIP y es la que permite convertir las llamadas en datos para que se transmitan a través de redes conectadas por internet. De ese modo, se pueden disfrutar de funcionalidades que están fuera del alcance de las centralitas convencionales. Contar con los servicios de un proveedor VoiP te facilitará tener funciones avanzadas como integración con otros sistemas.

Así, por ejemplo, con la centralita virtual es más sencillo crear, gestionar y mantener múltiples líneas telefónicas y organizar extensiones para llamadas internas y externas. También, es posible mejorar la operatividad del centro de llamadas con funciones avanzadas como transferencia de llamadas, enrutamiento automático e inteligente, marcación automática, respuesta interactiva de voz, buzón de voz, grabación y transcripción de llamadas e integraciones con programas empresariales como ERP y CRM. 

Ventajas de las centralitas virtuales Moviles

Hay una serie de beneficios específicos que aportan las centralitas virtuales móviles y son los siguientes:

Movilidad

  1. Acceso al sistema desde cualquier ubicación, solo con la conexión a internet. Si bien esta ventaja también se puede aprovechar en una centralita virtual desde un ordenador, el móvil ofrece mucha flexibilidad en cuanto a lugar donde se encuentra el operador.
  2. Se puede seguir haciendo o recibiendo llamadas de negocios en el teléfono móvil usando la extensión de la centralita.
  3. El único equipo que requiere la centralita virtual es el móvil, por ello, hay considerables ahorros de costes en hardware, mantenimiento y actualización del mismo.

Escalabilidad

  1. La escalabilidad de la operatividad es sencilla, pues se puede ampliar o reducir la cantidad de líneas o extensiones en pocos pasos y de acuerdo a la demanda de tu empresa. Esto es crucial cuando tu organización deba adecuarse a un volumen cambiante de llamadas.

Integración con otras herramientas

  1. Posibilidad para integraciones con otras herramientas de gestión de empresas y de clientes. Del mismo modo, con canales diversos de comunicación como correo electrónico, chat, etc.

Ahorro de Costes

  1. La infraestructura del sistema es más moderna, resguardada en la nube y mantenida por el proveedor de la centralita. Esto también significa que se adapta con facilidad a los cambios tecnológicos y a las tendencias de comunicación.
  2. La inversión inicial es más barata, incluso si se incluyen las funcionalidades avanzadas como las que mencionamos antes.

Preguntas Frecuentes sobre Centralitas Móviles

No, nuestro sistema es fácil de instalar y usar. En caso de presentarse alguna dificultad contarás con nuestro soporte.

Solo se necesita de un móvil compatible con el sistema operativo y que tenga los requerimientos técnicos mínimos para la utilización de la interfaz de la centralita.

Algunos consejos son:

  1. Verifica que la centralita cuente con los servicios y funcionalidades de tu empresa demanda para cumplir con sus objetivos.
  2. Revisa las credenciales, trayectoria y experiencia del proveedor.
  3. Comprueba si ofrece alguna demostración del sistema.

Sí, las centralitas virtuales móviles permiten la integración con otras herramientas empresariales.

Una centralita virtual solo funcionará con una conexión a internet estable. Si la misma se ha perdido, no estará accesible la interfaz del sistema.

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