Integración de la centralita Virtual con tu ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning), o “Planificación de Recursos Empresariales” en español, es un sistema que permite gestionar de un modo ágil y efectivo toda la información que se maneja en una empresa.

Mediante este programa, las compañías tienen la capacidad de organizar y controlar los presupuestos, albaranes, compras, ventas, logística, recursos humanos, marketing, gestión de proyectos y recursos documentales, entre otros. En realidad, se trata de gestionar toda la información que es esencial para los negocios, desde la más crítica, como pueden ser los datos de contacto facturación de los clientes, hasta cualquiera que se utilice en las labores diarias de cada departamento.

Por otro lado, en la mayoría de las organizaciones, las comunicaciones se llevan a cabo mediante el teléfono, tanto las internas como las externas, y como ya sabemos, la telefonía IP es especialmente útil, ya que no sólo reduce costes, sino que también ofrece una serie de ventajas que la telefonía tradicional, por sus características, no permite en absoluto, de hecho ni se acerca.

Si llevamos a cabo una integración de la centralita virtual con el resto de los sistemas de gestión de la empresa, como el ERP, o el CRM (Customer Relationship Management o Gestión de la Relación con el Cliente), multiplicaremos por varias cifras los beneficios y la productividad. Pero el verdadero valor extra es que lo conseguiremos sin incrementar los costes y sin necesidad de modificar en absoluto la infraestructura de la empresa.

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De hecho, la unión de estas dos plataformas solo aporta ventajas y beneficios para las organizaciones que apuesta por integrarla en sus negocios.

 

Aplicaciones de la integración de un ERP con la centralita virtual

Como hemos comentado ya, esta integración puede ser extremadamente beneficiosa para cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño, del sector donde opere o del producto o servicio que comercialice.

Estas son algunas de las utilidades más destacadas que nos puede aportar la implementación del ERP con la centralita IP:

  • Realizar llamadas directamente desde el ERP: cuando accedemos a la ficha de un cliente o de un proveedor, podremos realizar la llamada directamente desde ella, sin necesidad de tener que marcar el número de teléfono. Esto no sólo ahorra tiempo, un bien muy preciado por los agentes, sino que además elimina del todo los posibles errores humanos que puedan producirse.
  • Identificar llamadas entrantes: de la misma manera, cuando recibimos una llamada -tanto interna como externa-, nos puede aparecer en la pantalla la información relevante sobre el remitente de la misma, siempre y cuando esté incluido en nuestra base de datos. Gracias a esta función, los agentes sabrán de quien se trata y podrán resolver antes sus dudas o peticiones.
  • Automatizar tareas: por otra parte, esta implementación permite la automatización de un gran número de tareas que van a facilitar el trabajo a los agentes. Estos trabajadores no tendrán que perder el tiempo en labores repetitivas que se realizan en numerosas ocasiones a lo largo de la jornada laboral, un tiempo que a su vez podrán reservar para otro tipo de gestiones más profesionales y en las que la intervención humana es imprescindible.Así, por ejemplo, una de las funciones que es posible automatizar es esencial para la eficiencia de una empresa: realizar un enrutamiento automático para que cada llamada vaya directamente al agente que debe atenderla, o al departamento que pueda ayudar en cada caso.

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  • Acceso a la información del cliente o proveedor desde el ERP: esta es probablemente una de las aplicaciones más útiles, ya que mientras estamos manteniendo una llamada con un cliente o con un proveedor, podremos acceder automáticamente a los datos relevantes y a toda la información que consideremos de importancia. Por ejemplo, podremos consultar todas las interacciones que el usuario ha tenido con la empresa: historial de llamadas, reclamaciones, solicitudes, servicios contratados.

Esta función es esencial para todos los departamentos de la compañía, como el financiero. De hecho, si necesitamos reclamar una factura de un impago, por ejemplo, será posible acceder, de manera automática, en el momento de la llamada, al historial del cliente. Así podremos ver cuándo se realizó la última compra, el albarán, cuándo se sirvió, cuándo se envió la factura, si este mismo cliente ha tenido más demoras en otros pagos, etcétera.

Todas estas posibilidades permiten ahorrar una gran cantidad de tiempo y además, paralelamente, se incrementa notablemente la eficiencia y productividad e cada una de las gestiones que se llevan a cabo.

  • Gestión de calendarios: mediante la integración de una centralita virtual podemos recibir recordatorios y notificaciones sobre cualquier acción que necesitemos llevar a cabo, relativas a facturas, pagos, cobros, compras, ventas o entregas. Asimismo, podremos utilizar para su recepción incluso nuestro smartphone.
  • Flexibilidad: por último, esta integración ofrece la posibilidad de que todos los empleados, o solamente los autorizados, puedan utilizar el sistema de gestión ERP desde cualquier dispositivo conectado a Internet, independientemente de dónde se encuentre este ubicado. Lo único realmente necesario para ello es una conexión a internet.

Esto no sólo favorece el teletrabajo, sino que además permite que un cliente o proveedor pueda ser atendido, aunque el agente o responsable se encuentre fuera de la oficina, en el momento en el que se realiza la llamada.

Esta ventaja es esencial para las organizaciones de hoy día, ya que estamos inmersos en un mercado cada vez más globalizado, donde los empleados están repartidos por todo el mundo o trabajan de un modo remoto.

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