La centralita en Cloud es un sistema telefónico virtual avanzado que funciona a través de Internet y cuenta con múltiples funcionalidades. Por otro lado, la ausencia de inversiones iniciales, el ahorro de costes y su fácil instalación y manejo han permitido que este producto se convierta en un imprescindible que cualquier compañía debe contemplar, independientemente de su tamaño o de las características de la misma.
La evolución del marketing y el cambio radical que se ha producido en el entorno empresarial en los últimos años es indudable. Esta transformación, en cuanto a hábitos de consumo se refiere, ha obligado a las empresas a invertir recursos humanos y materiales en el departamento de Atención al Cliente.
De la misma manera, los modelos de negocio han sufrido una metamorfosis igualmente sustancial que ha afectado directamente a la manera de trabajar, por lo que ha sido necesario adaptar también las infraestructuras a esta nueva situación.
Las organizaciones se han percatado de las carencias que este desarrollo ha dejado al descubierto y, en su mayoría, han adoptado las modificaciones imprescindibles para competir en este innovador escenario.
Esta situación ha propiciado que la centralita virtual se convierta en la herramienta definitiva en las comunicaciones de la empresa. Además, supone el soporte indispensable para poder desarrollar las nuevas formas de trabajo.
Criterios a tener en cuenta a la hora de contratar una centralita en Cloud
Si estamos pensando en contratar una centralita en cloud, es importante que tengamos en cuenta una serie de criterios para poder realizar la elección adecuada y decidir qué funcionalidades deberemos incluir y cuáles no.
Un proveedor de VoIP con experiencia en el sector puede ayudarnos a analizar las necesidades de la empresa y acompañarnos durante todo el proceso.
Estos son algunos de los requisitos que deberemos observar a la hora de decidir qué tipo de centralita se adapta mejor a las características de nuestra compañía:
- Número de extensiones
- Que permita conectar todas las sedes
- Qué funcionalidades aporta y qué integraciones permite
- También es importante elegir un proveedor de VoIP que ofrezca diferentes paquetes y permita una alta escalabilidad
Instalación, configuración y mantenimiento de una centralita en Cloud
Como hemos explicado anteriormente, el proveedor de VoIP nos puede acompañar en todo el proceso. Empezando por asesorarnos a la hora de concretar necesidades, pasando por la instalación y configuración, e incluso una vez funcionando la centralita, ayudándonos a llevar a cabo un mantenimiento preventivo.
- Toma de decisiones: en esta primera etapa decidiremos qué aplicaciones vamos a incluir en nuestra centralita, definiendo cuáles son las necesidades de comunicación de la empresa.
- Instalación y configuración: aquí, los expertos prepararán los equipos para que podamos sacarle el mayor rendimiento posible a nuestra nueva centralita virtual.
- Formación: para aprovechar este recurso, es conveniente que los trabajadores conozcan el funcionamiento de la centralita en Cloud y cada una de sus aplicaciones, por lo que es recomendable que reciban cierta formación.
- Mantenimiento: por último, es importante permitir que el proveedor de VoIP lleve a cabo un mantenimiento preventivo, que consistirá en una constante monitorización del sistema en remoto, y que facilitará la corrección de errores antes de que se conviertan en problemas de rendimiento.
Las integraciones más interesantes para una centralita virtual
Una de las principales ventajas que tiene la centralita en Cloud es que se puede integrar con infinidad de aplicaciones de terceros, convirtiendo la herramienta en un sistema global de comunicación. Estas son algunas de las más útiles
- Canales de comunicación: gracias a la inclusión de las Redes Sociales, el correo electrónico, los mensajes cortos o aplicaciones de mensajería instantánea, obtendremos una plataforma omnicanal que nos va a permitir comunicarnos con el cliente de una manera mucho más eficaz y rápida, reduciendo las esperas y optimizando su experiencia de compra.
- ERP y CRM: mediante la integración de la centralita virtual con sistemas de gestión de la empresa, como el ERP o el CRM, los trabajadores podrán acceder a las fichas de clientes, facturas, albaranes, informes u otro documento desde cualquier lugar dónde exista una conexión a internet, y además, podrán hacerlo de manera segura.
- TPV: la posibilidad de ofrecer al cliente un pago virtual a través del teléfono supone una gran ventaja a la hora de finalizar una transacción, ya que el tiempo entre la decisión y la compra se reduce considerablemente pudiendo cerrar la venta en la misma llamada.
- IVR: IVR son las siglas de Interactive Voice Response o traducido al español Respuesta Interactiva de Voz, y es una funcionalidad muy interesante a la hora de enrutar las llamadas recibidas, con el fin de reducir las colas de espera y ofrecer un servicio más eficiente al cliente permitiéndole hablar directamente con la persona que le puede ayudar.
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