Cómo llamar por teléfono desde Microsoft Teams: extensión, planes de llamadas y más

La aplicación Microsoft Teams está siendo utilizada, cada vez más, en el entorno empresarial, para realizar tanto llamadas de audio como videoconferencias. Esta popularidad se debe en gran medida a los esfuerzos de la compañía.  

A través de Microsoft Teams podemos realizar llamadas a otros usuarios de la aplicación y a números de la RTC (Red de Telefonía Conmutada) y como funciona en la nube íntegramente, hace posible que sus usuarios compartan información y se comuniquen entre ellos, sin importar en qué lugar del mundo se encuentren cada uno de los participantes.

Por lo tanto, la movilidad es uno de los grandes valores de esta herramienta, pero sus posibilidades van mucho más allá: esta plataforma permite realizar llamadas de alta calidad desde y hacia cualquier parte del mundo, sin necesidad de utilizar vídeo, solo con audio lo que agiliza la comunicación.

En estas llamadas también pueden participar varios usuarios a la vez, por lo que su aportación es básica para facilitar a todos los niveles el trabajo en remoto. Y esta modalidad, según muchos analistas, ha venido para quedarse.

Cómo realizar llamadas desde Microsoft Teams

Para iniciar una llamada desde Microsoft Teams.

  1. Dirígete al menú de llamadas. Si la persona está en tu lista de contactos, podrás acceder a su número desde allí, en caso contrario, deberás hacer clic en marcar y escribir el número con el que quieres contactar mediante el teclado de marcado.
  2. Comprueba que el número es correcto, pulsa en el icono de llamada. También puedes realizar llamadas desde el historial, si has marcado el número con anterioridad. 

Podemos iniciar una llamada a través de Microsoft Teams desde un chat individual, pero también desde un chat grupal:

  1. Desde un chat pulsas el botón de llamada de audio. El receptor de la llamada podrá responderla, independientemente de que esté usando la aplicación móvil, la aplicación de escritorio, o el navegador.
  2. También se puede realizar la llamada desde la tarjeta de perfil de un usuario.

Cabe la posibilidad de que no encuentres la opción de marcar un número. Esto se debe a que no cuentas con la licencia necesaria, o la empresa no ha adquirido un plan de llamadas, en cuyo caso, el usuario solo podrá realizar llamadas, tanto de audio como de video a otros usuarios de Microsoft Teams.

Por otro lado, si lo que quieres es añadir participantes a una llamada de audio con varios usuarios, como organizador de la reunión, puedes marcar usando la aplicación de Teams para permitir que otros miembros se unan desde sus dispositivos.

Es conveniente a la hora de contactar con los participantes incluir el número completo, con el prefijo del país incluido. Por último, hay que tener en cuenta que, aunque el número de países con los que se puede contactar a través de Microsoft Teams es muy elevado, no es posible hacerlo en todo el planeta. Por ello, es conveniente que revises el listado de las regiones a las que puedes llamarque Microsoft pone a tu disposición en su página web.

Tipos de planes de llamadas de Microsoft Teams

Para que Microsoft Teams se pueda convertir en una central de conmutación, es decir en una centralita en la nube, y sea posible realizar la conexión a la red de telefonía pública conmutada (RTC), es necesario contratar alguno de los dos tipos de planes de llamadas con los que cuenta la compañía:

  • Planes de llamadas nacionales: con ellos, los usuarios que tengan una licencia podrán realizar llamadas a números cuya ubicación coincida con el país donde estén asignadas las citadas licencias.
  • Planes de llamadas nacionales e internacionales: los usuarios con licencias podrán, además de realizar llamadas dentro del país donde haya sido expedida esta, hacer llamadas a países terceros.

Por otra parte, si nuestra empresa cuenta con un proveedor de servicios que proporcione conectividad RTC local para los usuarios híbridos, no será necesario contratar uno de los planes de Microsoft.

Para estos casos, la propia empresa ofrece una guía de ayuda en la que explica las pautas a seguir para configurar Teams de manera que funcione correctamente, así como los requisitos necesarios para ello. Es un proceso rápido y sencillo con el que tendremos acceso a las ventajas de esta plataforma en pocos minutos.

Aplicaciones complementarias a las llamadas de teléfono con Microsoft Teams

Si tu organización cuenta con Microsoft Teams a través de protocolo IP, puedes configurar una serie de aplicaciones extra que te pueden resultar útiles a la hora de gestionar las comunicaciones. Estas son las más importantes:

1. Buzón de voz

Está basado en los servicios de Azure, que es la plataforma que gestiona las aplicaciones en la nube de Microsoft. Gracias a esta aplicación puedes acceder a la transcripción de los mensajes de voz recibidos, lo que puede resultar de gran utilidad.

2. Identificador de llamadas

Puedes elegir si deseas que el remitente de la llamada identifique o no tu número de teléfono. Esta aplicación es útil en dos vertientes diferentes.

Por un lado, si quieres contactar con un cliente importante, o con un usuario que ha solicitado previamente un servicio o producto conviene activar el identificador de llamada. Si, por el contrario, el objetivo de la llamada es la captación de nuevos clientes, en la mayoría de los casos es conveniente ocultar esta identificación, o cambiar el número que aparecerá como identificación, si se llama en repetidas ocasiones.

3. Colas de llamadas

Esta aplicación incluye la posibilidad de configurar el mensaje que recibe un usuario cuando se pone en contacto con tu organización y no puede ser atendido de inmediato por un agente. También, es capaz de gestionar las llamadas en espera, o de buscar al agente que está libre y asignarle la siguiente llamada.

Compartir documentos y archivos

Los empleados podrán realizar colaboraciones en línea y trabajar sobre un mismo documento, pudiendo modificarlo cuando se tenga permiso para ello, o simplemente compartirlo con el resto del equipo. Esto se traduce en agilidad y en una importante optimización del rendimiento del negocio.

5. Chats

Con Teams, los empleados pueden comunicarse a través de chats. Esta herramienta permite personalizar a qué miembros les llega cada mensaje, crear grupos o mantener una conversación privada. Todo ello de manera rápida y sencilla, con todas las ventajas que presenta este tipo de comunicación inmediata.

6. Convierte Teams en un Contact Center Omnicanal

Más IP y la aplicación CC4ALL han llegado a una alianza estratégica para convertir las centralitas virtuales vinculadas con Teams en centros de contacto multi/omnicanal. Un producto destinado a PYMES que tienen retos relacionados con mejorar las interacciones con sus clientes sin una gran inversión ni infraestructura. Conoce los algunos detalles AQUÍ.

Ventajas de utilizar el envío de llamadas desde móvil a través de Microsoft Teams

La realización de llamadas a través de la App de Microsoft Teams ofrece una serie de beneficios entre los que podemos destacar estos:

Reducción de gastos

Realizar las llamadas desde móvil mediante Teams supone un ahorro considerable, sobre todo en el caso de llamadas internacionales y entre miembros de una misma organización.

La posibilidad de realizar reuniones cara a cara, de manera virtual, en las que pueden participar tantos usuarios como sea necesario, independientemente de dónde se encuentren físicamente, elimina ciertos gastos en desplazamientos y dietas. 

Llamadas seguras

Para Microsoft la seguridad en las conexiones a través de Teams es una prioridad, por lo que mejoran su servicio con continuas actualizaciones y sistemas de cifrado. Elementos como la privacidad y la seguridad son cruciales al momento de compartir archivos y realizar comunicaciones. Sin estas barreras, los datos e información crítica corporativa correrían un gran peligro.

Comunicaciones mejoradas

Teams permite crear una plataforma integral de llamadas que favorece la comunicación externa de la empresa, pero también la interna, aportando una serie de funcionalidades de gran utilidad para muchos de los departamentos esenciales que forman el día del desarrollo del negocio.

Por qué Microsoft Teams es útil como centralita virtual

La compañía está dedicando grandes esfuerzos, tanto materiales como humanos, a mejorar constantemente las aplicaciones que componen la herramienta, la seguridad en los intercambios de información, haciendo especial hincapié en los sistemas de cifrado y de encriptación.

Por eso, Microsoft Teams cuenta con un gran número de funcionalidades que facilitan la comunicación no solo externa, sino también interna de cualquier organización, independientemente de cómo sea, a qué se dedique y en qué sector opere para ofrecer sus servicios.

Algunas de las funciones más destacadas de una centralita integrada con Microsoft Teams son:

  • – Videoconferencias: a través de Microsoft Teams se pueden realizar videoconferencias de calidad, compartir archivos y documentos, realizar notificaciones previas y enviar notas posteriores a la reunión.
  • Chats: funciona como cualquier otra aplicación de mensajería instantánea, por lo que se pueden enviar audios, videos, emoticonos, e incluso compartir archivos.
  • – Archivos y documentos compartidos: por último, los empleados podrán realizar colaboraciones en línea y trabajar sobre un mismo documento. Esto se traduce en agilidad y en una importante optimización del rendimiento del negocio.

¿Te gustaría convertir la herramienta de Microsoft Teams en un Contact Center virtual? Si ya utilizas Teams o te planteas implementar esta solución, consulta el siguiente artículo y descubre cómo maximizar su uso.

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