La aplicación Microsoft Teams está siendo utilizada, cada vez más, en el entorno empresarial, para realizar tanto llamadas de audio como videoconferencias. Esta popularidad se debe en gran medida a los esfuerzos de la compañía, que pretende que sustituya a la ahora extendida Skype empresarial, ya que esta desaparecerá a mediados del año que viene, según fuentes de Microsoft han anunciado recientemente.
A través de Microsoft Teams podemos realizar llamadas a otros usuarios de la aplicación y a números de la RTC (Red de Telefonía Conmutada) y como funciona en la nube íntegramente, hace posible que sus usuarios compartan información y se comuniquen entre ellos, independientemente de en qué lugar del mundo se encuentren cada uno de los participantes.
Por lo tanto, la movilidad es uno de los grandes valores de esta herramienta, pero sus posibilidades van mucho más allá: esta plataforma permite realizar llamadas de alta calidad desde y hacia cualquier parte del mundo, sin necesidad de utilizar vídeo, sólo con audio lo que agiliza la comunicación.
En estas llamadas también pueden participar varios usuarios a la vez, por lo que su aportación es básica para facilitar a todos los niveles el trabajo en remoto. Y esta modalidad, según muchos analistas, ha venido para quedarse. La pandemia del COVID-19 ha potenciado hasta niveles impensables el teletrabajo, y son numerosas las empresas que apostarán de aquí en adelante por reducir sus oficinas físicas y optarán definitivamente por este modelo.
Cómo realizar llamadas desde Microsoft Teams
Para marcar un número desde Microsoft Teams, lo primero que debemos hacer es dirigirnos al menú de llamadas. Si la persona está en nuestra lista de contactos, podremos acceder a su número desde allí, en caso contrario, hemos de hacer clic en marcar y escribir el número con el que queremos contactar mediante el teclado de marcado.
Después de comprobar que el número es correcto, pulsaremos el icono de llamada.
También podemos realizar llamadas desde el historial. Si hemos marcado el número al que queremos contactar en alguna ocasión anterior, este deberá aparecer en el listado del historial.
Cabe la posibilidad de que no encontremos la opción de marcar un número. Esto se debe a que no contamos con la licencia necesaria, o la empresa no ha adquirido un plan de llamadas, en cuyo caso, el usuario sólo podrá realizar llamadas, tanto de audio como de video a otros usuarios de Microsoft Teams.
Por otro lado, si lo que queremos es añadir participantes a una llamada de audio con varios usuarios, como organizador de la reunión, podemos marcar usando la aplicación de Teams para permitir que otros miembros se unan a la reunión desde sus dispositivos.
Es conveniente a la hora de contactar con los participantes incluir el número completo, con el prefijo del país incluido.
Por último, hay que tener en cuenta que aunque el número de países con los que se puede contactar a través de Microsoft Teams es muy elevado, no es posible hacerlo en todo el planeta, por lo que es conveniente que revisemos el listado de las regiones a la que podemos llamar, que Microsoft pone a nuestra disposición en su página web.
Aplicaciones complementarias a las llamadas de teléfono con Microsoft Teams
Si nuestra organización cuenta con Microsoft Teams a través de protocolo IP, podemos configurar una serie de aplicaciones extra que nos pueden resultar realmente útiles a la hora de gestionar las comunicaciones.
Estas son las más importantes:
- Buzón de voz: está basado en la los servicios de Azure, que es la plataforma que gestiona las aplicaciones en la nube de Microsoft. Gracias a esta aplicación podemos acceder a la transcripción de los mensajes de voz recibidos, lo que puede resultar de gran utilidad.
- Identificador de llamadas: podemos elegir si deseamos que el remitente de la llamada identifique o no nuestro número de teléfono. Esta aplicación es útil en dos vertientes diferentes.
Por un lado, si queremos contactar con un cliente importante, o con un usuario que ha solicitado previamente un servicio o producto conviene activar el identificador de llamada.
Si por el contrario, el objetivo de la llamada es la captación de nuevos clientes, en la mayoría de los casos es conveniente ocultar esta identificación, o cambiar el número que aparecerá como identificación si se llama en repetidas ocasiones.
- Colas de llamadas: esta aplicación incluye la posibilidad de configurar el mensaje que recibe un usuario cuando se pone en contacto con nuestra organización y no puede ser atendido de inmediato por un agente. También, es capaz de gestionar las llamadas en espera, o de buscar al agente que está libre y asignarle la siguiente llamada.
- Compartir documentos y archivos: los empleados podrán realizar colaboraciones en línea y trabajar sobre un mismo documento, pudiendo modificarlo cuando se tenga permiso para ello, o simplemente compartirlo con el resto del equipo. Esto se traduce en agilidad y en una importante optimización del rendimiento del negocio.
- Chats: con Teams, los empleados se pueden comunicarse a través de chats. Esta herramienta permite personalizar a qué miembros le llega cada mensaje, crear grupos o mantener una conversación privada. Todo ello de manera rápida y sencilla, con todas las ventajas que presenta este tipo de comunicación inmediata.
- Convierte Teams en un Contact Center Omnicanal: Más IP y la aplicación CC4ALL han llegado a una alianza estratégica para convertir las centralitas virtuales vinculadas con Teams en centros de contacto multi/omnicanal. Un producto destinado a PYMES que tienen retos relacionados con mejorar las interacciones con sus clientes sin una gran inversión ni infraestructura. Conoce los algunos detalles AQUÍ.
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